密秘文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司秘密文件的管理，確保公司秘密信息的安全，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在處理、存儲、傳輸和使用秘密文件過程中的管理活動。（三）定義1.秘密文件：指涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密、人事秘密等，一旦泄露可能對公司造成損害的文件。包括但不限于合同協議、技術資料、財務報表、人事檔案、會議紀要等。2.密級劃分：根據秘密文件的重要性和敏感性，將其劃分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密：最重要的秘密文件，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害。機密：重要的秘密文件，泄露會使公司的權益和利益遭受嚴重的損害。秘密：一般的秘密文件，泄露會使公司的權益和利益遭受一定的損害。（四）管理原則1.嚴格保密原則：對秘密文件的管理應采取嚴格的保密措施，防止泄露。2.分級管理原則：根據密級的不同，對秘密文件進行分級管理，明確各級管理人員的職責。3.規(guī)范操作原則：對秘密文件的處理、存儲、傳輸和使用等環(huán)節(jié)應進行規(guī)范操作，確保文件的安全。4.確保安全原則：采取必要的安全措施，確保秘密文件的物理安全和信息安全。二、秘密文件的產生與確定（一）產生公司各部門在工作中產生的涉及公司秘密的文件，應及時進行整理和標識。（二）確定1.各部門負責人對本部門產生的文件進行初步審查，判斷是否屬于秘密文件，并確定其密級。2.對于涉及多個部門的秘密文件，由相關部門共同協商確定密級。3.公司保密管理部門對各部門確定的秘密文件進行審核，如有異議，及時與相關部門溝通并重新確定。三、秘密文件的標識與編號（一）標識1.秘密文件應在首頁左上角加蓋“絕密”、“機密”、“秘密”字樣的印章。2.對于電子文檔，應在文件名前添加相應的密級標識，如“[絕密]XX文件”。（二）編號1.秘密文件應進行編號管理，編號格式為：公司簡稱+年份+部門代碼+文件序號。2.公司簡稱：采用公司名稱的縮寫。3.年份：文件產生的年份，用四位數字表示。4.部門代碼：按照公司內部部門代碼表確定。5.文件序號：由各部門自行編制，按照文件產生的順序排列。四、秘密文件的處理（一）起草與審核1.秘密文件的起草應使用公司統一的文件格式，并確保內容準確、完整、清晰。2.起草完成后，應提交部門負責人進行審核，審核通過后報保密管理部門備案。（二）審批1.根據文件的密級和重要性，按照公司的審批流程進行審批。2.絕密文件需經公司高層領導審批；機密文件需經部門負責人和公司分管領導審批；秘密文件需經部門負責人審批。（三）印發(fā)1.經審批后的秘密文件，由公司文印部門統一印發(fā)。2.文印部門應嚴格按照審批意見進行印發(fā)，確保文件的份數、發(fā)放范圍等符合要求。3.印發(fā)過程中應注意保密，防止文件泄露。（四）分發(fā)1.秘密文件應按照規(guī)定的發(fā)放范圍進行分發(fā)，不得擅自擴大發(fā)放范圍。2.分發(fā)時應進行登記，記錄文件的名稱、編號、發(fā)放日期、發(fā)放對象等信息。3.對于需要收回的秘密文件，應明確收回時間和方式，并及時進行收回。（五）傳閱1.秘密文件需要傳閱時，應由傳閱人在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。2.傳閱人應在規(guī)定的時間內將文件歸還，不得擅自留存或轉借他人。3.傳閱過程中應注意保密，防止文件丟失或泄露。（六）使用1.使用秘密文件的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大使用范圍。2.在使用過程中應妥善保管文件，不得將文件帶出規(guī)定的使用場所。3.使用完畢后，應及時將文件歸還，不得擅自留存或銷毀。（七）歸檔1.秘密文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。2.歸檔時應按照公司檔案管理的要求進行整理和裝訂，確保文件的完整性和準確性。3.檔案管理人員應定期對秘密文件進行清查和核對，確保文件的安全。（八）銷毀1.對于已失去保存價值的秘密文件，應按照公司的銷毀程序進行銷毀。2.銷毀前應進行登記，記錄文件的名稱、編號、數量等信息。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保文件無法恢復。4.銷毀過程中應有專人監(jiān)督，防止文件泄露。五、秘密文件的存儲與保管（一）存儲場所1.秘密文件應存儲在專門的保密場所，如保密室、保險柜等。2.保密場所應具備防盜、防火、防潮、防蟲等安全設施。（二）存儲方式1.秘密文件應分類存放，按照密級和類別進行標識。2.對于電子文檔，應存儲在加密的存儲設備中，并設置訪問權限。（三）保管人員1.保密場所應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的保密意識和責任心。2.保管人員應定期對秘密文件進行清查和核對，確保文件的安全。（四）安全措施1.保密場所應安裝監(jiān)控設備，對人員進出和文件存儲情況進行監(jiān)控。2.定期對保密場所的安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.加強對保管人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。六、秘密文件的傳輸與交換（一）傳輸方式1.秘密文件的傳輸應采用加密的方式，如加密郵件、加密移動存儲設備等。2.不得通過普通郵件、即時通訊工具等非加密方式傳輸秘密文件。（二）交換管理1.秘密文件需要與外部單位進行交換時，應按照公司的審批流程進行審批。2.交換前應與對方簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。3.交換過程中應采取必要的安全措施，確保文件的安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司保密管理部門負責對秘密文件的管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.秘密文件的產生、確定、標識、編號等是否符合規(guī)定。2.秘密文件的處理、存儲、傳輸和使用等環(huán)節(jié)是否符合保密要求。3.保密場所的安全設施是否正常運行。4.保管人員的職責履行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：保密管理部門定期對各部門的秘密文件管理情況進行檢查。2.不定期抽查：保密管理部門不定期對各部門的秘密文件管理情況進行抽查。3.專項檢查：針對特定的秘密文件管理問題進行專項檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現的問題，保密管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。2.整改完成后，相關部門應向保密管理部門提交整改報告，保密管理部門進行復查。3.對于違反本辦法的行為，公司將按照相關規(guī)定進行處理。八、培訓與教育（一）培訓計劃公司應制定秘密文件管理培訓計劃，定期對員工進行培訓。（二）培訓內容1.保密法律法規(guī)和公司保密制度。2.秘密文件的管理流程和操作規(guī)范。3.保密意識和技能培訓。（三）教育方式1.集中培訓：定期組織員工進行集中培訓。2.在線學習：提供在線學習平臺，供員工自主學習。3.案例分析：通過實際案例分析，提高員工的保密意識。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對于在秘密文件管理工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金等。（二）處罰1.對于違反本辦法的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相