外送樣品管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外送樣品的管理流程，確保外送樣品的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)送達(dá)，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，同時(shí)保障公司利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外送樣品的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)推廣、質(zhì)量檢測(cè)、客戶(hù)試用等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的樣品外送。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外送樣品的整個(gè)過(guò)程合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證外送樣品的信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的不必要麻煩。3.安全性原則：采取有效措施保障外送樣品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.及時(shí)性原則：根據(jù)客戶(hù)需求和業(yè)務(wù)要求，合理安排外送時(shí)間，確保樣品能夠按時(shí)送達(dá)客戶(hù)手中。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)提出外送樣品的申請(qǐng)，明確樣品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、送達(dá)客戶(hù)信息等詳細(xì)內(nèi)容。2.對(duì)樣品進(jìn)行初步整理和包裝，確保樣品符合外送要求。3.跟進(jìn)外送樣品的進(jìn)度，及時(shí)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，解決外送過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）物流部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)的申請(qǐng)，選擇合適的物流方式和物流公司，確保外送樣品能夠安全、及時(shí)送達(dá)。2.負(fù)責(zé)辦理外送樣品的托運(yùn)手續(xù)，包括填寫(xiě)托運(yùn)單、粘貼標(biāo)識(shí)等，確保物流信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.跟蹤外送樣品的運(yùn)輸狀態(tài)，及時(shí)反饋運(yùn)輸過(guò)程中的異常情況，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)采取相應(yīng)措施。（三）質(zhì)量部門(mén)1.對(duì)外送樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保樣品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶(hù)要求。2.在樣品外送前，對(duì)樣品的包裝進(jìn)行檢查，確保包裝能夠有效保護(hù)樣品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。3.對(duì)因質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的外送樣品退回或其他相關(guān)事宜進(jìn)行處理。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核外送樣品的費(fèi)用預(yù)算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.對(duì)外送樣品的費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷(xiāo)，確保財(cái)務(wù)記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。（五）法務(wù)部門(mén)1.審核外送樣品相關(guān)的合同、協(xié)議等法律文件，確保公司權(quán)益得到有效保障。2.對(duì)涉及外送樣品的法律糾紛提供專(zhuān)業(yè)法律意見(jiàn)和支持。三、外送樣品申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《外送樣品申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明樣品的基本信息、外送原因、送達(dá)客戶(hù)信息等內(nèi)容。2.將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。3.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)量部門(mén)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成質(zhì)量檢驗(yàn)，并在申請(qǐng)表上簽署檢驗(yàn)意見(jiàn)。4.申請(qǐng)表經(jīng)質(zhì)量部門(mén)檢驗(yàn)合格后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核費(fèi)用預(yù)算。財(cái)務(wù)部門(mén)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成費(fèi)用預(yù)算審核，并簽署意見(jiàn)。5.申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，提交至法務(wù)部門(mén)審核相關(guān)法律文件。法務(wù)部門(mén)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并簽署意見(jiàn)。6.申請(qǐng)表經(jīng)各部門(mén)審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署審批意見(jiàn)。（二）審批要點(diǎn)1.申請(qǐng)的必要性：審核外送樣品是否為業(yè)務(wù)開(kāi)展所必需，是否能夠滿(mǎn)足客戶(hù)需求或推動(dòng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。2.樣品信息的準(zhǔn)確性：確保申請(qǐng)表中填寫(xiě)的樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息準(zhǔn)確無(wú)誤，與實(shí)際樣品一致。3.質(zhì)量狀況：質(zhì)量部門(mén)需嚴(yán)格把關(guān)，確保外送樣品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶(hù)要求，避免因質(zhì)量問(wèn)題給公司帶來(lái)負(fù)面影響。4.費(fèi)用合理性：財(cái)務(wù)部門(mén)要審核外送樣品的費(fèi)用預(yù)算是否合理，是否符合公司財(cái)務(wù)制度和成本控制要求。5.法律合規(guī)性：法務(wù)部門(mén)需審查相關(guān)法律文件，確保外送樣品過(guò)程中涉及的合同、協(xié)議等符合法律法規(guī)要求，保障公司合法權(quán)益。四、樣品包裝與標(biāo)識(shí)（一）包裝要求1.根據(jù)樣品的特性和運(yùn)輸要求，選擇合適的包裝材料，確保包裝能夠有效保護(hù)樣品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。2.對(duì)于易碎、易損、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施，如使用緩沖材料、密封包裝、冷藏包裝等。3.包裝應(yīng)牢固、密封，防止樣品在運(yùn)輸過(guò)程中泄漏、散落。4.在包裝上應(yīng)標(biāo)明樣品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、小心輕放、防潮、防曬等標(biāo)識(shí)，以便于運(yùn)輸和搬運(yùn)過(guò)程中的注意。（二）標(biāo)識(shí)內(nèi)容1.樣品名稱(chēng)：清晰標(biāo)明外送樣品的具體名稱(chēng)，確保與申請(qǐng)表和相關(guān)文件一致。2.規(guī)格型號(hào)：注明樣品的規(guī)格、型號(hào)等詳細(xì)信息，便于客戶(hù)識(shí)別和使用。3.數(shù)量：明確外送樣品的數(shù)量，避免出現(xiàn)數(shù)量不符的情況。4.客戶(hù)信息：包括客戶(hù)名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等，確保樣品能夠準(zhǔn)確送達(dá)客戶(hù)手中。5.公司名稱(chēng)：標(biāo)明樣品所屬公司的名稱(chēng)，以便于客戶(hù)了解樣品來(lái)源。6.警示標(biāo)識(shí)：根據(jù)樣品的特性，標(biāo)注相應(yīng)的警示標(biāo)識(shí)，如易碎、易燃、有毒等，提醒運(yùn)輸和使用人員注意安全。五、外送樣品運(yùn)輸管理（一）物流方式選擇1.物流部門(mén)應(yīng)根據(jù)外送樣品的特性、數(shù)量、目的地、交貨期等因素，綜合評(píng)估后選擇合適的物流方式，如快遞、物流專(zhuān)線(xiàn)、航空運(yùn)輸?shù)取?.在選擇物流方式時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮物流服務(wù)質(zhì)量、運(yùn)輸安全性、運(yùn)輸速度等因素，確保樣品能夠按時(shí)、安全送達(dá)客戶(hù)手中。3.對(duì)于緊急訂單或有特殊要求的外送樣品，應(yīng)選擇能夠提供加急服務(wù)或特殊運(yùn)輸保障的物流方式。（二）物流公司選擇1.建立合格物流公司名錄，物流部門(mén)應(yīng)從名錄中選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高、運(yùn)輸安全有保障的物流公司進(jìn)行合作。2.在選擇物流公司時(shí)，應(yīng)對(duì)其資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)能力等進(jìn)行評(píng)估，確保其具備承擔(dān)外送樣品運(yùn)輸任務(wù)的能力。3.與選定的物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運(yùn)輸費(fèi)用、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸安全責(zé)任、貨物保險(xiǎn)等條款。（三）托運(yùn)手續(xù)辦理1.物流部門(mén)負(fù)責(zé)辦理外送樣品的托運(yùn)手續(xù)，填寫(xiě)托運(yùn)單時(shí)應(yīng)確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、客戶(hù)信息、運(yùn)輸方式、目的地等。2.在托運(yùn)單上加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專(zhuān)用章，并留存一份復(fù)印件作為運(yùn)輸記錄。3.根據(jù)樣品的特性和運(yùn)輸要求，對(duì)樣品進(jìn)行妥善包裝和標(biāo)識(shí)后，交付給物流公司。4.要求物流公司提供運(yùn)輸憑證，如快遞單號(hào)、貨運(yùn)提單等，并及時(shí)將運(yùn)輸憑證反饋給業(yè)務(wù)部門(mén)。（四）運(yùn)輸跟蹤與異常處理1.物流部門(mén)應(yīng)通過(guò)物流公司提供的查詢(xún)系統(tǒng)或其他方式，實(shí)時(shí)跟蹤外送樣品的運(yùn)輸狀態(tài)，及時(shí)掌握樣品的運(yùn)輸位置、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息。2.如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、丟失、損壞等，物流部門(mén)應(yīng)立即與物流公司溝通協(xié)調(diào)，了解具體情況，并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)于因運(yùn)輸問(wèn)題導(dǎo)致樣品無(wú)法按時(shí)送達(dá)或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的，物流部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)，由業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，協(xié)商解決方案，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門(mén)。4.如因物流公司原因?qū)е鹿驹馐軗p失的，應(yīng)按照運(yùn)輸合同的約定，要求物流公司承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、外送樣品接收與驗(yàn)收（一）接收流程1.客戶(hù)收到外送樣品后，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)系，確認(rèn)樣品的接收情況。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)要求客戶(hù)在收到樣品后，填寫(xiě)《外送樣品簽收單》，注明樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、接收時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。3.《外送樣品簽收單》應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)收回，并歸檔保存，作為樣品已送達(dá)客戶(hù)的證明。（二）驗(yàn)收要求1.客戶(hù)在收到外送樣品后，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)收。2.如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問(wèn)題、數(shù)量不符、包裝損壞等情況，客戶(hù)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為收到樣品后的[X]個(gè)工作日內(nèi)）通知業(yè)務(wù)部門(mén)。3.業(yè)務(wù)部門(mén)收到客戶(hù)反饋的問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。質(zhì)量部門(mén)應(yīng)在收到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成調(diào)查，并出具調(diào)查結(jié)果報(bào)告。4.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，如確屬公司責(zé)任，應(yīng)按照客戶(hù)要求及時(shí)采取補(bǔ)貨、換貨、退款等措施，并承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用；如屬物流公司責(zé)任或其他原因?qū)е碌膯?wèn)題，應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)方解決問(wèn)題，并向客戶(hù)做好解釋工作。七、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.業(yè)務(wù)部門(mén)在申請(qǐng)外送樣品時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制費(fèi)用預(yù)算，明確外送樣品的運(yùn)輸費(fèi)用、包裝費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)根據(jù)樣品的特性、數(shù)量、運(yùn)輸距離、物流方式等因素進(jìn)行合理估算，并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核費(fèi)用預(yù)算的合理性，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和成本控制要求。（二）費(fèi)用核算與報(bào)銷(xiāo)1.外送樣品的費(fèi)用由財(cái)務(wù)部門(mén)按照實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行核算，并根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在樣品外送完成后，及時(shí)收集相關(guān)費(fèi)用憑證，如運(yùn)輸發(fā)票、包裝發(fā)票、保險(xiǎn)發(fā)票等，并填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單。3.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行付款，并做好費(fèi)用記錄和賬務(wù)處理。八、記錄與檔案管理（一）記錄要求1.各部門(mén)應(yīng)建立健全外送樣品管理記錄，包括申請(qǐng)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、托運(yùn)單、簽收單、運(yùn)輸跟蹤記錄、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)記錄等。2.記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映外送樣品的整個(gè)過(guò)程和相關(guān)信息。3.記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（二）檔案管理1.外送樣品管理檔案由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查詢(xún)和檢索