安居印章管理辦法一、總則（一）目的為加強安居印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，保障公司/組織的合法權益，維護正常的工作秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于安居公司/組織內部各部門、各分支機構以及下屬子公司等涉及印章使用的所有單位和個人。（三）印章定義本辦法所指印章包括但不限于公司/組織公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章、業(yè)務專用章、部門章以及各類專用戳記等。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司/組織法定代表人審批。2.經(jīng)法定代表人審批同意后，由行政管理部門統(tǒng)一到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行刻制。刻制單位必須嚴格按照國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行操作，確保印章質量和安全性。3.印章刻制完成后，行政管理部門應及時組織相關人員對印章進行驗收。驗收內容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質等是否與申請表一致，印章的清晰度、完整性、密封性等是否符合要求。驗收合格后，填寫《印章驗收單》，由驗收人員簽字確認。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政管理部門應在公司/組織內部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍、保管責任人等信息。2.印章啟用時，應在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄印章的啟用時間、啟用編號、保管責任人等信息，并由保管責任人簽字確認。3.印章啟用后，原相關印章同時廢止。廢止的印章應及時交回行政管理部門，由行政管理部門統(tǒng)一封存保管，并按規(guī)定進行銷毀處理。三、印章的使用（一）使用原則1.印章的使用必須嚴格遵循“誰使用、誰負責”的原則，確保印章使用的合法性、真實性、準確性和嚴肅性。2.印章使用應基于公司/組織的正常業(yè)務活動，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司/組織利益的行為。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需先行加蓋印章的，必須在印章使用后及時填寫相關內容，并確保填寫內容與加蓋印章的用途一致。（二）使用流程1.印章使用人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.涉及合同簽訂、重要文件發(fā)布等重大事項的用印，還需經(jīng)分管領導、法定代表人審批簽字。3.《印章使用申請表》經(jīng)審批同意后，印章使用人將申請表及相關文件一并提交給印章保管責任人。4.印章保管責任人對申請表及相關文件進行審核，確認無誤后，按照規(guī)定的用印范圍和審批權限，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、申請人等信息，由印章使用人簽字確認。5.印章使用完畢后，印章保管責任人應及時將印章收回并妥善保管。（三）特殊情況用印1.因緊急情況無法按照正常流程進行審批用印的，印章使用人應電話向分管領導、法定代表人報告，經(jīng)同意后先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)，并在《印章使用申請表》上注明“緊急用印”字樣及原因。2.異地用印時，原則上應通過傳真、掃描等方式將《印章使用申請表》及相關文件發(fā)送回公司/組織進行審批，經(jīng)審批同意后，由印章保管責任人將印章郵寄給異地用印人，并在《印章使用登記簿》上詳細記錄郵寄信息。異地用印人收到印章后，應按照規(guī)定的用印流程進行操作，并及時將用印后的文件及申請表郵寄回公司/組織存檔。四、印章的保管（一）保管責任1.公司/組織應指定專人負責印章的保管，印章保管責任人應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規(guī)定，確保印章的安全。2.印章保管責任人不得擅自將印章委托他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，必須經(jīng)公司/組織法定代表人批準，并辦理書面委托手續(xù)。3.印章保管責任人因工作調動、離職等原因不再負責印章保管工作時，應及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責任明確。（二）保管方式1.公司/組織公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等重要印章應實行專人專柜保管，存放印章的專柜應配備必要的安全設施，如保險柜、密碼鎖等，并確保保險柜密碼、鑰匙等由專人分別保管。2.部門章及各類專用戳記等可根據(jù)實際情況，由部門指定專人保管，但必須確保印章存放安全，防止丟失、被盜或損壞。3.印章保管責任人應定期對印章進行檢查和維護，確保印章的清晰度、完整性和密封性。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應及時報告行政管理部門，并按照規(guī)定進行更換或修復。（三）保管環(huán)境1.印章保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，避免印章受潮、生銹或損壞。2.印章保管場所應配備必要的消防器材和安全設施，確保印章存放安全。3.嚴禁在印章保管場所存放易燃、易爆、腐蝕性等危險物品，防止發(fā)生安全事故。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司/組織名稱變更、機構調整、業(yè)務范圍變化等原因，原印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)使用的。3.經(jīng)公司/組織法定代表人批準，決定停用的其他印章。（二）停用流程1.印章保管責任人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政管理部門審批。2.行政管理部門對《印章停用申請表》進行審核，經(jīng)分管領導、法定代表人審批同意后，發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用的相關信息。3.印章停用后，印章保管責任人應及時將印章交回行政管理部門，并在《印章使用登記簿》上注明印章停用時間、停用原因等信息。（三）銷毀流程1.對于停用的印章，行政管理部門應按照國家相關法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進行銷毀處理。2.印章銷毀前，行政管理部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負責人、分管領導、法定代表人審批簽字。3.經(jīng)審批同意后，行政管理部門應指定專人負責印章的銷毀工作。銷毀印章時，應采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，確保印章無法恢復使用。4.印章銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并填寫《印章銷毀記錄》，記錄印章銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息，由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認。5.印章銷毀后，行政管理部門應將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等相關資料存檔保管，以備查閱。六、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織行政管理部門負責對印章的管理工作進行全面監(jiān)督和檢查，確保印章管理規(guī)定的有效執(zhí)行。（二）檢查內容1.印章的刻制、啟用、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關法律法規(guī)的規(guī)定。2.《印章使用申請表》、《印章使用登記簿》、《印章驗收單》、《印章停用申請表》、《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等印章管理檔案資料是否齊全、完整、真實。3.印章保管責任人是否嚴格履行印章保管職責，印章存放是否安全，使用是否規(guī)范。（三）檢查方式1.行政管理部門定期對印章管理情況進行全面檢查，檢查周期原則上為每半年一次。2.根據(jù)工作需要，行政管理部門可隨時對印章管理情況進行專項檢查或抽查。3.檢查人員在檢查過程中，應認真查閱相關檔案資料，實地查看印章保管情況，與印章保管責任人、使用人進行溝通交流，了解印章管理工作的實際情況。（四）問題處理1.檢查人員在檢查過程中發(fā)現(xiàn)印章管理存在問題的，應及時向行政管理部門報告，并提出整改意見和建議。2.行政管理部門根據(jù)檢查結果，對存在問題的部門或個人進行通報批評，并責令其限期整改。整改完成后，行政管理部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對于違反印章管理規(guī)定，給公司/組