會議紀(jì)要專人管理制度一、制度背景與意義

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和業(yè)務(wù)種類的日益增多，會議紀(jì)要作為企業(yè)內(nèi)部溝通和決策的重要工具，其重要性日益凸顯。然而，在實(shí)際工作中，會議紀(jì)要的質(zhì)量參差不齊，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致信息傳遞不暢、決策執(zhí)行不到位。為提高會議紀(jì)要的質(zhì)量和效率，保障企業(yè)內(nèi)部溝通順暢，特制定會議紀(jì)要專人管理制度。

本制度旨在明確會議紀(jì)要的編制、審核、發(fā)布、歸檔等環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，規(guī)范會議紀(jì)要的格式和內(nèi)容，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性，提高企業(yè)內(nèi)部工作效率。

二、制度適用范圍

本會議紀(jì)要專人管理制度適用于公司內(nèi)部所有會議，包括但不限于董事會會議、總經(jīng)理辦公會議、部門會議、專項(xiàng)工作會等。無論會議規(guī)模大小、參會人數(shù)多少，均應(yīng)遵循本制度執(zhí)行。

本制度涵蓋會議紀(jì)要的編制、審核、發(fā)布、存檔以及后續(xù)的查閱、更新和維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)。所有參與會議的人員，包括但不限于會議組織者、記錄員、參會代表、以及負(fù)責(zé)會議紀(jì)要相關(guān)工作的其他員工，均應(yīng)遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。

此外，對于跨部門會議或者涉及多個(gè)業(yè)務(wù)板塊的會議，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)共同參與會議紀(jì)要的編制和審核工作，確保紀(jì)要內(nèi)容全面、準(zhǔn)確。通過本制度的實(shí)施，旨在建立一個(gè)高效、規(guī)范的會議紀(jì)要管理體系，促進(jìn)公司內(nèi)部信息流通和工作協(xié)同。

三、職責(zé)分工

為保障會議紀(jì)要工作的順利進(jìn)行，特設(shè)立以下職責(zé)分工：

1.會議組織者：負(fù)責(zé)確定會議議程、通知參會人員、安排會議時(shí)間和地點(diǎn)，并對會議紀(jì)要的整體質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.會議記錄員：負(fù)責(zé)在會議過程中準(zhǔn)確記錄發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果和決策事項(xiàng)，確保會議紀(jì)要的完整性和準(zhǔn)確性。

3.紀(jì)要審核員：負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要進(jìn)行審核，包括格式、內(nèi)容、邏輯性等方面，確保紀(jì)要符合公司規(guī)定和實(shí)際需求。

4.紀(jì)要發(fā)布員：負(fù)責(zé)將審核通過的會議紀(jì)要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布至公司內(nèi)部平臺或郵件列表，確保信息傳達(dá)的及時(shí)性。

5.紀(jì)要存檔員：負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要進(jìn)行分類、整理和歸檔，確保紀(jì)要的長期保存和查閱便利。

6.參會代表：負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要進(jìn)行反饋，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出，以便及時(shí)修正和完善紀(jì)要內(nèi)容。

7.責(zé)任部門：對于涉及本部門的會議紀(jì)要，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，確保紀(jì)要中提到的決策事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。

四、紀(jì)要編制規(guī)范

會議紀(jì)要的編制應(yīng)遵循以下規(guī)范：

1.格式要求：會議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括標(biāo)題、會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主持人、記錄員、會議議程、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任部門及完成時(shí)限等。

2.內(nèi)容記錄：記錄員應(yīng)詳細(xì)記錄會議中的主要發(fā)言、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)以及相關(guān)背景信息，確保紀(jì)要內(nèi)容的全面性。

3.語言表達(dá)：紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)使用簡潔、準(zhǔn)確、規(guī)范的語言，避免使用模糊不清、主觀臆斷的表述。

4.決策事項(xiàng)：對于會議中形成的決策事項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任部門、完成時(shí)限和預(yù)期目標(biāo)，以便后續(xù)跟蹤和執(zhí)行。

5.附件要求：如有相關(guān)附件，如會議材料、報(bào)告等，應(yīng)在紀(jì)要中注明附件名稱及存放位置。

6.審核流程：會議紀(jì)要完成后，應(yīng)由紀(jì)要審核員進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

7.發(fā)布與存檔：審核通過的會議紀(jì)要，由紀(jì)要發(fā)布員按照規(guī)定的時(shí)間和方式發(fā)布，并由紀(jì)要存檔員進(jìn)行歸檔管理。

8.更新與維護(hù)：對于會議紀(jì)要中涉及的事項(xiàng)，如有變更或更新，應(yīng)及時(shí)修訂紀(jì)要內(nèi)容，并做好相應(yīng)的更新和維護(hù)工作。

五、紀(jì)要審核與發(fā)布

1.審核流程：會議紀(jì)要完成后，由指定紀(jì)要審核員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括紀(jì)要格式、內(nèi)容準(zhǔn)確性、決策事項(xiàng)的明確性等。

2.審核標(biāo)準(zhǔn)：紀(jì)要審核應(yīng)確保以下標(biāo)準(zhǔn)得到滿足：

-格式規(guī)范：紀(jì)要格式符合公司規(guī)定，包括標(biāo)題、日期、參會人員等基本信息。

-內(nèi)容準(zhǔn)確：記錄的發(fā)言、討論和決策與會議實(shí)際情況相符。

-邏輯清晰：紀(jì)要內(nèi)容條理清晰，邏輯關(guān)系明確。

-決策明確：決策事項(xiàng)具體、可操作，責(zé)任部門明確。

3.發(fā)布方式：審核通過的會議紀(jì)要，由紀(jì)要發(fā)布員負(fù)責(zé)發(fā)布。發(fā)布方式包括但不限于內(nèi)部郵件、企業(yè)內(nèi)部平臺、即時(shí)通訊工具等。

4.發(fā)布時(shí)限：會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布，確保信息傳達(dá)的及時(shí)性。

5.發(fā)布內(nèi)容：發(fā)布的內(nèi)容應(yīng)包括紀(jì)要全文、附件列表（如有）以及紀(jì)要的電子版鏈接。

6.發(fā)布反饋：發(fā)布紀(jì)要后，應(yīng)收集參會人員的反饋意見，對于提出的合理建議和修改意見，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和更新。

7.存檔管理：發(fā)布的會議紀(jì)要應(yīng)同時(shí)存檔，以便日后查閱和追溯。存檔應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，并確保存檔的完整性和安全性。

六、紀(jì)要跟蹤與執(zhí)行

1.跟蹤機(jī)制：對于會議紀(jì)要中列出的決策事項(xiàng)，由責(zé)任部門指定專人負(fù)責(zé)跟蹤執(zhí)行情況。

2.執(zhí)行報(bào)告：責(zé)任部門應(yīng)在決策事項(xiàng)完成時(shí)限到期前，向會議組織者提交執(zhí)行報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括：

-執(zhí)行情況概述

-已完成的工作

-遇到的困難和挑戰(zhàn)

-下一步工作計(jì)劃

3.反饋與調(diào)整：會議組織者根據(jù)執(zhí)行報(bào)告，對執(zhí)行情況進(jìn)行評估，如有必要，可召開專題會議進(jìn)行討論和調(diào)整。

4.信息共享：執(zhí)行過程中的重要信息和結(jié)果應(yīng)及時(shí)更新至?xí)h紀(jì)要，確保所有相關(guān)人員了解最新進(jìn)展。

5.激勵(lì)與問責(zé)：對于按時(shí)完成任務(wù)的部門和個(gè)人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)募?lì)；對于未按時(shí)完成任務(wù)或執(zhí)行不力的，應(yīng)進(jìn)行問責(zé)。

6.定期回顧：定期對會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)執(zhí)行情況進(jìn)行回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)優(yōu)化管理流程。

7.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)執(zhí)行過程中的反饋和問題，不斷改進(jìn)會議紀(jì)要的跟蹤與執(zhí)行機(jī)制，提高工作效率和決策執(zhí)行力。

七、紀(jì)要存檔與查閱

1.存檔要求：會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，確保紀(jì)要的長期保存和查閱便利。

2.存檔分類：紀(jì)要存檔應(yīng)按照會議類型、時(shí)間順序、部門分類等進(jìn)行分類，以便于快速檢索。

3.存檔介質(zhì)：紀(jì)要的存檔介質(zhì)包括紙質(zhì)版和電子版，兩者應(yīng)同時(shí)保存，確保信息不丟失。

4.存檔地點(diǎn)：紙質(zhì)版紀(jì)要應(yīng)存放在公司指定的檔案室或文件柜中，電子版紀(jì)要應(yīng)保存在公司內(nèi)部服務(wù)器或云存儲平臺。

5.查閱權(quán)限：查閱會議紀(jì)要的人員應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)，不得隨意查閱或復(fù)制紀(jì)要內(nèi)容。

6.查閱流程：需要查閱會議紀(jì)要的人員應(yīng)向檔案管理部門提出申請，說明查閱目的和理由，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

7.查閱記錄：檔案管理部門應(yīng)記錄查閱會議紀(jì)要的人員信息、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等，以便于管理和監(jiān)督。

8.更新與補(bǔ)充：如發(fā)現(xiàn)存檔的會議紀(jì)要存在遺漏或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)更新或補(bǔ)充，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

9.安全保障：確保紀(jì)要存檔的安全性，防止信息泄露或損壞，對于敏感信息應(yīng)采取加密或脫密處理措施。

10.法律合規(guī)：紀(jì)要存檔應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，保護(hù)公司商業(yè)秘密和員工隱私。

八、培訓(xùn)與考核

1.培訓(xùn)內(nèi)容：公司應(yīng)定期組織會議紀(jì)要相關(guān)人員的培訓(xùn)，內(nèi)容包括紀(jì)要編制規(guī)范、審核流程、跟蹤執(zhí)行等。

2.培訓(xùn)對象：培訓(xùn)對象包括會議記錄員、紀(jì)要審核員、發(fā)布員、存檔員以及所有可能參與會議紀(jì)要工作的員工。

3.培訓(xùn)形式：培訓(xùn)形式可采用內(nèi)部講座、工作坊、在線課程等多種方式，以適應(yīng)不同員工的學(xué)習(xí)需求。

4.考核制度：建立會議紀(jì)要工作考核制度，考核內(nèi)容涵蓋紀(jì)要編制、審核、發(fā)布、跟蹤執(zhí)行等環(huán)節(jié)。

5.考核標(biāo)準(zhǔn)：考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括紀(jì)要的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性、合規(guī)性等，以確保紀(jì)要工作的高質(zhì)量完成。

6.考核方式：考核可通過自我評估、同事互評、上級評定等多種方式進(jìn)行，確保評價(jià)的客觀性和公正性。

7.考核結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果將作為員工績效評估的一部分，并與獎(jiǎng)懲機(jī)制掛鉤，以激勵(lì)員工提高工作質(zhì)量。

8.反饋與改進(jìn)：根據(jù)考核結(jié)果和員工反饋，不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和考核制度，提高紀(jì)要工作的整體水平。

9.持續(xù)學(xué)習(xí)：鼓勵(lì)員工持續(xù)關(guān)注會議紀(jì)要工作的新動(dòng)態(tài)和最佳實(shí)踐，不斷提升個(gè)人能力和工作效率。

10.跨部門協(xié)作：加強(qiáng)不同部門之間的協(xié)作，共享經(jīng)驗(yàn)，共同提升會議紀(jì)要工作的整體能力。

九、制度監(jiān)督與修訂

1.監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督會議紀(jì)要專人管理制度的執(zhí)行情況。

2.監(jiān)督內(nèi)容：監(jiān)督小組應(yīng)定期檢查會議紀(jì)要的編制、審核、發(fā)布、存檔等環(huán)節(jié)，確保制度得到有效執(zhí)行。

3.監(jiān)督方式：監(jiān)督方式包括但不限于現(xiàn)場檢查、隨機(jī)抽查、定期報(bào)告等。

4.問題反饋：對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門反饋，并提出改進(jìn)建議。

5.修訂程序：當(dāng)制度在實(shí)際執(zhí)行中出現(xiàn)不適應(yīng)或需要改進(jìn)的地方時(shí)，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)修訂程序。

6.修訂流程：修訂流程包括提出修訂建議、組織討論、形成修訂草案、正式發(fā)布等步驟。

7.修訂內(nèi)容：修訂內(nèi)容應(yīng)包括但不限于紀(jì)要編制規(guī)范、審核標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)布方式、存檔要求等方面的調(diào)整。

8.修訂發(fā)布：修訂后的制度應(yīng)通過公司內(nèi)部公告、郵件通知等方式向全體員工發(fā)布，確保人人知曉。

9.宣貫培訓(xùn)：針對修訂內(nèi)容，組織必要的宣貫和培訓(xùn)，確保員工理解和掌握新的制度要求。

10.持續(xù)監(jiān)督：修訂后的制度執(zhí)行情況仍需持續(xù)監(jiān)督，以確保其有效性和適應(yīng)性。

十、附則

1.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，適用于公司所有會議的紀(jì)要工作。

2.本制度由公司行政管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

3.在本制度實(shí)施過程中，如遇特殊情況，可由公司行政管理部根據(jù)實(shí)際情況作出調(diào)整。

4.各部門和個(gè)人應(yīng)積極配