會議保密管理辦法一、總則（一）目的為加強公司會議保密管理，確保會議涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)部敏感信息安全，防止信息泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門會議、專題研討會、培訓(xùn)會議等，以及在公司內(nèi)部召開的外部會議。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展會議保密工作。2.預(yù)防為主原則：強化會議保密教育，完善保密制度，加強技術(shù)防范，從源頭上防止信息泄露。3.全面覆蓋原則：對會議全過程進行保密管理，涵蓋會議籌備、召開、記錄、文件資料管理、會后清理等各個環(huán)節(jié)。4.責任到人原則：明確會議組織部門、參會人員、會議服務(wù)人員等各方的保密責任，確保保密工作落實到具體人員。二、會議籌備階段保密管理（一）會議主題與內(nèi)容審核1.會議組織部門應(yīng)提前對會議主題和內(nèi)容進行審核，評估是否涉及國家秘密、商業(yè)秘密或內(nèi)部敏感信息。對于涉及保密內(nèi)容的會議，應(yīng)明確保密要求和措施。2.如會議內(nèi)容可能涉及保密信息，會議組織部門應(yīng)在會議通知中明確告知參會人員保密事項，并要求其簽署保密承諾書。（二）會議場地選擇與布置1.選擇具有保密條件的會議場地，確保場地安全，無竊聽、偷拍等安全隱患。2.對會議場地進行必要的安全檢查，如檢查會議室門窗是否完好、電子設(shè)備是否正常、是否存在無線信號干擾裝置等。3.在會議場地布置過程中，避免使用可能泄露會議信息的標識、資料等，確保會議環(huán)境符合保密要求。（三）會議資料準備1.嚴格控制會議資料的發(fā)放范圍，根據(jù)會議內(nèi)容和參會人員需求，確定發(fā)放的資料清單。2.對涉及保密內(nèi)容的會議資料，應(yīng)進行編號、登記，并標注保密級別。3.會議資料的印刷、復(fù)制應(yīng)在公司內(nèi)部具有保密資質(zhì)的場所進行，確保印刷、復(fù)制過程中的安全。4.會議資料發(fā)放時，應(yīng)要求參會人員簽收，并提醒其妥善保管，不得擅自復(fù)印、傳播或轉(zhuǎn)借他人。三、會議召開階段保密管理（一）參會人員管理1.嚴格控制參會人員范圍，未經(jīng)會議組織部門批準，無關(guān)人員不得進入會議現(xiàn)場。2.對參會人員進行身份核實，確保參會人員具備合法參會資格。3.在會議開始前，向參會人員再次強調(diào)會議保密紀律，要求其關(guān)閉手機等可能產(chǎn)生信息泄露風險的電子設(shè)備，或采取屏蔽、干擾等措施。（二）會議過程保密1.會議期間，安排專人負責會議現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進入會議區(qū)域。2.禁止在會議現(xiàn)場使用具有錄音、錄像功能的設(shè)備，如因工作需要確需使用，應(yīng)經(jīng)會議組織部門批準，并采取必要的保密措施。3.會議組織者應(yīng)控制會議討論的范圍和節(jié)奏，避免涉及敏感信息的過度討論或泄露。4.如會議內(nèi)容涉及保密事項，會議組織者應(yīng)要求參會人員不得在會議現(xiàn)場以外的場所談?wù)摃h內(nèi)容，不得通過郵件、即時通訊工具等方式傳播會議信息。（三）會議記錄管理1.會議記錄應(yīng)準確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的事項、決策結(jié)果、工作部署等。2.會議記錄人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對會議記錄進行妥善保管，不得擅自泄露記錄內(nèi)容。3.涉及保密內(nèi)容的會議記錄，應(yīng)按照保密文件的管理要求進行編號、登記、歸檔，并標注保密級別。四、會議文件資料管理（一）文件資料收集1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時收集會議文件資料，包括會議通知、議程、報告、發(fā)言材料、會議記錄等。2.對參會人員提交的文件資料，應(yīng)進行逐一核對，確保資料齊全。（二）文件資料整理與歸檔1.對收集到的會議文件資料進行分類整理，按照文件的性質(zhì)、時間順序等進行編號、裝訂。2.將整理好的會議文件資料及時歸檔，存入公司專門的保密檔案庫或電子檔案系統(tǒng)。3.建立會議文件資料索引目錄，便于查詢和管理。（三）文件資料借閱與使用1.因工作需要借閱會議文件資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準后方可借閱。2.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還文件資料，不得擅自延長借閱期限。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得在借閱期間對文件資料進行涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借等操作。4.如需使用會議文件資料進行復(fù)印、打印等操作，應(yīng)經(jīng)批準后在公司內(nèi)部具有保密資質(zhì)的場所進行，并嚴格控制復(fù)印件的發(fā)放范圍。五、會后清理階段保密管理（一）會議場地清理1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時組織對會議場地進行清理，檢查是否有遺漏的文件資料、筆記等。2.對會議場地內(nèi)的電子設(shè)備進行檢查，刪除或清除與會議相關(guān)的信息記錄，確保設(shè)備中不殘留會議敏感信息。（二）文件資料銷毀1.對于不再需要保存的會議文件資料，應(yīng)按照公司文件資料銷毀制度進行銷毀。2.文件資料銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、文件資料名稱、數(shù)量等，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。（三）會議信息跟蹤與反饋1.會議組織部門應(yīng)對會議決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保會議精神得到有效貫徹落實。2.在跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)涉及保密信息的執(zhí)行情況存在問題，應(yīng)及時采取措施進行糾正，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。六、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司設(shè)立保密管理部門，負責對會議保密工作進行定期監(jiān)督檢查。2.保密管理部門應(yīng)制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方式、頻率等。3.定期對會議保密制度的執(zhí)行情況進行評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。（二）檢查內(nèi)容1.會議籌備階段的保密措施落實情況，包括會議主題審核、場地選擇、資料準備等。2.會議召開階段的保密管理情況，如參會人員管理、會議過程保密、記錄管理等。3.會議文件資料管理情況，包括文件資料收集、整理、歸檔、借閱與使用、銷毀等環(huán)節(jié)。4.會后清理階段的保密工作執(zhí)行情況，如會議場地清理、文件資料銷毀等。（三）違規(guī)處理1.對于違反會議保密管理辦法的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.如因違反保密規(guī)定導(dǎo)致公司信息泄露，給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責任。七、保密教育與培訓(xùn)（一）教育與培訓(xùn)計劃1.公司定期組織會議保密教育與培訓(xùn)活動，提高全體員工的保密意識和技能。2.保密教育與培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)公司實際情況和員工崗位需求制定，確保教育與培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實用性。（二）教育與培訓(xùn)內(nèi)容1.國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司會議保密管理辦法。2.會議保密工作的重要性和常見泄密風險。3.會議籌備、召開、文件資料管理等環(huán)節(jié)的保密操作規(guī)范。4.保密技術(shù)防范知識和技能，如電子設(shè)備保密管理、信息加密等。（三）教育與培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習等多種方式開展保密教育與培訓(xùn)活動。2.邀請