后勤存量管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司后勤存量管理，規(guī)范后勤物資的采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)，提高物資使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及后勤物資存量管理的部門(mén)和崗位，包括但不限于行政部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保后勤存量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄，反映物資的實(shí)際數(shù)量、狀態(tài)和位置。2.合理性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，合理確定物資的儲(chǔ)備量，避免積壓或缺貨。3.高效性原則：優(yōu)化物資采購(gòu)、存儲(chǔ)和使用流程，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.安全性原則：保障物資存儲(chǔ)安全，防止物資損壞、丟失或變質(zhì)。二、職責(zé)分工（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定后勤存量管理的總體政策和制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的物資需求和調(diào)配，定期組織物資盤(pán)點(diǎn)工作。3.對(duì)后勤存量管理工作進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，提出改進(jìn)建議。（二）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)各部門(mén)的物資需求計(jì)劃，制定采購(gòu)計(jì)劃并組織實(shí)施。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，確保物資采購(gòu)的質(zhì)量和供應(yīng)的及時(shí)性。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物資符合合同要求。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)物資的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，確保物資的安全和完好。2.建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，定期更新庫(kù)存信息，做到賬實(shí)相符。3.對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（四）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)本部門(mén)的工作需求，定期向行政部門(mén)提交物資需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)領(lǐng)用物資的使用和管理，合理控制物資消耗。3.協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行物資盤(pán)點(diǎn)工作，提供相關(guān)物資使用情況的信息。三、物資分類與編碼（一）物資分類1.辦公用品類：包括辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、文具等。2.耗材類：如打印紙、墨盒、硒鼓、筆芯、文件夾等。3.勞保用品類：安全帽、工作服、手套、防護(hù)鞋等。4.清潔用品類：掃帚、拖把、清潔劑、消毒劑等。5.設(shè)備配件類：各類設(shè)備的維修配件、零部件等。6.其他類：不屬于以上分類的其他后勤物資。（二）物資編碼1.為便于物資管理和信息系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)每一類物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼。2.物資編碼采用[具體編碼規(guī)則]，編碼應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性。3.物資編碼由[編碼組成部分]構(gòu)成，各部分含義如下：[編碼部分1]：表示物資大類。[編碼部分2]：表示物資中類。[編碼部分3]：表示物資小類。[編碼部分4]：表示具體物資品種。[編碼部分5]：表示物資規(guī)格型號(hào)。[編碼部分6]：表示其他補(bǔ)充信息。四、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的工作任務(wù)和物資消耗情況，提前[X]天向行政部門(mén)提交物資需求計(jì)劃。2.物資需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。3.行政部門(mén)匯總各部門(mén)的物資需求計(jì)劃后，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度采購(gòu)計(jì)劃。4.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供應(yīng)能力強(qiáng)的供應(yīng)商。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面的情況。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和供應(yīng)能力。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的詳細(xì)要求和交貨時(shí)間。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，應(yīng)按照公司的緊急采購(gòu)流程進(jìn)行審批和實(shí)施，確保緊急工作的順利開(kāi)展。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等是否符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。五、物資庫(kù)存管理（一）庫(kù)存規(guī)劃1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，結(jié)合物資的采購(gòu)周期、使用頻率等因素，合理確定各類物資的安全庫(kù)存、最高庫(kù)存和最低庫(kù)存。2.安全庫(kù)存是為應(yīng)對(duì)突發(fā)情況而設(shè)定的最低庫(kù)存水平，最高庫(kù)存是為避免物資積壓而設(shè)定的上限，最低庫(kù)存是提醒及時(shí)補(bǔ)貨的庫(kù)存下限。3.定期對(duì)庫(kù)存規(guī)劃進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保庫(kù)存規(guī)劃的合理性和適應(yīng)性。（二）入庫(kù)管理1.物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等信息，并與送貨單、采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)驗(yàn)收合格的物資，按照物資分類和編碼規(guī)則進(jìn)行入庫(kù)登記，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.將入庫(kù)物資按照規(guī)定的存儲(chǔ)位置進(jìn)行存放，確保物資擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（三）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資存儲(chǔ)安全。2.對(duì)不同類型的物資應(yīng)進(jìn)行分類存放，如易燃易爆物資應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全措施。3.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題。4.建立庫(kù)存物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況、庫(kù)存數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，確保賬實(shí)相符。（四）出庫(kù)管理1.各部門(mén)領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)庫(kù)存有貨后，辦理出庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)出庫(kù)單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)等信息。3.物資出庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)貨，確保物資的新鮮度和質(zhì)量。4.定期對(duì)物資領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握各部門(mén)的物資消耗情況，為物資采購(gòu)和管理提供依據(jù)。六、物資盤(pán)點(diǎn)管理（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定1.行政部門(mén)應(yīng)定期組織物資盤(pán)點(diǎn)工作，原則上每年至少進(jìn)行[X]次全面盤(pán)點(diǎn)。2.根據(jù)公司實(shí)際情況，制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等。3.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門(mén)，要求其做好準(zhǔn)備工作。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.成立盤(pán)點(diǎn)小組，由行政部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。2.盤(pán)點(diǎn)小組按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息。3.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并記錄詳細(xì)情況。（三）盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)小組應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等。2.對(duì)于盤(pán)盈的物資，應(yīng)查明原因，經(jīng)審批后調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬；對(duì)于盤(pán)虧的物資，應(yīng)分析原因，屬于責(zé)任人原因造成的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬于其他原因造成的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，完善后勤存量管理工作。七、信息化管理（一）建立物資管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立統(tǒng)一的物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、庫(kù)存、盤(pán)點(diǎn)等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資編碼管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、報(bào)表生成等功能模塊，提高工作效率和管理水平。3.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將物資需求計(jì)劃、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、出庫(kù)單等信息錄入物資管理信息系統(tǒng)，確保信息的實(shí)時(shí)更新和共享。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與分析1.定期對(duì)物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.利用物資管理信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對(duì)物資采購(gòu)、庫(kù)存、使用等情況進(jìn)行分析，為決策提供支持。3.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整物資采購(gòu)計(jì)劃、庫(kù)存策略等，優(yōu)化后勤存量管理工作。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)后勤存量管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度和流程的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物資采購(gòu)、庫(kù)存管理、盤(pán)點(diǎn)工作等方面，檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)督促整改。3.對(duì)違反后勤存量管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立后勤存量管