云南印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織印章管理，維護公司/組織合法權益，保障公司/組織正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織總部及所屬各部門、分支機構、子公司等印章的管理。（三）印章定義本辦法所稱印章包括公司/組織公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章以及各部門、分支機構、子公司等專用章。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準。2.分級負責原則：實行分級管理，明確各級管理人員的職責權限。3.規(guī)范操作原則：印章的刻制、使用、保管等環(huán)節(jié)應規(guī)范有序，確保安全。4.風險防控原則：有效防范印章使用過程中的各類風險，保障公司/組織利益。二、印章的刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或機構，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經部門負責人簽字確認。2.申請表提交至公司/組織綜合管理部門，綜合管理部門審核申請的必要性和合規(guī)性后，報公司/組織領導審批。（二）刻制審批公司/組織領導根據(jù)申請情況進行審批，對于涉及重要業(yè)務或具有重大影響的印章刻制，需經公司/組織法定代表人批準。（三）印章刻制經審批同意后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排具有資質的印章刻制單位進行刻制?？讨茊挝粦獓栏癜凑諏徟笾谱饔≌?，確保印章質量。（四）印章備案印章刻制完成后，綜合管理部門應及時將印章的樣式、規(guī)格等信息報公安機關備案，并留存印章印模。同時，建立印章管理臺賬，詳細記錄印章的刻制、啟用、變更、廢止等情況。三、印章的啟用（一）啟用通知印章刻制完成并備案后，綜合管理部門應及時發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用日期、使用范圍、保管責任人等信息。（二）啟用儀式對于重要印章的啟用，可根據(jù)實際情況舉行啟用儀式，由公司/組織領導或相關負責人宣布印章正式啟用。（三）舊章廢止新印章啟用后，原相關印章應同時廢止，并按照規(guī)定進行封存或銷毀。綜合管理部門應及時更新印章管理臺賬，確保印章信息準確無誤。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司/組織公章用于以公司/組織名義對外發(fā)布的各類文件、信函、報表、證明等；代表公司/組織簽署的合同、協(xié)議等重要法律文件；其他需要加蓋公章的事項。2.法定代表人章用于辦理公司/組織法定代表人授權范圍內的相關業(yè)務，如簽署文件、辦理銀行結算等。3.合同專用章用于簽訂各類合同、協(xié)議等經濟業(yè)務文件。4.財務專用章用于辦理公司/組織財務收支、銀行結算、票據(jù)開具等相關財務業(yè)務。5.發(fā)票專用章用于開具各類發(fā)票。6.各部門、分支機構、子公司等專用章用于本部門、本機構、本公司業(yè)務范圍內的相關文件、報表、證明等的蓋章。（二）使用流程1.用印申請使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間、用印人等信息，并經部門負責人審核簽字。2.審核審批對于涉及重要事項或金額較大的用印申請，需經公司/組織相關領導審批。審批通過后，申請表交至印章保管部門。3.印章使用印章保管人員根據(jù)審批后的申請表，對用印文件進行審核，確認無誤后，在用印位置加蓋印章，并登記用印臺賬。用印文件應留存復印件，與申請表一并歸檔保存。4.用印登記印章保管人員應詳細記錄印章使用情況，包括用印日期、用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印人等信息，確保臺賬記錄準確、完整。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按正常流程進行審批的用印事項，經請示公司/組織相關領導同意后，可先行用印，但事后應及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印時，應通過傳真或掃描等方式將用印申請表及相關文件發(fā)送至印章保管部門，經審核審批后，由印章保管人員通過郵寄或專人送達等方式將印章送至用印地點，用印完成后及時收回。（四）禁止使用印章的情況1.未經審批的文件、合同等不得加蓋印章。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。3.與公司/組織業(yè)務無關的文件、事項不得加蓋印章。五、印章的保管（一）保管責任人1.公司/組織公章、法定代表人章由綜合管理部門指定專人保管。2.合同專用章由合同管理部門指定專人保管。3.財務專用章、發(fā)票專用章由財務部門指定專人保管。4.各部門、分支機構、子公司等專用章由本部門、本機構、本公司指定專人保管。（二）保管要求1.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全。印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置密碼或鑰匙專人保管。2.印章保管人員不得擅自將印章轉借他人使用，不得在未經批準的情況下攜帶印章外出。如因工作需要確需攜帶印章外出的，應經公司/組織相關領導批準，并采取必要的安全措施。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章清晰、完好。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應及時報告，并按照規(guī)定進行處理。（三）印章交接印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應辦理印章交接手續(xù)。交接雙方應在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對印章的數(shù)量、質量、保管情況等進行清點核實，并填寫《印章交接清單》，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。交接完成后，原印章保管人員應將印章及相關資料移交給新的保管人員。六、印章的變更與廢止（一）變更1.因公司/組織名稱變更、經營范圍調整、印章?lián)p壞等原因需要變更印章的，應按照印章刻制的相關規(guī)定辦理變更手續(xù)。2.印章變更后，綜合管理部門應及時發(fā)布變更通知，明確新印章的啟用日期、使用范圍、保管責任人等信息，并更新印章管理臺賬。（二）廢止1.印章因磨損、遺失、被盜等原因無法繼續(xù)使用的，或因公司/組織撤銷、合并、分立等原因需要廢止印章的，印章保管部門應及時填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因，并經部門負責人審核簽字后，報公司/組織領導審批。2.經審批同意后，印章保管部門應將廢止印章及時封存，并按照規(guī)定進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，由監(jiān)銷人簽字確認。同時，綜合管理部門應更新印章管理臺賬，確保印章信息準確無誤。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司/組織建立健全印章管理監(jiān)督機制，定期對印章管理情況進行檢查和評估。綜合管理部門負責對印章管理工作進行日常監(jiān)督檢查，審計部門負責對印章使用情況進行審計監(jiān)督。（二）檢查內容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、使用、保管、變更、廢止等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.印章使用審批流程的執(zhí)行情況，是否存在未經審批擅自用印的情況。3.印章保管情況，印章是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否嚴格履行職責。4.印章管理臺賬的記錄情況，是否準確、完整。（三）問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門或人員限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。對于違反印章管理規(guī)定的行為，應按照公司/組織相關規(guī)定進行嚴肅處理；涉嫌違法犯罪的，依法移送司法機關處理。八、法律責任（一）違規(guī)責任1.印章保管人員違反本辦法規(guī)定，擅自使用印章、轉借印章、遺失印章等，給公司/組織造成損失的，應承擔相應的賠償責任；情節(jié)嚴重的，公司/組織將依法解除勞動合同，并追究其法律責任。2.用印申請人提供虛假信息、未經審批擅自用印等，給公司/組織造成損失的，應承擔相應的賠償責任；情節(jié)嚴重的，公司/組織將依法追究其法律責任。（二）法律風險防范公司/組織應加強對印章管理相關法律法規(guī)的學習和培訓，提高員工的法律意識和風險防范