oa資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司OA資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有使用OA系統(tǒng)進(jìn)行資料管理的部門和人員。（三）定義1.OA資料：指通過(guò)公司OA系統(tǒng)創(chuàng)建、存儲(chǔ)、傳輸和使用的各類電子文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等信息資料。2.資料管理員：負(fù)責(zé)OA資料的日常管理、維護(hù)和監(jiān)督工作的人員。（四）管理原則1.合法性原則：OA資料的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的OA資料管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保資料的格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范。3.安全性原則：采取有效的安全措施，保護(hù)OA資料的機(jī)密性、完整性和可用性。4.便捷性原則：優(yōu)化OA資料管理流程，提高資料的檢索、查詢和使用效率。二、OA資料的分類與編號(hào)（一）分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、公告等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、報(bào)告、方案等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、報(bào)銷憑證等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。5.技術(shù)文件：技術(shù)研發(fā)報(bào)告、圖紙、技術(shù)方案等。6.其他文件：不屬于以上分類的其他OA資料。（二）編號(hào)1.OA資料編號(hào)采用[年份][部門代碼][流水號(hào)]的格式。2.年份：資料產(chǎn)生的年份，用四位數(shù)字表示。3.部門代碼：按照公司部門設(shè)置，由兩位字母組成，具體代碼如下：行政部：AD財(cái)務(wù)部：FC人力資源部：HR業(yè)務(wù)一部：BD1業(yè)務(wù)二部：BD2……4.流水號(hào)：由三位數(shù)字組成，從001開始依次編號(hào)。例如：2023年行政部發(fā)布的第5號(hào)文件，編號(hào)為2023AD005。三、OA資料的創(chuàng)建與錄入（一）創(chuàng)建要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)OA資料的創(chuàng)建工作，確保資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.創(chuàng)建資料時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和模板進(jìn)行編寫，確保資料的規(guī)范性。3.涉及多個(gè)部門的資料，由主辦部門負(fù)責(zé)創(chuàng)建，并征求相關(guān)部門的意見。（二）錄入要求1.資料創(chuàng)建完成后，應(yīng)及時(shí)錄入OA系統(tǒng)，確保資料的時(shí)效性。2.錄入OA系統(tǒng)的資料應(yīng)與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致，不得擅自修改。3.資料錄入時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫資料的分類、編號(hào)、標(biāo)題、正文、附件等信息。四、OA資料的審核與審批（一）審核1.資料錄入OA系統(tǒng)后，應(yīng)由資料管理員進(jìn)行初審，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，資料管理員應(yīng)將資料提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。3.審核部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核資料內(nèi)容，提出審核意見，并簽字確認(rèn)。（二）審批1.對(duì)于重要的OA資料，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后才能發(fā)布。2.審批人應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行全面、細(xì)致的審批，并簽字確認(rèn)。3.審批通過(guò)的資料，由資料管理員在OA系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)布；審批不通過(guò)的資料，資料管理員應(yīng)及時(shí)通知?jiǎng)?chuàng)建部門進(jìn)行修改，修改后重新提交審核和審批。五、OA資料的存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)1.OA資料應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保資料的有序管理。2.資料存儲(chǔ)路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和使用。3.對(duì)于重要的OA資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保資料的安全性。（二）備份1.定期對(duì)OA資料進(jìn)行備份，備份周期為[具體周期]。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、磁帶等，并異地存放。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。六、OA資料的檢索與查詢（一）檢索方式1.提供多種檢索方式，如按分類、編號(hào)、標(biāo)題、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。2.支持模糊檢索，方便用戶快速查找所需資料。（二）查詢權(quán)限1.根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的查詢權(quán)限。2.普通用戶只能查詢自己有權(quán)限訪問(wèn)的OA資料；管理人員可以查詢所有OA資料，但涉及機(jī)密的資料需經(jīng)授權(quán)才能查詢。七、OA資料的借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱OA資料的，應(yīng)填寫《OA資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給資料管理員進(jìn)行審批。3.資料管理員根據(jù)審批意見，決定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)。批準(zhǔn)后，應(yīng)登記借閱信息，并將資料提供給借閱人。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的OA資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露資料內(nèi)容。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還資料。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱申請(qǐng)手續(xù)。（二）使用1.使用OA資料時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、刪除資料內(nèi)容。2.如需引用OA資料中的內(nèi)容，應(yīng)注明資料的出處和作者。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉OA系統(tǒng)，確保資料的安全性。八、OA資料的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的OA資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制訪問(wèn)權(quán)限。2.資料管理員應(yīng)定期對(duì)OA系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行檢查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置合理。3.加強(qiáng)對(duì)OA系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止病毒、黑客等攻擊。（二）安全管理1.制定OA系統(tǒng)的安全管理制度，明確安全責(zé)任和操作流程。2.定期對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。3.對(duì)OA系統(tǒng)的故障和事故，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。九、OA資料的清理與銷毀（一）清理1.定期對(duì)OA資料進(jìn)行清理，刪除過(guò)期、無(wú)用的資料。2.清理資料時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行操作，確保資料的安全性。（二）銷毀1.對(duì)于需要銷毀的OA資料，應(yīng)填寫《OA資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給資料管理員進(jìn)行審批。3.資料管理員根據(jù)審批意見，組織相關(guān)人員對(duì)資料進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或電子銷毀（如格式化、刪除等）。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)OA資料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.資料管理員應(yīng)定期對(duì)OA資料的錄入、審核、審批、存儲(chǔ)等情況進(jìn)行自查，確保資料管理工作的規(guī)范運(yùn)行。（二）考核評(píng)價(jià)1.將OA資料管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系