商場印制管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)商場印制管理，規(guī)范印制行為，確保商場各類印刷品的質(zhì)量和安全，維護(hù)商場形象和消費(fèi)者權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于商場內(nèi)部各部門以及與商場合作的外部印刷供應(yīng)商涉及的所有印刷品印制活動，包括但不限于宣傳資料、購物袋、會員卡、標(biāo)識牌、海報等。（三）基本原則1.合法性原則：印制活動必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.質(zhì)量可控原則：確保印刷品的質(zhì)量達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，滿足商場使用和消費(fèi)者需求。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制印制成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.安全保密原則：涉及商場商業(yè)秘密、消費(fèi)者信息等內(nèi)容的印刷品，要嚴(yán)格做好保密措施，防止信息泄露。二、印制申請與審批（一）申請流程1.商場內(nèi)部各部門因工作需要進(jìn)行印刷品印制時，應(yīng)填寫《印制申請表》，詳細(xì)注明印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、印制要求等信息。2.將填寫完整的《印制申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對申請內(nèi)容的必要性、合理性進(jìn)行審查，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至商場印制管理部門。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.印制內(nèi)容應(yīng)符合商場整體形象和宣傳策略，不得出現(xiàn)違反法律法規(guī)、損害商場聲譽(yù)的內(nèi)容。2.對于涉及商場重大活動、促銷方案等重要信息的印刷品，需經(jīng)商場管理層審批。3.審核申請數(shù)量是否合理，避免不必要的浪費(fèi)。4.檢查印制要求是否明確、具體，便于供應(yīng)商準(zhǔn)確理解和執(zhí)行。（三）審批流程1.商場印制管理部門收到《印制申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點審核申請流程的完整性、印制內(nèi)容的合規(guī)性等。2.對于符合要求的申請，提交至商場財務(wù)部門進(jìn)行成本預(yù)算審核。財務(wù)部門根據(jù)申請內(nèi)容，結(jié)合市場價格情況，對印制成本進(jìn)行評估，并簽署預(yù)算審核意見。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，由商場印制管理部門將申請表提交至商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)商場整體工作安排和資源情況，對申請進(jìn)行最終審批。4.審批通過的申請，由商場印制管理部門負(fù)責(zé)將相關(guān)信息反饋給申請部門，并安排后續(xù)印制工作；審批未通過的申請，應(yīng)及時通知申請部門說明原因。三、印刷供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立印刷供應(yīng)商名錄，定期收集、整理和更新供應(yīng)商信息。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的信譽(yù)和業(yè)績，生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)，印刷技術(shù)水平較高。2.通過招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，從名錄中選擇合適的供應(yīng)商。在選擇過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品、報價單、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、印刷經(jīng)營許可證等相關(guān)資料，并進(jìn)行實地考察。3.根據(jù)供應(yīng)商的綜合實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務(wù)質(zhì)量等因素進(jìn)行評估，確定入圍供應(yīng)商名單，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評估與考核1.定期對印刷供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估周期為每年一次。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、服務(wù)質(zhì)量、環(huán)保措施等方面。2.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，采用定量與定性相結(jié)合的方式進(jìn)行評估。定量指標(biāo)如產(chǎn)品合格率、交貨準(zhǔn)時率等，定性指標(biāo)如服務(wù)態(tài)度、配合度等。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，提出整改要求，如仍未改善，可考慮淘汰。（三）供應(yīng)商溝通與合作1.與印刷供應(yīng)商保持密切溝通，及時傳達(dá)商場的印制需求和要求，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解并執(zhí)行。2.定期召開供應(yīng)商會議，總結(jié)合作過程中存在的問題，共同商討解決方案，不斷優(yōu)化合作流程。3.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對于供應(yīng)商提出的合理訴求，及時給予回應(yīng)和解決，維護(hù)良好的合作關(guān)系。四、印制過程管理（一）設(shè)計審核1.對于需要設(shè)計的印刷品，申請部門應(yīng)提供詳細(xì)的設(shè)計要求和素材。設(shè)計完成后，由申請部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，確保設(shè)計內(nèi)容符合商場品牌形象和宣傳要求。2.將初審?fù)ㄟ^的設(shè)計稿提交至商場印制管理部門進(jìn)行審核。印制管理部門應(yīng)從印刷工藝可行性、色彩準(zhǔn)確性、排版合理性等方面進(jìn)行審核，并提出修改意見。3.涉及商場重要標(biāo)識、商標(biāo)等知識產(chǎn)權(quán)的印刷品，需經(jīng)商場法務(wù)部門審核，確保設(shè)計內(nèi)容不侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)。（二）打樣確認(rèn)1.根據(jù)設(shè)計稿和印制要求，供應(yīng)商制作印刷打樣。打樣應(yīng)采用與正式印制相同的紙張、油墨、工藝等，確保打樣效果與最終成品一致。2.打樣完成后，由申請部門、商場印制管理部門等相關(guān)人員對打樣進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)內(nèi)容包括印刷品的外觀、顏色、文字、圖案等是否符合要求，如有問題及時反饋給供應(yīng)商進(jìn)行修改。3.打樣確認(rèn)通過后，方可進(jìn)行批量印制。（三）印制監(jiān)控1.在批量印制過程中，商場印制管理部門應(yīng)安排專人對印制過程進(jìn)行監(jiān)控，確保印刷質(zhì)量和進(jìn)度符合要求。2.監(jiān)控內(nèi)容包括印刷設(shè)備的運(yùn)行狀況、印刷工藝的執(zhí)行情況、原材料的使用情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，確保印制工作順利進(jìn)行。3.要求供應(yīng)商定期提供印制進(jìn)度報告，及時掌握印制工作的進(jìn)展情況，對于可能影響交貨期的問題，提前采取措施進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。（四）質(zhì)量檢驗1.印刷品印制完成后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求進(jìn)行自檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。自檢合格后，向商場提交《產(chǎn)品檢驗報告》。2.商場印制管理部門組織相關(guān)人員對印刷品進(jìn)行抽檢。抽檢比例根據(jù)印刷品的種類、數(shù)量等因素確定，一般不低于[X]%。抽檢內(nèi)容包括印刷品的外觀質(zhì)量、尺寸偏差、顏色一致性、文字清晰度等。3.對于抽檢不合格的印刷品，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行返工處理，直至產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。返工后的產(chǎn)品需重新進(jìn)行檢驗，確保質(zhì)量合格。五、印制成本控制（一）預(yù)算編制1.商場財務(wù)部門根據(jù)各部門的印制申請，結(jié)合市場價格情況，編制年度印制成本預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括各類印刷品的預(yù)計印制數(shù)量、單價、總價等。2.在編制預(yù)算過程中，應(yīng)充分考慮印刷品的質(zhì)量要求、工藝難度、市場波動等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.年度印制成本預(yù)算經(jīng)商場管理層審批后，作為控制印制成本的依據(jù)。（二）成本核算1.商場財務(wù)部門對每一項印刷業(yè)務(wù)進(jìn)行成本核算，核算內(nèi)容包括原材料成本、加工費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、管理費(fèi)用等。2.定期對印制成本進(jìn)行分析，對比實際成本與預(yù)算成本的差異，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。3.根據(jù)成本分析結(jié)果，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行成本控制，如優(yōu)化采購渠道、降低原材料消耗、提高生產(chǎn)效率等。（三）價格管理1.與印刷供應(yīng)商協(xié)商確定合理的印刷價格，并簽訂價格協(xié)議。價格協(xié)議應(yīng)明確價格調(diào)整的條件和方式，確保價格的穩(wěn)定性。2.定期收集市場印刷價格信息，了解行業(yè)價格動態(tài)，與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，爭取更優(yōu)惠的價格。3.在保證印刷質(zhì)量的前提下，鼓勵供應(yīng)商通過技術(shù)創(chuàng)新、管理優(yōu)化等方式降低成本，實現(xiàn)雙方共贏。六、印制檔案管理（一）檔案建立1.商場印制管理部門負(fù)責(zé)建立印刷品印制檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括《印制申請表》、設(shè)計稿、打樣稿、《產(chǎn)品檢驗報告》、印刷合同、發(fā)票等相關(guān)資料。2.對檔案資料進(jìn)行分類整理，按照不同的印刷項目和時間順序進(jìn)行編號，便于查詢和管理。3.將檔案資料進(jìn)行電子化存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案資料的安全、完整和可追溯。（二）檔案保管1.確定檔案保管期限，一般重要的印刷檔案保管期限為[X]年，普通檔案保管期限為[X]年。2.按照檔案保管期限，定期對檔案進(jìn)行清理和銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。3.加強(qiáng)檔案保管場所的安全管理，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全。（三）檔案查閱1.商場內(nèi)部各部門因工作需要查閱印制檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交至商場印制管理部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、保密管理（一）保密范圍1.涉及商場商業(yè)秘密、經(jīng)營策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的印刷品，均屬于保密管理范圍。2.對于在印制過程中接觸到的商場內(nèi)部資料、設(shè)計稿、打樣稿等，供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。（二）保密措施1.與印刷供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密信息的范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.要求供應(yīng)商對涉及保密信息的印刷設(shè)備、存儲介質(zhì)等采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。3.在印制過程中，嚴(yán)格控制接觸保密信息的人員范圍，對相關(guān)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。4.對于廢棄的印刷品、設(shè)計稿、打樣稿等，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保保密信息不被泄露。（三）監(jiān)督與檢查1.商場印制管理部門定期對印刷供應(yīng)商的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、保密措施的落實情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在保密違規(guī)行為，應(yīng)及時責(zé)令其整改，并按照保密協(xié)議的約定追究其違約責(zé)任。3.對于