會(huì)展基礎(chǔ)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)管理，規(guī)范會(huì)展活動(dòng)的組織與實(shí)施，提高會(huì)展活動(dòng)的質(zhì)量和效益，確保會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的各類會(huì)展活動(dòng)，包括但不限于展覽會(huì)、展銷會(huì)、研討會(huì)、論壇、會(huì)議等。（三）基本原則1.合法性原則：會(huì)展活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確?；顒?dòng)合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全會(huì)展活動(dòng)的各項(xiàng)管理制度和流程，規(guī)范操作，確?；顒?dòng)有序進(jìn)行。3.效益性原則：注重會(huì)展活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提高活動(dòng)的質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)公司的發(fā)展目標(biāo)。4.安全性原則：加強(qiáng)會(huì)展活動(dòng)的安全管理，確保活動(dòng)場(chǎng)所、人員和財(cái)產(chǎn)的安全。二、會(huì)展活動(dòng)策劃與組織（一）市場(chǎng)調(diào)研1.在開(kāi)展會(huì)展活動(dòng)前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)需求、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況等，為活動(dòng)策劃提供依據(jù)。2.市場(chǎng)調(diào)研內(nèi)容包括但不限于：行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、目標(biāo)客戶群體、市場(chǎng)規(guī)模、市場(chǎng)份額、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手活動(dòng)情況等。（二）活動(dòng)策劃1.根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，制定會(huì)展活動(dòng)策劃方案，明確活動(dòng)主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、形式、參與人員等。2.活動(dòng)策劃方案應(yīng)包括活動(dòng)預(yù)算、宣傳推廣計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)布置方案、活動(dòng)流程安排、應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容。3.活動(dòng)策劃方案應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)，確保方案的可行性和有效性。（三）活動(dòng)組織1.成立會(huì)展活動(dòng)組織工作小組，明確各成員的職責(zé)分工，確?；顒?dòng)組織工作的順利進(jìn)行。2.按照活動(dòng)策劃方案，組織實(shí)施活動(dòng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備搭建、展品布置、宣傳推廣、人員邀請(qǐng)等。3.在活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中，要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理，確保活動(dòng)秩序井然，各項(xiàng)活動(dòng)環(huán)節(jié)順利進(jìn)行。三、會(huì)展活動(dòng)宣傳推廣（一）宣傳目標(biāo)明確會(huì)展活動(dòng)的宣傳目標(biāo)，包括提高活動(dòng)知名度、吸引目標(biāo)客戶群體、增加參展商和觀眾數(shù)量等。（二）宣傳渠道1.線上宣傳渠道：利用公司官網(wǎng)、社交媒體平臺(tái)、行業(yè)網(wǎng)站、電子郵件等進(jìn)行宣傳推廣。2.線下宣傳渠道：通過(guò)報(bào)紙、雜志、電視、廣播、戶外廣告、宣傳單頁(yè)等進(jìn)行宣傳推廣。3.合作宣傳渠道：與行業(yè)協(xié)會(huì)、商會(huì)、合作伙伴等進(jìn)行合作宣傳，擴(kuò)大活動(dòng)影響力。（三）宣傳內(nèi)容1.制定會(huì)展活動(dòng)宣傳資料，包括活動(dòng)海報(bào)、宣傳單頁(yè)、宣傳冊(cè)、視頻等，宣傳資料應(yīng)突出活動(dòng)主題、亮點(diǎn)和特色。2.宣傳內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、合法，不得夸大宣傳或虛假宣傳。（四）宣傳計(jì)劃1.根據(jù)活動(dòng)時(shí)間和宣傳目標(biāo)，制定詳細(xì)的宣傳計(jì)劃，明確各宣傳渠道的宣傳時(shí)間、內(nèi)容和方式。2.宣傳計(jì)劃應(yīng)提前發(fā)布，并根據(jù)活動(dòng)進(jìn)展情況及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化。四、會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理（一）場(chǎng)地布置1.根據(jù)活動(dòng)策劃方案，進(jìn)行會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的場(chǎng)地布置，確保場(chǎng)地整潔、美觀、安全。2.場(chǎng)地布置應(yīng)符合活動(dòng)主題和氛圍，合理安排展位、展示區(qū)、洽談區(qū)、休息區(qū)等功能區(qū)域。（二）設(shè)備設(shè)施管理1.對(duì)會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。2.安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備設(shè)施的維護(hù)和管理，及時(shí)處理設(shè)備設(shè)施故障和問(wèn)題。（三）人員管理1.對(duì)參展商、觀眾、工作人員等人員進(jìn)行管理，確保人員有序進(jìn)出活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。2.加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)和管理，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（四）安全管理1.建立健全會(huì)展活動(dòng)安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，確?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)安全。2.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、突發(fā)事件等。3.加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的安全檢查和巡邏，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（五）環(huán)境衛(wèi)生管理1.保持會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境衛(wèi)生整潔，及時(shí)清理垃圾和雜物。2.加強(qiáng)對(duì)餐飲、衛(wèi)生間等區(qū)域的衛(wèi)生管理，確保衛(wèi)生達(dá)標(biāo)。五、會(huì)展活動(dòng)服務(wù)管理（一）參展商服務(wù)1.為參展商提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，包括展位搭建、展品運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)咨詢、商務(wù)洽談等服務(wù)。2.及時(shí)了解參展商的需求和意見(jiàn)，為參展商解決實(shí)際問(wèn)題，提高參展商的滿意度。（二）觀眾服務(wù)1.為觀眾提供便捷的服務(wù)，包括活動(dòng)信息咨詢、現(xiàn)場(chǎng)引導(dǎo)、休息區(qū)服務(wù)等服務(wù)。2.加強(qiáng)對(duì)觀眾的管理，維護(hù)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)秩序，確保觀眾的安全和舒適。（三）其他服務(wù)1.根據(jù)活動(dòng)需要，提供其他相關(guān)服務(wù)，如翻譯服務(wù)、金融服務(wù)、物流服務(wù)等。2.加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)服務(wù)的管理和監(jiān)督，確保服務(wù)質(zhì)量和效果。六、會(huì)展活動(dòng)財(cái)務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.在會(huì)展活動(dòng)策劃階段，制定詳細(xì)的活動(dòng)預(yù)算，明確活動(dòng)各項(xiàng)費(fèi)用的支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)。2.活動(dòng)預(yù)算應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）費(fèi)用控制1.嚴(yán)格按照活動(dòng)預(yù)算控制費(fèi)用支出，確保費(fèi)用不超支。2.加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用支出的審核和監(jiān)督，杜絕不合理的費(fèi)用支出。（三）財(cái)務(wù)核算1.建立健全會(huì)展活動(dòng)財(cái)務(wù)核算制度，對(duì)活動(dòng)費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算。2.定期編制活動(dòng)財(cái)務(wù)報(bào)表，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)活動(dòng)財(cái)務(wù)情況。七、會(huì)展活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.對(duì)會(huì)展活動(dòng)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和可能性。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.建立健全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險(xiǎn)事件。八、會(huì)展活動(dòng)評(píng)估與總結(jié)（一）活動(dòng)評(píng)估1.在會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括活動(dòng)目標(biāo)達(dá)成情況、活動(dòng)效果、參展商和觀眾滿意度等。2.采用問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談、數(shù)據(jù)分析等方式收集評(píng)估信息，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。（二）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)1.根據(jù)活動(dòng)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析活動(dòng)中存在的問(wèn)題和不足之處。2.提出改進(jìn)措施和建議，為今后的會(huì)展活動(dòng)提供參考。（三）資料歸檔1.將會(huì)展活動(dòng)的相