中船樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品管理，規(guī)范樣品的收集、制作、存儲、使用、流轉及處置等環(huán)節(jié)，確保樣品質(zhì)量，提高樣品使用效率，保障公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及樣品管理的部門和項目，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等環(huán)節(jié)所涉及的各類樣品。（三）基本原則1.合法性原則：樣品管理應嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保各項活動合法合規(guī)。2.科學性原則：采用科學的方法和手段進行樣品管理，保證樣品的真實性、準確性和完整性。3.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的樣品管理流程和標準，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作要求，確保管理工作有序進行。4.安全性原則：注重樣品的安全管理，防止樣品在存儲、使用過程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄露等情況，保障人員和環(huán)境安全。二、職責分工（一）樣品管理部門1.負責制定和完善公司樣品管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司內(nèi)各部門的樣品管理工作，解決樣品管理過程中出現(xiàn)的問題。3.負責建立公司樣品總臺賬，記錄樣品的基本信息、來源、去向等情況。4.定期組織對公司樣品管理工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。（二）樣品需求部門1.根據(jù)業(yè)務需要，提出樣品制作、收集、使用等申請，并明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、用途等要求。2.負責本部門樣品的日常管理，包括樣品的接收、使用、歸還等工作，并做好相應記錄。3.配合樣品管理部門做好樣品的盤點、清查等工作。（三）樣品制作部門1.根據(jù)樣品需求部門的要求，按時、按質(zhì)、按量完成樣品的制作任務。2.在樣品制作過程中，嚴格按照相關標準和規(guī)范進行操作，確保樣品質(zhì)量。3.負責對制作完成的樣品進行標識、包裝，并及時交付給樣品需求部門或樣品管理部門。（四）樣品存儲部門1.提供符合樣品存儲要求的場地和設施，確保樣品存儲環(huán)境安全、適宜。2.負責樣品的入庫、存儲、保管、出庫等工作，建立樣品存儲臺賬，詳細記錄樣品的出入庫情況。3.定期對存儲的樣品進行檢查和盤點，確保樣品數(shù)量準確、質(zhì)量完好。（五）質(zhì)量控制部門1.負責對樣品的質(zhì)量進行檢驗和評估，確保樣品符合相關標準和要求。2.參與樣品管理過程中的質(zhì)量控制工作，提供技術支持和指導。3.對樣品質(zhì)量問題進行調(diào)查和分析，提出處理意見和改進措施。三、樣品的收集與制作（一）樣品收集1.樣品需求部門應根據(jù)業(yè)務需要，明確樣品收集的范圍、數(shù)量、規(guī)格等要求，并填寫《樣品收集申請表》，提交給樣品管理部門。2.《樣品收集申請表》應包括樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、來源、用途、收集時間等信息。3.樣品管理部門收到《樣品收集申請表》后，應進行審核，審核通過后，將申請表轉發(fā)給相關部門進行樣品收集。4.相關部門應按照申請表的要求，及時、準確地收集樣品，并將樣品交付給樣品管理部門或樣品需求部門。（二）樣品制作1.樣品需求部門或樣品管理部門根據(jù)業(yè)務需要，確定樣品制作任務后，填寫《樣品制作申請表》，提交給樣品制作部門。2.《樣品制作申請表》應包括樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、制作要求、制作時間等信息。3.樣品制作部門收到《樣品制作申請表》后，應組織相關人員進行評審，制定樣品制作方案，并按照方案進行樣品制作。4.在樣品制作過程中，樣品制作部門應嚴格按照相關標準和規(guī)范進行操作，確保樣品質(zhì)量。如遇技術難題或質(zhì)量問題，應及時與樣品需求部門或質(zhì)量控制部門溝通解決。5.樣品制作完成后，樣品制作部門應進行自檢，自檢合格后，填寫《樣品制作檢驗報告》，并將樣品及相關資料交付給樣品需求部門或樣品管理部門。四、樣品的存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.樣品存儲部門應根據(jù)樣品的特性和要求，提供適宜的存儲環(huán)境，確保樣品質(zhì)量不受影響。2.對于有溫度、濕度、光照等要求的樣品，應配備相應的溫濕度控制設備、光照防護設施等，保證存儲環(huán)境符合要求。3.存儲樣品的場地應保持清潔、干燥、通風良好，避免樣品受到污染、損壞或變質(zhì)。（二）樣品標識1.樣品制作部門在樣品制作完成后，應及時對樣品進行標識。標識應包括樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、生產(chǎn)日期、有效期等信息。2.標識應清晰、準確、牢固，易于識別和追溯。對于一些特殊樣品，還應標注警示標識或特殊說明。3.樣品存儲部門在接收樣品時，應對樣品標識進行檢查，確保標識完整、準確。如發(fā)現(xiàn)標識不清或損壞，應及時要求樣品制作部門進行補充或更換。（三）樣品入庫1.樣品制作部門或相關部門將制作完成的樣品交付給樣品存儲部門時，雙方應辦理樣品入庫手續(xù)。2.樣品存儲部門應根據(jù)樣品標識和相關資料，對樣品進行核對、清點，確認無誤后，填寫《樣品入庫單》。3.《樣品入庫單》應包括樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、批次、生產(chǎn)日期、有效期、入庫時間、入庫人等信息。4.樣品存儲部門應將《樣品入庫單》的一聯(lián)交樣品制作部門或相關部門留存，一聯(lián)自己留存作為樣品存儲臺賬的記錄依據(jù)。（四）樣品保管1.樣品存儲部門應按照樣品的類別、特性、存儲要求等進行分類存放，便于查找和管理。2.定期對存儲的樣品進行檢查和盤點，檢查內(nèi)容包括樣品的數(shù)量、質(zhì)量、標識、存儲環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應及時報告樣品管理部門，并采取相應措施進行處理。3.對于貴重樣品、關鍵樣品或有特殊要求的樣品，應采取特殊的保管措施，如專人保管、專柜存放、加密存儲等，確保樣品安全。（五）樣品出庫1.樣品需求部門因業(yè)務需要使用樣品時，應填寫《樣品出庫申請表》，提交給樣品管理部門。2.《樣品出庫申請表》應包括樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時間、預計歸還時間等信息。3.樣品管理部門收到《樣品出庫申請表》后，應進行審核，審核通過后，通知樣品存儲部門辦理樣品出庫手續(xù)。4.樣品存儲部門根據(jù)《樣品出庫申請表》，對樣品進行核對、清點，確認無誤后，填寫《樣品出庫單》。5.《樣品出庫單》應包括樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、批次、生產(chǎn)日期、有效期、出庫時間、出庫人、使用部門等信息。6.樣品存儲部門應將樣品交付給樣品需求部門，并要求使用部門在《樣品出庫單》上簽字確認。同時，將《樣品出庫單》的一聯(lián)交樣品管理部門留存，一聯(lián)自己留存作為樣品存儲臺賬的記錄依據(jù)。五、樣品的使用與流轉（一）樣品使用1.樣品需求部門在使用樣品時，應嚴格按照樣品的用途和使用要求進行操作，確保樣品使用安全、有效。2.使用過程中，如需對樣品進行加工、測試、分析等操作，應按照相關標準和規(guī)范進行，并做好相應記錄。3.樣品使用完畢后，樣品需求部門應及時將樣品歸還樣品存儲部門，并辦理樣品歸還手續(xù)。（二）樣品流轉1.因業(yè)務需要，樣品需在公司內(nèi)不同部門之間流轉時，應由樣品需求部門填寫《樣品流轉申請表》，提交給樣品管理部門。2.《樣品流轉申請表》應包括樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、流轉原因、流轉時間、接收部門等信息。3.樣品管理部門收到《樣品流轉申請表》后，應進行審核，審核通過后，通知相關部門辦理樣品流轉手續(xù)。4.樣品流轉過程中，轉出部門和接收部門應做好樣品的交接工作，填寫《樣品流轉交接單》，明確樣品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并簽字確認。5.《樣品流轉交接單》應一式三聯(lián)，轉出部門、接收部門和樣品管理部門各留存一聯(lián)。六、樣品的處置（一）處置原則1.樣品處置應遵循節(jié)約資源、保護環(huán)境、確保安全的原則，根據(jù)樣品的特性和實際情況，選擇合適的處置方式。2.對于有利用價值的樣品，應優(yōu)先考慮回收利用；對于無利用價值或已超過有效期的樣品，應按照相關規(guī)定進行妥善處置，防止對環(huán)境造成污染。（二）處置方式1.回收利用：對于一些可重復使用或經(jīng)過處理后可再次利用的樣品，如原材料、零部件等，應進行回收利用?；厥绽玫臉悠窇?jīng)過質(zhì)量檢驗，確保符合相關標準和要求后，方可再次投入使用。2.報廢處理：對于無利用價值或已超過有效期的樣品，應填寫《樣品報廢申請表》，提交給樣品管理部門。樣品管理部門組織相關人員進行評審，評審通過后，按照公司相關規(guī)定進行報廢處理。報廢處理方式包括但不限于銷毀、填埋、焚燒等，具體處理方式應根據(jù)樣品的特性和環(huán)保要求確定。3.捐贈：對于一些仍具有一定使用價值，但公司不再需要的樣品，可以考慮捐贈給相關單位或個人。捐贈樣品應填寫《樣品捐贈申請表》，提交給樣品管理部門。樣品管理部門審核通過后，辦理相關捐贈手續(xù)，并做好記錄。（三）處置流程1.回收利用流程樣品使用部門或相關部門提出樣品回收利用申請，填寫《樣品回收利用申請表》，說明回收利用的原因、樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等信息。樣品管理部門組織相關人員對回收利用申請進行評審，評估回收利用的可行性和必要性。評審通過后，樣品管理部門通知樣品存儲部門將回收利用的樣品進行整理、標識，并交付給相關部門進行回收利用?；厥绽貌块T對回收利用的樣品進行處理，處理完成后，填寫《樣品回收利用報告》，說明回收利用的過程、結果等情況，并將報告提交給樣品管理部門。2.報廢處理流程樣品使用部門或相關部門發(fā)現(xiàn)樣品無利用價值或已超過有效期，填寫《樣品報廢申請表》，說明報廢原因、樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等信息。樣品管理部門組織相關人員對報廢申請進行評審，包括技術人員、質(zhì)量管理人員、財務人員等，評估報廢的合理性和必要性。評審通過后，樣品管理部門根據(jù)樣品的特性和環(huán)保要求，確定報廢處理方式，并安排相關部門進行處理。報廢處理完成后，樣品管理部門組織相關人員對處理情況進行檢查和驗收，填寫《樣品報廢處理報告》，說明報廢處理的過程、結果等情況，并將報告提交給公司相關領導審批。3.捐贈流程樣品使用部門或相關部門提出樣品捐贈申請，填寫《樣品捐贈申請表》，說明捐贈原因、樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、接收單位等信息。樣品管理部門對捐贈申請進行審核，審核內(nèi)容包括捐贈的合法性、接收單位的資質(zhì)等。審核通過后，樣品管理部門辦理相關捐贈手續(xù)，如簽訂捐贈協(xié)議、開具捐贈證明等，并通知樣品存儲部門將捐贈的樣品進行整理、標識，交付給接收單位。樣品管理部門對捐贈情況進行記錄，包括捐贈時間、接收單位、樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等信息，并定期進行統(tǒng)計和分析。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立樣品管理監(jiān)督機制，定期對樣品管理工作進行檢查和評估，確保樣品管理工作符合本辦法及相關法律法規(guī)、行業(yè)標準的要求。2.樣品管理部門負責組織對公司內(nèi)各部門的樣品管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.公司內(nèi)部審計部門負責對樣品管理工作進行定期審計，重點檢查樣品管理的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況、樣品的采購、制作、存儲、使用、流轉及處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.樣品管理相關制度的執(zhí)行情況，包括樣品的收集、制作、存儲、使用、流轉及處置等環(huán)節(jié)的操作流程是否規(guī)范，相關記錄是否完整、準確。2.樣品的質(zhì)量狀況，包括樣品是否符合相關標準和要求，是否存在質(zhì)量問題或安全隱患。3.樣品的存儲環(huán)境和保管措施是否符合要求，是否存在樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況。4.樣品的使用和流轉情況，包括樣品的使用是否合理、合規(guī)，流轉手續(xù)是否齊全、規(guī)范。5.樣品的處置情況，包括樣品的處置方式是否符合規(guī)定，處置過程是否記錄完整。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應及時向被檢查部門反饋，并下達《樣品管理問題整改通知書》，明確整改要求和整改期限。2.