qc公文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司QC公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部相關(guān)單位之間涉及QC工作的公文管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語(yǔ)言表達(dá)等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.及時(shí)高效原則：公文的傳遞、辦理應(yīng)遵循及時(shí)、高效的原則，避免延誤和積壓，確保公文處理的時(shí)效性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文的安全保密管理，防止公文泄露和丟失。（四）職責(zé)分工1.公司辦公室負(fù)責(zé)制定和完善公司公文管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)公司各類(lèi)公文的統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號(hào)、傳遞、歸檔等工作。對(duì)各部門(mén)公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)公文的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理等工作。嚴(yán)格按照公司公文管理規(guī)定，規(guī)范本部門(mén)公文處理流程，確保公文處理工作的質(zhì)量和效率。配合公司辦公室做好公文的歸檔和保密工作。二、公文種類(lèi)及格式（一）公文種類(lèi)1.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。3.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。4.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。5.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。6.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。2.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。3.密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)。6.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。10.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。11.附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。13.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。16.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，起草部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，起草部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定。3.公文的語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)當(dāng)符合語(yǔ)法規(guī)范，避免使用生僻字、異體字、繁體字，不得隨意簡(jiǎn)化、縮寫(xiě)詞語(yǔ)。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和主題，確定公文的種類(lèi)、格式和內(nèi)容框架。2.收集相關(guān)資料和信息，進(jìn)行分析研究，為公文起草提供依據(jù)。3.按照公文格式和內(nèi)容要求，撰寫(xiě)公文初稿。4.對(duì)公文初稿進(jìn)行審核，檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，語(yǔ)言表達(dá)是否規(guī)范，格式是否符合要求等。5.根據(jù)審核意見(jiàn)，對(duì)公文初稿進(jìn)行修改完善，形成送審稿。四、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文意圖，是否與現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。3.涉及有關(guān)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核流程1.公文起草部門(mén)完成送審稿后，應(yīng)當(dāng)先由本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司辦公室。2.公司辦公室收到送審稿后，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的格式、內(nèi)容等進(jìn)行全面審核。審核過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與起草部門(mén)溝通，提出修改意見(jiàn)，起草部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照要求進(jìn)行修改。3.對(duì)于重要公文或者涉及多個(gè)部門(mén)的公文，公司辦公室應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，共同研究審核意見(jiàn)，確保公文質(zhì)量。4.經(jīng)審核符合要求的公文，由公司辦公室送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以公司名義制發(fā)的公文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.涉及公司某一領(lǐng)域或某一方面工作的公文，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.部門(mén)之間的一般性公文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.公文送審稿經(jīng)審核通過(guò)后，由公司辦公室呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對(duì)公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等進(jìn)行全面審查，確認(rèn)無(wú)誤后簽署意見(jiàn)并簽名。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，公司辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記，并按照規(guī)定進(jìn)行印發(fā)、傳遞等處理。六、公文印發(fā)（一）印發(fā)要求1.公文印發(fā)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見(jiàn)進(jìn)行，不得擅自修改公文內(nèi)容。2.公文印發(fā)的格式、排版等應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.公文印發(fā)的份數(shù)應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的發(fā)送范圍和實(shí)際需要確定，不得隨意增加或減少。（二）印發(fā)流程1.公司辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見(jiàn)，對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等處理，形成正式文稿。2.正式文稿經(jīng)審核無(wú)誤后，交由公司文印部門(mén)進(jìn)行印制。3.文印部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的格式、排版要求和印發(fā)份數(shù)進(jìn)行印制，確保公文的質(zhì)量和數(shù)量。4.公文印制完成后，公司辦公室應(yīng)當(dāng)對(duì)公文進(jìn)行清點(diǎn)、封裝，并按照規(guī)定的發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)。七、公文傳遞（一）傳遞方式1.公司內(nèi)部公文傳遞主要通過(guò)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行，緊急公文也可以通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)等方式進(jìn)行傳遞。2.公司與外部相關(guān)單位之間的公文傳遞，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的性質(zhì)和緊急程度，選擇合適的傳遞方式，如郵政特快專(zhuān)遞、傳真、電子郵件等。（二）傳遞流程1.公司辦公室收到公文后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行登記，并根據(jù)公文的內(nèi)容和發(fā)送范圍，確定傳遞方式和傳遞對(duì)象。2.通過(guò)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)傳遞的公文，應(yīng)當(dāng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行發(fā)送，確保公文能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)接收部門(mén)或人員。3.通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)等方式傳遞的公文，應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并確保公文在傳遞過(guò)程中的安全和保密。4.公文接收部門(mén)或人員收到公文后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行簽收，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。八、公文辦理（一）收文辦理1.簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。2.登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3.初審：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。2.登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（三）公文歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將公文整理歸檔。2.歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、公司發(fā)文、部門(mén)之間往來(lái)公文等。3.歸檔的公文應(yīng)當(dāng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)，格式規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.公文歸檔應(yīng)當(dāng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查找和利用。（四）公文清退1.涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退。2.清退的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明清退時(shí)間。3.清退的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷(xiāo)毀，不得擅自留存或轉(zhuǎn)讓。九、公文保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)公文的保密管理，明確保密責(zé)任，確保公文信息不泄露。2.涉密公文應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的密級(jí)和保密期限進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍，嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大知悉范圍。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的公文，應(yīng)當(dāng)采取