企業(yè)詢價管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)詢價管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保障企業(yè)利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)部各部門涉及物資采購、服務(wù)采購等各類詢價活動的管理。（三）基本原則1.合法性原則：詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有參與詢價的供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得有歧視或偏袒行為，保證詢價過程和結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：詢價信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開，接受企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督，確保采購過程透明。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理詢價，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。二、詢價管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定詢價計劃，明確詢價項目的需求、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.組織實施詢價活動，包括選擇詢價對象、發(fā)放詢價文件、收集報價等。3.對供應(yīng)商的報價進(jìn)行初步評審，篩選出符合要求的供應(yīng)商，并提交給評審小組。4.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同。（二）需求部門1.提出物資或服務(wù)的采購需求，確保需求信息準(zhǔn)確、完整。2.協(xié)助采購部門制定詢價文件，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.參與對供應(yīng)商報價的評審工作，對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量、性能等方面進(jìn)行評估。（三）評審小組1.由采購部門、需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。2.負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的報價進(jìn)行綜合評審，根據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)確定成交供應(yīng)商。3.對詢價過程和結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督，確保評審工作公正、公平。（四）財務(wù)部門1.參與詢價文件的審核，對采購預(yù)算進(jìn)行把關(guān)。2.對供應(yīng)商的報價進(jìn)行財務(wù)分析，評估采購成本的合理性。3.負(fù)責(zé)采購款項的支付審核和賬務(wù)處理。（五）審計部門1.對詢價活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查詢價過程是否合規(guī)。2.對采購合同的簽訂、執(zhí)行等情況進(jìn)行審計，防范采購風(fēng)險。三、詢價流程（一）詢價準(zhǔn)備1.需求確認(rèn)需求部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息，并提交給采購部門。2.采購預(yù)算編制財務(wù)部門根據(jù)采購需求，結(jié)合企業(yè)財務(wù)狀況，編制采購預(yù)算，明確采購資金的來源和金額上限。采購預(yù)算應(yīng)報企業(yè)管理層審批后執(zhí)行。3.詢價文件編制采購部門根據(jù)需求部門提供的信息和采購預(yù)算，編制詢價文件。詢價文件應(yīng)包括詢價邀請函、采購需求明細(xì)、報價要求、合同條款、評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。詢價文件應(yīng)確保內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生歧義。（二）詢價發(fā)布1.供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過企業(yè)供應(yīng)商庫、行業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)平臺等渠道，選擇潛在供應(yīng)商。選擇的供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽、生產(chǎn)經(jīng)營能力和產(chǎn)品質(zhì)量保證能力。2.詢價文件發(fā)放采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)放詢價文件，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。詢價文件發(fā)放可以采用書面送達(dá)、電子郵件、傳真等方式進(jìn)行。（三）報價接收1.報價文件提交供應(yīng)商應(yīng)按照詢價文件的要求，在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。報價文件應(yīng)包括報價單、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾、資質(zhì)證明文件等內(nèi)容。2.報價文件審核采購部門對供應(yīng)商提交的報價文件進(jìn)行初步審核，檢查報價文件的完整性、符合性和有效性。對于不符合要求的報價文件，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行補充或修改。（四）評審1.評審小組組建采購部門組織成立評審小組，成員應(yīng)包括采購部門、需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員。評審小組應(yīng)明確分工，確保評審工作的順利進(jìn)行。2.評審標(biāo)準(zhǔn)制定評審小組根據(jù)采購項目的特點和要求，制定評審標(biāo)準(zhǔn)。評審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括價格、質(zhì)量、技術(shù)方案、售后服務(wù)、信譽等方面的內(nèi)容，并明確各項評審因素的權(quán)重。3.報價評審評審小組對供應(yīng)商的報價進(jìn)行評審，按照評審標(biāo)準(zhǔn)對各供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行綜合評估。評審過程中，評審小組可以要求供應(yīng)商對報價文件進(jìn)行澄清或說明。4.確定成交供應(yīng)商評審小組根據(jù)評審結(jié)果，按照得分高低或綜合評估情況，確定成交供應(yīng)商。評審結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報企業(yè)管理層審批。（五）合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)評審結(jié)果，與成交供應(yīng)商起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.合同審核采購合同起草完成后，應(yīng)提交給財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性，采購價格的合理性，付款方式的安全性等。3.合同簽訂采購合同經(jīng)審核通過后，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表與成交供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。四、詢價文件編制規(guī)范（一）基本要求1.詢價文件應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保采購活動合法合規(guī)。2.詢價文件應(yīng)明確采購項目的需求、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息，避免產(chǎn)生歧義。3.詢價文件應(yīng)包括報價要求、合同條款、評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，為供應(yīng)商報價和評審小組評審提供明確的依據(jù)。（二）內(nèi)容構(gòu)成1.詢價邀請函項目名稱、編號、采購內(nèi)容、采購預(yù)算等基本信息。詢價文件的獲取方式、獲取時間、報價截止時間、開標(biāo)時間、開標(biāo)地點等信息。對供應(yīng)商的資質(zhì)要求、業(yè)績要求、信譽要求等。2.采購需求明細(xì)采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)等詳細(xì)信息。交貨時間、交貨地點、包裝要求、運輸方式等要求。3.報價要求報價方式，如總價報價、單價報價等。報價包含的內(nèi)容，如物資價格、運輸費、裝卸費、稅費、售后服務(wù)費等。報價有效期。4.合同條款合同標(biāo)的、數(shù)量、價格、付款方式、交貨時間、交貨地點等主要條款。質(zhì)量保證條款，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、質(zhì)量保證金等。售后服務(wù)條款，包括售后服務(wù)內(nèi)容、售后服務(wù)期限、售后服務(wù)響應(yīng)時間等。違約責(zé)任條款，明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。5.評審標(biāo)準(zhǔn)價格評審因素及權(quán)重，如報價得分計算方法。質(zhì)量評審因素及權(quán)重，如產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)方案等方面的評審標(biāo)準(zhǔn)。售后服務(wù)評審因素及權(quán)重，如售后服務(wù)承諾、售后服務(wù)能力等方面的評審標(biāo)準(zhǔn)。信譽評審因素及權(quán)重，如供應(yīng)商的信譽等級、業(yè)績情況等方面的評審標(biāo)準(zhǔn)。（三）編制注意事項1.詢價文件的語言應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范，避免使用模糊、歧義的詞匯和語句。2.詢價文件的格式應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于供應(yīng)商閱讀和理解。3.詢價文件的內(nèi)容應(yīng)完整、全面，不得遺漏重要信息。4.詢價文件的評審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)科學(xué)合理，能夠客觀、公正地評價供應(yīng)商的報價和綜合實力。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商庫建立采購部門應(yīng)建立企業(yè)供應(yīng)商庫，收錄符合企業(yè)采購要求的供應(yīng)商信息。供應(yīng)商庫應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、信譽評價等內(nèi)容。2.供應(yīng)商篩選采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應(yīng)商庫中篩選出潛在供應(yīng)商。篩選過程中，應(yīng)考慮供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營能力、產(chǎn)品質(zhì)量保證能力、信譽狀況、價格水平等因素。3.供應(yīng)商考察對于重要采購項目或新合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等方面。（二）供應(yīng)商評價1.評價指標(biāo)設(shè)定采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價指標(biāo)體系，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、信譽等方面進(jìn)行評價。評價指標(biāo)應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求進(jìn)行設(shè)定，并明確各項指標(biāo)的權(quán)重。2.評價周期采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價周期可以根據(jù)采購項目的實際情況確定，一般為半年或一年。3.評價方式采購部門可以通過問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評等方式對供應(yīng)商進(jìn)行評價。評價結(jié)果應(yīng)形成書面報告，作為供應(yīng)商管理的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.激勵措施對于評價結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可以給予以下激勵措施：增加采購份額，優(yōu)先選擇合作。給予價格優(yōu)惠或其他商務(wù)優(yōu)惠。頒發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商證書或獎牌。提供培訓(xùn)、技術(shù)支持等服務(wù)。2.約束措施對于評價結(jié)果不合格的供應(yīng)商，采購部門可以采取以下約束措施：減少采購份額或暫停合作。要求供應(yīng)商整改，整改合格后再恢復(fù)合作。將供應(yīng)商列入黑名單，禁止其參與企業(yè)的采購活動。六、詢價過程監(jiān)督與風(fēng)險管理（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對詢價活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查詢價過程是否合規(guī)，評審結(jié)果是否公正。審計部門可以通過查閱詢價文件、報價文件、評審記錄等資料，對詢價活動進(jìn)行全過程監(jiān)督。2.外部監(jiān)督對于涉及重大采購項目或社會關(guān)注度較高的詢價活動，企業(yè)可以邀請外部審計機構(gòu)或監(jiān)管部門進(jìn)行監(jiān)督，確保詢價活動的公開、公平、公正。（二）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)識別詢價過程中可能存在的風(fēng)險，如供應(yīng)商串通報價、報價文件泄露、評審不公等風(fēng)險。2.風(fēng)險評估采購部門應(yīng)對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險評估結(jié)果應(yīng)作為制定風(fēng)險應(yīng)對措施的依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.預(yù)防措施采購部門應(yīng)采取以下預(yù)防措施，降低詢價過程中的風(fēng)險：加強對詢價文件的管理，確保文件的保密性。嚴(yán)格審查供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽，防止供應(yīng)商串通報價。規(guī)范評審流程，確保評審工作公正、公平。2.應(yīng)急措施對于發(fā)生的風(fēng)險事件，采購部門應(yīng)及時采取應(yīng)急措施，減少損失。應(yīng)急措施包括重新組織詢價、更換評審小組、追究相關(guān)人員責(zé)任等。七、詢價檔案管理（一）檔案內(nèi)容詢價檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.采購需求申請表、采購預(yù)算審批表等相關(guān)文件。2.詢價文件、報價文件、評審記錄、成交供應(yīng)商確定文件等。3.采購合同、合同履行記錄、驗收報告等。4.供應(yīng)商評價報告、供應(yīng)商管理檔案等。5.審計報告、監(jiān)督檢查記錄等相關(guān)資料。（二）檔案整理與歸檔采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)詢