書(shū)稿檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司書(shū)稿檔案的科學(xué)管理，確保書(shū)稿檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類書(shū)稿檔案的管理，包括但不限于編輯過(guò)程中形成的手稿、校樣、修改記錄、選題策劃資料、合同文件等相關(guān)資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：書(shū)稿檔案由公司指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：歸檔的書(shū)稿檔案應(yīng)真實(shí)反映書(shū)稿的編輯出版過(guò)程，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集與書(shū)稿相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性，以便為后續(xù)查詢和利用提供充分依據(jù)。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、作者隱私等敏感信息的書(shū)稿檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善書(shū)稿檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行集中收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立書(shū)稿檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢和利用。4.定期對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好書(shū)稿檔案的鑒定、銷毀工作。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門(mén)提供書(shū)稿檔案的查閱、借閱服務(wù)，并對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.對(duì)公司各部門(mén)書(shū)稿檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）書(shū)稿編輯部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)書(shū)稿檔案的收集、整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.在書(shū)稿編輯過(guò)程中，及時(shí)將形成的各類文件資料移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的規(guī)范性。4.配合檔案管理部門(mén)做好書(shū)稿檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.涉及書(shū)稿編輯出版工作的其他部門(mén)，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將與書(shū)稿相關(guān)的文件資料移交檔案管理部門(mén)。2.在工作中如需查閱、借閱書(shū)稿檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.書(shū)稿編輯過(guò)程中形成的各類文件，包括選題策劃書(shū)、約稿函、作者稿件、編輯加工記錄、校對(duì)記錄、審讀意見(jiàn)、修改稿、清樣、成書(shū)樣本等。2.與書(shū)稿出版相關(guān)的合同文件，如出版合同、版權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、印刷合同、發(fā)行合同等。3.書(shū)稿在編輯出版過(guò)程中產(chǎn)生的各類會(huì)議記錄、往來(lái)信函、電子郵件等。4.書(shū)稿的宣傳推廣資料，如宣傳文案、海報(bào)、書(shū)評(píng)等。5.其他與書(shū)稿相關(guān)的有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)書(shū)稿檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽署完備，紙張及裝訂應(yīng)符合檔案保存要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保文件格式的通用性和可讀性，并妥善保存電子存儲(chǔ)介質(zhì)。（三）收集時(shí)間1.書(shū)稿編輯完成后，編輯部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將書(shū)稿檔案移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于書(shū)稿出版過(guò)程中產(chǎn)生的臨時(shí)性文件資料，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按書(shū)稿類別分類：根據(jù)公司出版業(yè)務(wù)范圍，將書(shū)稿分為不同類別，如文學(xué)類、社科類、科技類、少兒類等，每類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分小類。2.按編輯流程分類：按照書(shū)稿編輯的不同階段，分為選題策劃、組稿、編輯加工、校對(duì)、審讀、排版、印刷、發(fā)行等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料歸為一類。3.按文件性質(zhì)分類：將書(shū)稿檔案分為紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物檔案等，分別進(jìn)行整理。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件整理去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。對(duì)紙張大小不一致的文件進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行排序，并編寫(xiě)頁(yè)碼。填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。裝訂成冊(cè)，采用三孔一線或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.電子文件整理按照電子文件分類標(biāo)準(zhǔn)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件分類存儲(chǔ)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期，格式統(tǒng)一。建立電子文件索引目錄，記錄文件的存儲(chǔ)路徑、文件名、文件類型、日期等信息，便于檢索。3.實(shí)物檔案整理對(duì)于與書(shū)稿相關(guān)的實(shí)物，如樣書(shū)、宣傳品、獲獎(jiǎng)證書(shū)等，應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，記錄實(shí)物名稱、數(shù)量、來(lái)源、日期等信息。將實(shí)物妥善保管，如有特殊要求，應(yīng)按照相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行存放。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。“年度”：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”?！邦悇e”：根據(jù)書(shū)稿類別或編輯流程環(huán)節(jié)，用大寫(xiě)字母或數(shù)字表示，如“WX”代表文學(xué)類，“1”代表選題策劃環(huán)節(jié)。“順序號(hào)”：用四位數(shù)字表示該類別下檔案的順序編號(hào)，從“0001”開(kāi)始。2.例如，2023年文學(xué)類選題策劃環(huán)節(jié)的第一份檔案編號(hào)為“2023WX0001”。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的書(shū)稿檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門(mén)的陳列柜或倉(cāng)庫(kù)中，確保實(shí)物的安全和完好。（三）保管期限1.書(shū)稿檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為[X]年，主要包括一些時(shí)效性較強(qiáng)、參考價(jià)值相對(duì)較低的文件資料。中期保管期限為[X]年，涵蓋了大部分書(shū)稿編輯出版過(guò)程中的常規(guī)文件，具有一定的參考價(jià)值。長(zhǎng)期保管期限為[X]年以上，主要是對(duì)公司具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)期利用價(jià)值的書(shū)稿檔案。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的書(shū)稿檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，確定永久保管期限。（四）定期清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)每年對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，如檔案缺失、損壞等情況，要查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫(xiě)清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱書(shū)稿檔案，應(yīng)填寫(xiě)《書(shū)稿檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱情況，包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支付復(fù)印費(fèi)用。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門(mén)公章。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱書(shū)稿檔案，應(yīng)填寫(xiě)《書(shū)稿檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時(shí)間。（三）特殊情況處理1.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的書(shū)稿檔案，如需查閱或借閱，應(yīng)按照公司保密規(guī)定，履行更為嚴(yán)格的審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的保密措施。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司書(shū)稿檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱或借閱，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循全面審查、歷史分析、去粗取精、留主存輔的原則，對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立書(shū)稿檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、書(shū)稿編輯部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限、形成時(shí)間、來(lái)源、重要程度等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。3.對(duì)于一些難以確定保存價(jià)值的檔案，可組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)后做出鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的書(shū)稿檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《書(shū)稿檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、形成時(shí)間等信息，并說(shuō)明銷毀理由。2.《書(shū)稿檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)鑒定小組審核