合同用章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同用章管理，規(guī)范合同用章行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分公司、子公司在簽訂各類合同、協(xié)議、文件等涉及法律責(zé)任的書面材料時的用章管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合同用章行為合法合規(guī)。2.謹慎使用原則：用章必須經(jīng)過嚴格審批，確保用章事項真實、合法、有效，避免不當用章帶來的風(fēng)險。3.專人負責(zé)原則：明確專人負責(zé)合同用章的保管、使用和登記，做到責(zé)任清晰。4.痕跡管理原則：對合同用章的使用過程進行詳細記錄，便于追溯和查詢。二、合同用章的種類及用途（一）公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，用于各類重要合同、協(xié)議、文件等的簽署，代表公司承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）合同專用章合同專用章專門用于簽訂各類合同，表明合同的簽訂是公司的真實意思表示，具有特定的法律效力。（三）法定代表人章法定代表人章用于特定的合同簽署或其他需要法定代表人簽字確認的文件，與法定代表人簽字具有同等法律效力。（四）財務(wù)專用章財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)往來結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財務(wù)事項，確保財務(wù)活動的規(guī)范和安全。三、合同用章的管理部門及職責(zé)（一）行政管理部門1.負責(zé)制定和完善合同用章管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責(zé)合同用章的刻制、備案、更換、收繳和銷毀等工作。3.對合同用章的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）法務(wù)部門1.參與重大合同的審核，從法律角度對合同用章的必要性和合法性提出意見和建議。2.對合同用章過程中涉及的法律問題進行咨詢和指導(dǎo)，協(xié)助處理因用章引發(fā)的法律糾紛。（三）合同承辦部門1.負責(zé)本部門合同的起草、審核、報批等工作，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰明確。2.按照規(guī)定的流程申請合同用章，對用章事項的真實性、準確性負責(zé)，并配合相關(guān)部門做好用章后的跟蹤和管理工作。（四）印章保管人1.負責(zé)合同用章的保管，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴格按照審批后的用章申請進行用章操作，對用章的時間、內(nèi)容、份數(shù)等進行詳細登記，并留存相關(guān)文件資料。3.在用章過程中發(fā)現(xiàn)異常情況及時向部門負責(zé)人和行政管理部門報告，并采取相應(yīng)措施。四、合同用章的申請與審批（一）申請流程1.合同承辦部門在合同定稿后，填寫《合同用章申請表》，詳細注明合同名稱、編號、簽訂對方、合同金額、用章種類、用章份數(shù)、用章日期等信息，并附上合同文本。2.將《合同用章申請表》依次提交部門負責(zé)人、法務(wù)部門（如需）、分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核。3.審核通過后，由申請人將《合同用章申請表》提交行政管理部門，申請用章。（二）審批權(quán)限1.一般合同用章申請，由部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重大合同（合同金額較大、涉及重要業(yè)務(wù)或法律風(fēng)險較高等）用章申請，需經(jīng)部門負責(zé)人、法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報法定代表人批準。（三）審批要求1.審批人應(yīng)認真審查合同內(nèi)容，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益，用章事項真實、必要、合規(guī)。2.對于不符合要求的合同用章申請，審批人應(yīng)明確指出問題并要求申請人修改完善后重新提交申請。五、合同用章的使用（一）用章地點合同用章應(yīng)在公司指定的地點使用，一般為行政管理部門的印章管理室。如有特殊情況需在公司外使用，必須經(jīng)行政管理部門負責(zé)人批準，并采取相應(yīng)的安全防范措施。（二）用章方式1.印章保管人在用章時，應(yīng)嚴格按照審批后的《合同用章申請表》進行操作，確保用章位置準確、清晰，不得在空白紙張或其他不符合規(guī)定的文件上用章。2.合同用章應(yīng)使用紅色印油，不得使用其他顏色印油或私刻印章。3.用章后，印章保管人應(yīng)及時在《合同用章登記臺賬》上記錄用章情況，包括用章日期、合同名稱、編號、用章種類、用章份數(shù)、申請人等信息，并由申請人簽字確認。（三）用章份數(shù)控制合同用章份數(shù)應(yīng)根據(jù)合同實際需要確定，不得超量用章。如需增加用章份數(shù)，應(yīng)重新履行申請審批手續(xù)。（四）用章后的合同管理1.合同承辦部門在用章后，應(yīng)及時將合同文本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并督促各方按照合同約定履行義務(wù)。2.行政管理部門負責(zé)對用章后的合同進行歸檔管理，建立合同檔案，確保合同資料的完整和安全。六、合同用章的保管（一）保管要求1.合同用章應(yīng)指定專人保管，保管人應(yīng)具備責(zé)任心強、工作認真負責(zé)等條件。2.印章保管人應(yīng)將合同用章存放在安全可靠的保險柜或其他專用保管設(shè)備中，并設(shè)置密碼或鑰匙等安全防護措施。3.印章保管人不得擅自將合同用章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時交接，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并由交接雙方簽字確認。（二）保管環(huán)境合同用章保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，防止印章受潮、生銹或損壞。（三）定期檢查行政管理部門應(yīng)定期對合同用章的保管情況進行檢查，包括印章是否完好、保管設(shè)備是否正常、登記臺賬是否準確等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、合同用章的變更與廢止（一）變更1.因公司名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要更換合同用章的，由行政管理部門提出申請，經(jīng)法定代表人批準后，按照規(guī)定程序重新刻制印章，并辦理備案手續(xù)。2.印章變更后，行政管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并對原印章進行收繳和銷毀。（二）廢止1.合同用章因磨損、遺失、被盜等原因無法繼續(xù)使用的，印章保管人應(yīng)及時報告行政管理部門，經(jīng)批準后辦理廢止手續(xù)。2.廢止的合同用章應(yīng)進行收繳，并由行政管理部門按照規(guī)定進行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進行記錄，留存相關(guān)資料。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門負責(zé)對合同用章管理情況進行日常監(jiān)督檢查，定期對合同用章的使用、保管等情況進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.法務(wù)部門負責(zé)對合同用章涉及的法律風(fēng)險進行監(jiān)督檢查，對重大合同用章事項進行法律審查，確保公司合法權(quán)益不受侵害。（二）外部審計公司定期接受外部審計機構(gòu)的審計，合同用章管理情況是審計的重要內(nèi)容之一。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)積極整改，并將整改情況及時反饋給審計機構(gòu)。（三）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用合同用章、未按審批程序用章或因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被