后勤檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司后勤檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在公司后勤管理工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)后勤部門形成的各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司后勤檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司后勤管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集和整理公司后勤工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。（四）定義本辦法所稱后勤檔案，是指公司后勤部門在履行職能過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善公司后勤檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)公司后勤檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全公司后勤檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)公司后勤檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.按照規(guī)定向公司內(nèi)部有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.組織開展公司后勤檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理和銷毀。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各分支機(jī)構(gòu)后勤檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）后勤部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門人員及時(shí)將工作中形成的檔案材料整理歸檔。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。4.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案形成人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)將本人在工作中形成的各類文件材料及時(shí)整理、歸檔，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)歸檔材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作。3.遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案材料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司后勤部門的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、通知、通報(bào)等文件材料。2.人事管理類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)檔案材料。3.財(cái)務(wù)管理類：后勤經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、報(bào)銷憑證、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等財(cái)務(wù)檔案。4.物資管理類：辦公用品、設(shè)備采購、庫存管理、物資調(diào)配等方面的文件材料。5.房產(chǎn)管理類：公司辦公場(chǎng)所租賃合同、房產(chǎn)維修記錄、水電暖供應(yīng)等相關(guān)檔案。6.車輛管理類：車輛購置、維修、保險(xiǎn)、使用記錄等檔案材料。7.安全保衛(wèi)類：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、消防設(shè)施檔案等。8.其他后勤相關(guān)類：如環(huán)境衛(wèi)生管理、餐飲服務(wù)管理等方面形成的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集上來。2.檔案形成人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓。3.對(duì)重要的會(huì)議、活動(dòng)等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成收集整理工作。4.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保同一類檔案具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案密集架等，以滿足檔案管理工作的需要。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用安全可靠的設(shè)備，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.對(duì)重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查閱和利用。（三）保管期限1.公司后勤檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司后勤工作中的重要決策、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的文件材料。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。4.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)組織鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱，并在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損，嚴(yán)禁擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括后勤部門相關(guān)人員和檔案管理人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司后勤檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的保管價(jià)值。2.對(duì)保管期限屆滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，如已無保存必要，應(yīng)列入銷毀范圍。3.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定，確保檔案信息的安全。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.造冊(cè)登記后的銷毀清單應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀清單應(yīng)作為檔案進(jìn)行永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司后勤檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司內(nèi)部各部門提供便捷、高效的檔案信息查詢和利用服務(wù)。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促進(jìn)公司后勤管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司后勤檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必