倉儲(chǔ)公司合同管理辦法

一、總則本倉儲(chǔ)公司合同管理辦法旨在規(guī)范公司合同管理活動(dòng)，保障公司合法權(quán)益，提高公司運(yùn)營效率，促進(jìn)公司健康發(fā)展。以公司“誠信、高效、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化為指導(dǎo)，秉持為客戶提供優(yōu)質(zhì)倉儲(chǔ)服務(wù)的設(shè)計(jì)理念，遵循扁平化管理原則，在追求經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)注重社會(huì)效益。通過明確合同管理流程，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，確保公司合同行為合法、規(guī)范、有效。本辦法依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司實(shí)際情況制定，適用于公司全體員工在經(jīng)營活動(dòng)中涉及的各類合同的訂立、履行、變更、解除及監(jiān)督管理等活動(dòng)。二、適用范圍本辦法適用于倉儲(chǔ)公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶。全體員工在代表公司簽訂、履行合同過程中需嚴(yán)格遵守本辦法規(guī)定。客戶與公司簽訂合同，同樣受本辦法相關(guān)條款約束，以保障雙方在合同關(guān)系中的合法權(quán)益。公司在與客戶簽訂合同前，將明確告知客戶本辦法中與客戶相關(guān)的規(guī)定和要求，確?？蛻糁げ⒆袷?。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，作為合同管理的最高決策機(jī)構(gòu)。由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)制定合同管理戰(zhàn)略、政策和重大決策，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。其職責(zé)包括審議公司合同管理制度及修訂方案，審批重大合同的簽訂、變更和解除，對(duì)合同管理工作進(jìn)行總體指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）法務(wù)部門法務(wù)部門是合同管理的核心部門，負(fù)責(zé)合同的法律審查、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、糾紛處理等工作。具體職責(zé)包括起草、審核各類合同文本，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和預(yù)警，提出防范措施；參與重大合同的談判，提供法律意見和支持；處理合同糾紛案件，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的具體經(jīng)辦工作。其職責(zé)包括市場調(diào)研，尋找潛在客戶并洽談業(yè)務(wù)；根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同初稿，提交法務(wù)部門審核；負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行和跟蹤，及時(shí)反饋合同履行情況；收集、整理與合同相關(guān)的資料和證據(jù)，配合法務(wù)部門處理合同糾紛。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)的管理和監(jiān)督。具體職責(zé)包括審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期等；對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和分析，監(jiān)控合同款項(xiàng)的收付；協(xié)助法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門處理涉及財(cái)務(wù)問題的合同糾紛，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和證據(jù)支持。四、管理內(nèi)容與流程（一）合同訂立1.業(yè)務(wù)發(fā)起業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)過程中，根據(jù)業(yè)務(wù)需求與客戶進(jìn)行初步洽談，確定合作意向后，填寫《合同立項(xiàng)審批表》，詳細(xì)說明合同基本情況、業(yè)務(wù)背景、預(yù)計(jì)金額、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等內(nèi)容，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果和《合同立項(xiàng)審批表》的要求，起草合同初稿。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本條款。起草過程中應(yīng)參考公司合同模板，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。3.內(nèi)部審核合同初稿完成后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，合同結(jié)構(gòu)是否合理，條款是否嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取徍送ㄟ^后，再由財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)安排合理、合規(guī)。審核過程中，法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)出具書面審核意見，反饋給業(yè)務(wù)部門。4.合同談判對(duì)于重大合同或存在爭議的條款，由業(yè)務(wù)部門牽頭，組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員與客戶進(jìn)行合同談判。談判過程中，各方應(yīng)充分溝通，爭取達(dá)成雙方都能接受的合同條款。談判結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。5.合同簽訂修改后的合同文本經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門再次審核通過后，提交公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。合同簽署前，應(yīng)確保合同文本內(nèi)容與審核通過的版本一致，雙方簽字蓋章手續(xù)齊全。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交公司檔案室存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便執(zhí)行和監(jiān)督。（二）合同履行1.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的具體跟蹤工作，定期檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門，并采取相應(yīng)措施維護(hù)公司權(quán)益。2.款項(xiàng)收付財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付工作。對(duì)于到期未收到的款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行催款。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極與客戶溝通，了解原因并采取有效措施催款。催款過程中應(yīng)保留相關(guān)證據(jù)，如催款函、郵件、電話記錄等。3.變更與解除合同履行過程中，如因各種原因需要變更或解除合同，由業(yè)務(wù)部門提出申請，填寫《合同變更/解除審批表》，說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對(duì)公司的影響等，提交法務(wù)部門審核。法務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司合同管理委員會(huì)審批。經(jīng)審批同意后，業(yè)務(wù)部門與客戶協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）合同終止合同履行完畢或因其他原因?qū)е潞贤K止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，填寫《合同終止報(bào)告》，說明合同履行情況、雙方履行義務(wù)情況、是否存在糾紛等內(nèi)容，提交公司合同管理委員會(huì)。同時(shí)，將與合同相關(guān)的資料整理歸檔，交公司檔案室保存。五、權(quán)利與義務(wù)（一）公司權(quán)利1.公司有權(quán)要求客戶按照合同約定履行義務(wù)，包括支付款項(xiàng)、提供貨物等。如客戶未履行或未完全履行合同義務(wù)，公司有權(quán)追究其違約責(zé)任，維護(hù)自身合法權(quán)益。2.公司有權(quán)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，要求客戶提供必要的資料和信息，以確保合同的順利履行。3.在合同糾紛處理過程中，公司有權(quán)根據(jù)法律法規(guī)和合同約定，通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決爭議，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）公司義務(wù)1.公司應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的倉儲(chǔ)服務(wù)，包括貨物的保管、存儲(chǔ)、搬運(yùn)等，確保貨物的安全和完好。2.公司有義務(wù)對(duì)客戶的信息進(jìn)行保密，不得泄露客戶的商業(yè)秘密和其他敏感信息。3.公司應(yīng)積極與客戶溝通，及時(shí)反饋合同履行情況，解答客戶的疑問，處理客戶的投訴和建議，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。（三）客戶權(quán)利1.客戶有權(quán)要求公司按照合同約定提供倉儲(chǔ)服務(wù)，包括貨物的妥善保管、及時(shí)出入庫等。如公司未履行或未完全履行合同義務(wù)，客戶有權(quán)要求公司承擔(dān)違約責(zé)任。2.客戶有權(quán)了解合同履行情況，查閱相關(guān)資料和記錄，公司應(yīng)予以配合。3.客戶在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)公司存在違約行為或其他問題時(shí)，有權(quán)向公司提出異議、投訴和建議，公司應(yīng)及時(shí)處理并反饋處理結(jié)果。（四）客戶義務(wù)1.客戶應(yīng)按照合同約定向公司支付服務(wù)費(fèi)用，提供準(zhǔn)確的貨物信息和相關(guān)資料，確保公司能夠順利開展倉儲(chǔ)服務(wù)。2.客戶應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)章制度，配合公司的管理工作，不得干擾公司的正常運(yùn)營秩序。3.客戶在合同履行過程中不得從事違法違規(guī)活動(dòng)，不得損害公司的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司建立內(nèi)部合同監(jiān)督機(jī)制，由法務(wù)部門和審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同管理活動(dòng)進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括合同的訂立、履行、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同文本的規(guī)范性、合同履行的合規(guī)性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.客戶監(jiān)督公司鼓勵(lì)客戶對(duì)公司合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，設(shè)立專門的投訴渠道，接受客戶的投訴和建議。對(duì)于客戶的投訴，公司應(yīng)及時(shí)調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。對(duì)于客戶提出的合理建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究并積極采納，不斷改進(jìn)合同管理工作。（二）考核機(jī)制1.員工考核將合同管理工作納入員工績效考核體系，對(duì)員工在合同起草、審核、簽訂、履行等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括合同文本質(zhì)量、合同執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控能力、客戶滿意度等。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的員工進(jìn)行批評(píng)教育和績效扣分處理。2.部門考核對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行綜合考核，考核指標(biāo)包括合同管理制度執(zhí)行情況、部門間協(xié)作配合情況、合同糾紛發(fā)生率等?？己私Y(jié)果與部門績效掛鉤，作為部門評(píng)先評(píng)優(yōu)、獎(jiǎng)金分配的重要依據(jù)。通過考核，促進(jìn)各部門提高合同管理水平，加強(qiáng)協(xié)作配合，共同做好公司合同管理工作。七、附則（一）本辦法由公司合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有未盡事宜，參照國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。（二）本辦法自發(fā)布之日起生效實(shí)施。公司原有合同管理相關(guān)規(guī)定與本辦