發(fā)票影像管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票影像管理，規(guī)范發(fā)票影像的采集、存儲(chǔ)、檢索、使用等流程，確保發(fā)票信息的真實(shí)性、完整性和安全性，提高財(cái)務(wù)管理效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類發(fā)票影像的管理，包括但不限于增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機(jī)打發(fā)票等。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)票影像管理應(yīng)符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.真實(shí)性原則：確保發(fā)票影像與原始發(fā)票一致，真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。3.完整性原則：涵蓋發(fā)票影像的各個(gè)要素，包括發(fā)票票面信息、背書信息等，保證信息完整無(wú)缺。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)發(fā)票影像數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。5.便捷性原則：在保證管理規(guī)范的前提下，提高發(fā)票影像管理的工作效率，方便相關(guān)人員查詢和使用。二、發(fā)票影像采集（一）采集責(zé)任1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，及時(shí)取得原始發(fā)票，并按照本辦法規(guī)定進(jìn)行發(fā)票影像采集。2.財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交的發(fā)票影像進(jìn)行審核，確保采集的影像符合要求。（二）采集要求1.影像清晰：發(fā)票影像應(yīng)清晰可辨，能夠準(zhǔn)確反映發(fā)票票面的所有信息，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、金額、稅額、稅率、發(fā)票專用章等。2.完整無(wú)缺：采集的發(fā)票影像應(yīng)包括發(fā)票正面和背面的全部?jī)?nèi)容，如有背書轉(zhuǎn)讓等情況，需同時(shí)采集背書信息。3.格式規(guī)范：發(fā)票影像格式應(yīng)為常見(jiàn)的圖片格式，如JPEG、PNG等，分辨率不低于[X]dpi，以保證影像的清晰度。（三）采集方式1.現(xiàn)場(chǎng)拍攝：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在取得原始發(fā)票后，可使用手機(jī)、相機(jī)等設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)拍攝發(fā)票影像。拍攝時(shí)應(yīng)注意光線充足，發(fā)票票面平整，避免出現(xiàn)反光、模糊等情況。拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)將影像文件傳輸至指定的存儲(chǔ)系統(tǒng)。2.掃描錄入：對(duì)于數(shù)量較多或不便現(xiàn)場(chǎng)拍攝的發(fā)票，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可使用掃描儀將發(fā)票掃描成電子文件，并按照要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后上傳至存儲(chǔ)系統(tǒng)。掃描時(shí)應(yīng)確保掃描分辨率符合要求，掃描后的影像文件應(yīng)清晰、完整。（四）采集流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得原始發(fā)票后，首先對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性進(jìn)行初步審核。審核無(wú)誤后，按照采集要求進(jìn)行發(fā)票影像采集。2.將采集好的發(fā)票影像文件命名為“發(fā)票代碼發(fā)票號(hào)碼開(kāi)票日期”，并按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序整理成文件夾。3.在公司內(nèi)部信息系統(tǒng)中填寫發(fā)票影像上傳申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明發(fā)票的基本信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、上傳影像的路徑等，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。4.部門負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)票影像上傳申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。審核內(nèi)容包括發(fā)票與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)性、影像的完整性和清晰度等。5.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)部門負(fù)責(zé)人的審批意見(jiàn)，將發(fā)票影像文件上傳至公司指定的發(fā)票影像存儲(chǔ)系統(tǒng)，并在信息系統(tǒng)中標(biāo)記上傳狀態(tài)為“已上傳”。三、發(fā)票影像存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)系統(tǒng)公司建立專門的發(fā)票影像存儲(chǔ)系統(tǒng)，用于集中存儲(chǔ)發(fā)票影像文件。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保發(fā)票影像數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）存儲(chǔ)方式1.分類存儲(chǔ)：按照發(fā)票類型、年度、月份等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。例如，增值稅專用發(fā)票按照年份和月份分別建立文件夾，機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票按照年份單獨(dú)建立文件夾等。2.索引關(guān)聯(lián)：為每張發(fā)票影像建立索引信息，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、金額、稅額等，以便于快速檢索和查詢。索引信息應(yīng)與發(fā)票影像文件一一對(duì)應(yīng)，并存儲(chǔ)在存儲(chǔ)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。（三）存儲(chǔ)期限發(fā)票影像的存儲(chǔ)期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，增值稅專用發(fā)票等重要發(fā)票影像應(yīng)保存[X]年，其他發(fā)票影像保存[X]年。保存期滿后，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）存儲(chǔ)安全1.訪問(wèn)控制：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)發(fā)票影像存儲(chǔ)系統(tǒng)。根據(jù)工作職責(zé)，分別授予業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.數(shù)據(jù)加密：對(duì)存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的發(fā)票影像數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。3.定期備份：定期對(duì)發(fā)票影像存儲(chǔ)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)設(shè)備或云存儲(chǔ)平臺(tái)上，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定為每天、每周或每月。4.安全審計(jì)：建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)發(fā)票影像存儲(chǔ)系統(tǒng)的訪問(wèn)操作進(jìn)行記錄和審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)人員、操作內(nèi)容等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。四、發(fā)票影像檢索（一）檢索方式1.按條件檢索：用戶可根據(jù)發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、金額、稅額等條件進(jìn)行檢索。系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的條件，在索引數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行匹配，快速定位到相應(yīng)的發(fā)票影像文件，并提供下載或查看功能。2.模糊檢索：支持用戶進(jìn)行模糊檢索，例如，用戶只記得發(fā)票號(hào)碼的部分?jǐn)?shù)字或開(kāi)票日期的大致范圍，系統(tǒng)可通過(guò)模糊匹配的方式提供相關(guān)的發(fā)票影像信息，方便用戶查找。3.組合檢索：用戶可以同時(shí)使用多個(gè)檢索條件進(jìn)行組合檢索，進(jìn)一步縮小檢索范圍，提高檢索效率。例如，用戶想查找某一時(shí)間段內(nèi)特定購(gòu)買方的發(fā)票影像，可同時(shí)輸入開(kāi)票日期范圍和購(gòu)買方名稱進(jìn)行檢索。（二）檢索流程1.用戶登錄發(fā)票影像存儲(chǔ)系統(tǒng)，進(jìn)入檢索界面。2.根據(jù)需要檢索的發(fā)票信息，選擇相應(yīng)的檢索條件，并輸入具體內(nèi)容。3.點(diǎn)擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)開(kāi)始在索引數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索。4.檢索結(jié)果頁(yè)面顯示符合條件的發(fā)票影像列表，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、金額、稅額等信息。用戶可點(diǎn)擊發(fā)票號(hào)碼鏈接查看發(fā)票影像的詳細(xì)信息或下載發(fā)票影像文件。5.如果檢索結(jié)果較多，用戶可通過(guò)翻頁(yè)功能查看更多結(jié)果。同時(shí)，系統(tǒng)提供排序功能，用戶可根據(jù)開(kāi)票日期、金額等字段對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行排序，以便快速找到所需發(fā)票。五、發(fā)票影像使用（一）使用范圍1.財(cái)務(wù)核算：財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，可根據(jù)發(fā)票影像作為記賬憑證的附件，確保會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性和完整性。2.稅務(wù)申報(bào)：稅務(wù)申報(bào)人員在申報(bào)納稅時(shí)，可依據(jù)發(fā)票影像核對(duì)發(fā)票信息，確保申報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.審計(jì)檢查：內(nèi)部審計(jì)人員和外部審計(jì)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行審計(jì)工作時(shí)，可查閱發(fā)票影像，核實(shí)公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和合法性。4.業(yè)務(wù)查詢：業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員在需要時(shí)，可查詢發(fā)票影像，了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況，如發(fā)票開(kāi)具情況、款項(xiàng)支付情況等。（二）使用流程1.申請(qǐng)使用：需要使用發(fā)票影像的人員填寫發(fā)票影像使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明使用目的、所需發(fā)票的基本信息等，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程：部門負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)票影像使用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)使用目的合理、所需發(fā)票信息準(zhǔn)確后簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或金額較大的發(fā)票影像使用申請(qǐng)，可能需要財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行進(jìn)一步審批。3.影像提供：經(jīng)審批通過(guò)后，發(fā)票影像管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在發(fā)票影像存儲(chǔ)系統(tǒng)中查找相應(yīng)的發(fā)票影像文件，并提供給使用人員。使用人員可通過(guò)下載、查看等方式獲取發(fā)票影像。4.使用記錄：建立發(fā)票影像使用記錄臺(tái)賬，記錄發(fā)票影像的使用時(shí)間、使用人員、使用目的、發(fā)票基本信息等內(nèi)容。使用記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和審計(jì)。（三）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)妥善保管獲取的發(fā)票影像文件，不得擅自修改、刪除或傳播發(fā)票影像信息。2.在使用發(fā)票影像進(jìn)行財(cái)務(wù)核算、稅務(wù)申報(bào)、審計(jì)檢查等工作時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票影像與原始發(fā)票一致，不得偽造或篡改發(fā)票影像。3.如需將發(fā)票影像提供給外部單位或個(gè)人，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議，確保發(fā)票影像信息的安全。六、發(fā)票影像審核（一）審核責(zé)任1.財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交的發(fā)票影像進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及影像的清晰度、格式規(guī)范等。2.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)票影像審核工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并對(duì)重要發(fā)票影像進(jìn)行終審。終審內(nèi)容包括發(fā)票與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)性、財(cái)務(wù)處理的合規(guī)性等。（二）審核要點(diǎn)1.真實(shí)性審核：核對(duì)發(fā)票的票面信息是否與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，發(fā)票的印章、字體、格式等是否符合稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定?？赏ㄟ^(guò)國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等方式對(duì)發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證。2.合法性審核：審查發(fā)票的開(kāi)具是否符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，發(fā)票的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無(wú)虛開(kāi)發(fā)票、假發(fā)票等違法行為。3.完整性審核：檢查發(fā)票影像是否包含發(fā)票的所有要素，如發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、金額、稅額、稅率、發(fā)票專用章等，如有背書轉(zhuǎn)讓等情況，是否同時(shí)采集了背書信息。4.影像質(zhì)量審核：確保發(fā)票影像清晰可辨，格式規(guī)范，分辨率符合要求。對(duì)于模糊不清、格式錯(cuò)誤的發(fā)票影像，應(yīng)要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員重新采集。（三）審核流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將采集好的發(fā)票影像文件及發(fā)票影像上傳申請(qǐng)表提交給財(cái)務(wù)人員。2.財(cái)務(wù)人員收到發(fā)票影像后，首先對(duì)發(fā)票影像上傳申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。然后按照審核要點(diǎn)對(duì)發(fā)票影像進(jìn)行初審。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，財(cái)務(wù)人員在發(fā)票影像上傳申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將發(fā)票影像文件提交給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審。4.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)票影像進(jìn)行終審，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)人員，要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行整改或補(bǔ)充相關(guān)資料。5.終審?fù)ㄟ^(guò)后，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在發(fā)票影像上傳申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)，發(fā)票影像進(jìn)入存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行正式存儲(chǔ)。七、發(fā)票影像銷毀（一）銷毀條件發(fā)票影像保存期滿，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.財(cái)務(wù)部門提出發(fā)票影像銷毀申請(qǐng)，填寫發(fā)票影像銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明需銷毀發(fā)票影像的年度、月份、發(fā)票類型、數(shù)量等信息，并提交給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)票影像銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)銷毀條件符合規(guī)定后簽字批準(zhǔn)。3.財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票影像銷毀工作，并與公司內(nèi)部的檔案管理部門或信息管理部門共同實(shí)施銷毀。4.在銷毀發(fā)票影像前，應(yīng)對(duì)發(fā)票影像數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以備后續(xù)審計(jì)或查詢需要。備份數(shù)據(jù)應(yīng)按照公司數(shù)據(jù)備份管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。5.采用物理銷毀或數(shù)據(jù)擦除等方式對(duì)發(fā)票影像進(jìn)行銷毀，確保發(fā)票影像數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。物理銷毀可采用粉碎、焚燒等方式；數(shù)據(jù)擦除可使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備上的發(fā)票影像數(shù)據(jù)進(jìn)行多次覆蓋擦除，使其無(wú)法被恢復(fù)。6.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與發(fā)票影像存儲(chǔ)期限相同。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)票影像管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保發(fā)票影像管理辦法的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.發(fā)票影像采集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.發(fā)票影像存儲(chǔ)的安全性和規(guī)范性。3.發(fā)票影像檢索的便捷性和準(zhǔn)確性。4.發(fā)票影像使用的合規(guī)性和記錄的完整性。5.發(fā)票影像審核工作的執(zhí)行情況。6.發(fā)票影像銷毀的合規(guī)性和記錄的完整性。（三）檢查方式1.定期檢查：內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)發(fā)票影像管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查周期為每年[X]次。檢查內(nèi)容包括查閱相關(guān)文件資料、實(shí)地查看存儲(chǔ)系統(tǒng)、詢問(wèn)相關(guān)人員等。2.不定期抽查：內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)發(fā)票影像管理工作進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況確定。抽查可針對(duì)特定時(shí)間段、特定業(yè)務(wù)類型或特定部門的發(fā)票影像管理情況進(jìn)行。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)發(fā)票影像管理工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部審計(jì)部門開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深入調(diào)查問(wèn)題產(chǎn)生的原因，提出整改建議，并跟蹤整改情況。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)出具檢查報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明問(wèn)題的性質(zhì)、表現(xiàn)形式、產(chǎn)