發(fā)文管理辦法制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的發(fā)文管理，規(guī)范發(fā)文流程，提高文件傳遞和處理效率，確保文件的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、公司/組織與外部單位之間的各類文件、通知、報(bào)告、函件等的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范：發(fā)文應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效：確保文件能夠及時(shí)起草、審核、簽發(fā)、傳遞和處理，提高工作效率，避免延誤。3.安全保密：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全性和保密性，防止文件泄露。4.權(quán)責(zé)明確：明確各部門和人員在發(fā)文管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人。二、發(fā)文種類及格式（一）種類1.公司/組織文件：用于傳達(dá)公司/組織的重大決策、方針政策、工作部署等重要事項(xiàng)，具有較高的權(quán)威性和指導(dǎo)性。2.部門文件：由各部門制發(fā)，用于傳達(dá)本部門的工作安排、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等事項(xiàng)，只在本部門范圍內(nèi)有效。3.通知：用于傳達(dá)一般性事項(xiàng)、工作要求、會(huì)議通知等，是最常用的發(fā)文形式。4.報(bào)告：向上級(jí)主管部門或相關(guān)單位匯報(bào)工作進(jìn)展、情況、問題等的文件。5.函件：用于與外部單位商洽工作、詢問事項(xiàng)、答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)等。（二）格式1.頁(yè)面設(shè)置：一般采用A4紙，頁(yè)邊距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文用三號(hào)仿宋體，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體加粗，落款用三號(hào)仿宋體。3.排版要求：段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2個(gè)字符。4.編號(hào)規(guī)則：公司/組織文件、部門文件應(yīng)按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)一般由年份、部門代碼、文件序號(hào)組成，如[年份][部門代碼][文件序號(hào)]。通知、報(bào)告、函件等可不編號(hào)，但應(yīng)按照日期順序進(jìn)行登記。5.發(fā)文標(biāo)識(shí)：公司/組織文件應(yīng)在首頁(yè)上方居中位置標(biāo)注“[公司/組織名稱]文件”字樣，字號(hào)一般為小標(biāo)宋體字，顏色為紅色。部門文件應(yīng)在首頁(yè)上方標(biāo)注“[部門名稱]文件”字樣。三、發(fā)文流程（一）起草1.職責(zé)分工：各部門根據(jù)工作需要負(fù)責(zé)文件的起草工作。涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合。2.內(nèi)容要求：起草文件應(yīng)主題明確、內(nèi)容詳實(shí)、邏輯清晰、語言簡(jiǎn)潔。文件應(yīng)準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況，提出切實(shí)可行的措施和建議。3.格式規(guī)范：起草文件應(yīng)按照本辦法規(guī)定的格式進(jìn)行排版，確保格式規(guī)范統(tǒng)一。（二）審核1.初審：文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度，是否與相關(guān)部門的工作協(xié)調(diào)一致，格式是否規(guī)范等。2.會(huì)審：對(duì)于涉及多個(gè)部門的重要文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審由主辦部門負(fù)責(zé)人主持，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員參加。會(huì)審主要對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行全面審查，提出修改意見和建議。3.終審：初審或會(huì)審?fù)ㄟ^的文件，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司/組織領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核文件的政策性、全局性、可行性等方面，對(duì)文件進(jìn)行最終把關(guān)。（三）簽發(fā)1.權(quán)限規(guī)定：公司/組織文件、重要通知、報(bào)告等由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；部門文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；一般性通知、函件等可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)程序：文件審核通過后，起草部門將文件送呈有權(quán)簽發(fā)人進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名，并注明簽發(fā)日期。（四）編號(hào)登記1.編號(hào)：文件簽發(fā)后，由辦公室按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.登記：辦公室對(duì)發(fā)文進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文部門、文件標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、抄送單位、份數(shù)等。（五）印制1.印制要求：辦公室根據(jù)文件簽發(fā)稿進(jìn)行印制，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、字跡清晰。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格控制文件質(zhì)量，避免出現(xiàn)印刷錯(cuò)誤。2.份數(shù)確定：根據(jù)文件的發(fā)送范圍和工作需要，確定文件的印制份數(shù)。文件印制完成后，由辦公室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保份數(shù)準(zhǔn)確無誤。（六）用印1.用印審批：文件印制完成后，需加蓋公司/組織印章的，由辦公室填寫《用印審批單》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可加蓋印章。2.用印要求：用印應(yīng)清晰、端正，位置恰當(dāng)。印章應(yīng)加蓋在文件落款處或規(guī)定的蓋章位置。嚴(yán)禁在空白紙張、空白表格、空白介紹信等上加蓋印章。（七）分發(fā)1.分發(fā)范圍：根據(jù)文件的內(nèi)容和工作需要，確定文件的分發(fā)范圍。分發(fā)范圍應(yīng)明確、具體，避免遺漏或誤發(fā)。2.分發(fā)方式：文件分發(fā)可采用郵寄、專人送達(dá)、電子傳輸?shù)确绞?。?duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先采用專人送達(dá)的方式，確保文件及時(shí)、安全送達(dá)。3.簽收登記：文件分發(fā)后，辦公室應(yīng)要求收件人在《文件簽收登記表》上簽字確認(rèn)，注明簽收日期、文件名稱、文號(hào)等信息。對(duì)于電子文件，應(yīng)要求收件人回復(fù)確認(rèn)收到的郵件。四、發(fā)文管理職責(zé)（一）辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善發(fā)文管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)發(fā)文流程的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，確保發(fā)文工作的順利進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、登記、印制、用印、分發(fā)等工作。4.負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文進(jìn)行歸檔管理，建立健全發(fā)文檔案，以便查閱和參考。（二）起草部門1.負(fù)責(zé)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、詳實(shí)、邏輯清晰。2.負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行初審，提出修改意見和建議，并配合相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。3.負(fù)責(zé)按照辦公室的要求，及時(shí)提供文件起草所需的相關(guān)資料和信息。（三）審核部門1.負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度，是否與相關(guān)部門的工作協(xié)調(diào)一致，格式是否規(guī)范等。2.負(fù)責(zé)提出審核意見和建議，對(duì)文件進(jìn)行修改完善。3.參與涉及多個(gè)部門的重要文件的會(huì)審工作。（四）簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)1.負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行終審，簽署明確的意見和姓名，并注明簽發(fā)日期。2.對(duì)文件的政策性、全局性、可行性等方面負(fù)責(zé)，確保文件質(zhì)量。五、發(fā)文歸檔與保管（一）歸檔范圍公司/組織制發(fā)的各類文件、通知、報(bào)告、函件等均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確，格式規(guī)范。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保檔案的安全性和完整性。（三）保管期限發(fā)文檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況確定。（四）查閱利用1.公司/組織內(nèi)部人員查閱發(fā)文檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.外部單位查閱發(fā)文檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室安排專人陪同查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。六、發(fā)文保密規(guī)定（一）保密原則發(fā)文管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全性和保密性。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，根據(jù)工作需要確定文件的發(fā)送對(duì)象和閱讀范圍，嚴(yán)禁將文件泄露給無關(guān)人員。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密等重要文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等保密措施。3.在文件起草、審核、印制、分發(fā)等過程中，應(yīng)妥善保管文件，防止文件丟失、被盜或被篡改。4.對(duì)廢棄