助學(xué)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強助學(xué)檔案的管理，規(guī)范助學(xué)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保助學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在助學(xué)活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于資助學(xué)生的申請材料、審核記錄、資助資金發(fā)放憑證、學(xué)生反饋資料等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映助學(xué)活動的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集與助學(xué)活動相關(guān)的各種文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護學(xué)生的個人隱私和相關(guān)信息安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案進行整理、分類、編號等管理操作。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善助學(xué)檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好助學(xué)檔案的收集、整理和移交工作。集中保管助學(xué)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。定期對助學(xué)檔案進行檢查、鑒定和銷毀。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在助學(xué)活動中形成檔案的收集、整理和初步審核工作。按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理利用。二、檔案的收集（一）收集范圍1.資助申請材料：學(xué)生填寫的資助申請表、家庭經(jīng)濟情況證明材料（如低保證、殘疾證、貧困證明等）、成績單等。2.審核材料：審核過程中形成的會議記錄、審核意見、公示材料等。3.資金發(fā)放材料：資助資金發(fā)放申請表、發(fā)放憑證、簽收記錄等。4.學(xué)生反饋材料：學(xué)生的感謝信、學(xué)習(xí)成果匯報、對助學(xué)活動的意見和建議等。5.其他相關(guān)材料：與助學(xué)活動有關(guān)的照片、視頻、榮譽證書等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)助學(xué)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）收集時間1.資助申請材料應(yīng)在規(guī)定的申請截止日期后[X]個工作日內(nèi)收集完畢。2.審核材料應(yīng)在審核工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理收集。3.資金發(fā)放材料應(yīng)在每次發(fā)放完成后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。4.學(xué)生反饋材料應(yīng)在收到后及時收集，每[X]個月進行一次集中整理。三、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案的有機整體性，便于保管和利用。（二）分類方法1.按資助項目分類：根據(jù)不同的資助項目，如獎學(xué)金、助學(xué)金、學(xué)費減免等，分別設(shè)立類別。2.按年度分類：在每個資助項目類別下，再按照年度進行細(xì)分。3.按保管期限分類：將檔案分為永久、長期、短期保管三類。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，然后按照順序進行裝訂。2.編頁號：在每份文件材料的有字頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進行定期備份，并建立異地容災(zāi)備份機制，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.永久保管：涉及學(xué)生個人身份信息、重大資助項目決策文件、具有重要歷史價值和憑證作用的檔案。2.長期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般性資助項目的相關(guān)檔案、學(xué)生在資助期間的重要表現(xiàn)記錄等。3.短期保管：保管期限為[X]年，如臨時性的助學(xué)活動檔案、學(xué)生一般性反饋材料等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對助學(xué)檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫清查報告，對檔案管理工作進行總結(jié)和評估。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱助學(xué)檔案。2.資助學(xué)生因個人原因需要查閱與本人相關(guān)的檔案信息。3.外部有關(guān)部門因工作需要，按照規(guī)定程序查閱助學(xué)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：填寫《助學(xué)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.學(xué)生查閱：學(xué)生本人提出查閱申請，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，可查閱與本人相關(guān)的檔案信息。查閱過程應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出。3.外部查閱：外單位查閱助學(xué)檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時間等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息，以便跟蹤檔案的流向和利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，定期對助學(xué)檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其是否具有保存價值。2.參考檔案的保管期限，確定是否達到銷毀條件。3.結(jié)合公司/組織的發(fā)展情況和工作需要，綜合評估檔案的利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出擬銷毀檔案的清單，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案管理部門負(fù)