動畫下單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司動畫下單流程，提高工作效率，確保動畫項目的順利進行，保障公司和合作方的合法權益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部涉及動畫制作下單的所有部門和人員，以及與公司合作的動畫制作團隊、供應商等相關外部機構。（三）基本原則1.合法性原則：動畫下單活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保交易行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立標準化的下單流程和文檔管理體系，保證下單過程規(guī)范、有序。3.效益性原則：在保證動畫質量的前提下，合理控制成本，提高下單效率，實現(xiàn)公司利益最大化。4.保密性原則：涉及動畫下單的商業(yè)機密、項目信息等應嚴格保密，防止泄露。二、下單流程（一）需求提出1.項目發(fā)起：公司內部各部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《動畫制作項目申請表》，詳細說明動畫制作的目的、內容、風格、時長、交付時間等要求，并提交部門負責人審核。2.需求評估：部門負責人對申請表進行初步評估，判斷項目的必要性和可行性。對于復雜或重大項目，組織相關人員進行討論和論證，形成評估意見。如需求合理且可行，將申請表提交至項目管理部門。（二）供應商選擇1.供應商篩選：項目管理部門根據(jù)項目需求，從公司已有的動畫制作供應商名錄中篩選出符合要求的潛在供應商。如名錄中無合適供應商，通過市場調研、行業(yè)推薦等方式拓展新的供應商，并進行資質審核。2.資質審核：對潛在供應商的營業(yè)執(zhí)照、經營范圍、制作能力、業(yè)績案例、人員配備、設備情況等進行審核，確保其具備承擔動畫制作項目的能力和資質。審核通過后，將供應商信息錄入公司供應商管理系統(tǒng)。3.供應商邀請：向通過資質審核的供應商發(fā)送《動畫制作項目邀請書》，明確項目要求、報價方式、截止日期等關鍵信息，邀請其參與項目投標。（三）報價與方案提交1.報價要求：供應商應根據(jù)項目需求，在規(guī)定時間內提交詳細的報價清單，包括動畫制作的各項費用明細，如策劃費用、設計費用、制作費用、后期剪輯費用、特效費用、配音費用、音樂費用等，以及總報價。2.方案提交：同時，供應商需提交動畫制作方案，包括創(chuàng)意腳本、分鏡腳本、制作流程、時間進度安排、質量保障措施等內容，闡述其對項目的理解和實施計劃。3.報價評審：項目管理部門組織相關部門對供應商的報價和方案進行評審。評審內容包括價格合理性、方案可行性、質量保障措施、交付時間等方面。根據(jù)評審結果，選擇23家綜合表現(xiàn)較優(yōu)的供應商進入談判環(huán)節(jié)。（四）談判與合同簽訂1.談判準備：項目管理部門整理報價評審結果，與選定的供應商進行談判前溝通，明確談判重點和目標。2.談判過程：組織相關人員與供應商進行面對面談判，就項目價格、制作要求、交付時間、驗收標準、知識產權歸屬、保密條款等關鍵內容進行協(xié)商，爭取達成雙方滿意的合作條款。3.合同起草：根據(jù)談判結果，由法務部門起草《動畫制作合同》，明確雙方的權利和義務。合同內容應符合法律法規(guī)要求，條款清晰、明確，避免模糊和歧義。4.合同審核與簽訂：合同初稿完成后，提交相關部門進行審核。審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂合同。合同簽訂后，將合同副本分發(fā)給項目管理部門、財務部門、動畫制作部門等相關部門存檔。（五）項目執(zhí)行與監(jiān)控1.項目啟動：動畫制作部門收到合同后，根據(jù)合同要求和制作方案，制定詳細的項目執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節(jié)點等，并提交項目管理部門備案。2.進度監(jiān)控：項目管理部門定期對項目執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)控，通過召開項目進度會議、查看工作文檔、實地考察制作現(xiàn)場等方式，及時了解項目進展情況。如發(fā)現(xiàn)問題或偏差，及時與動畫制作部門溝通協(xié)調，督促其采取措施解決。3.質量控制：建立動畫制作質量控制體系，明確各階段的質量標準和驗收流程。動畫制作部門在每個關鍵節(jié)點完成后，提交質量自查報告，由項目管理部門組織相關人員進行質量抽檢。對于不符合質量要求的部分，要求供應商進行整改，直至達到驗收標準。（六）驗收與結算1.驗收申請：動畫制作完成后，動畫制作部門向項目管理部門提交《動畫制作項目驗收申請表》，并附上完整的項目成果文件，包括動畫成片、源文件、配音音頻、音樂文件等。2.驗收組織：項目管理部門組織相關部門和人員組成驗收小組，按照合同約定的驗收標準對動畫項目進行驗收。驗收內容包括動畫質量、內容準確性、技術指標、交付文件完整性等方面。3.驗收報告：驗收小組根據(jù)驗收情況出具《動畫制作項目驗收報告》，如驗收合格，在報告上簽字確認；如存在問題，明確指出問題所在，并要求供應商限期整改。整改完成后進行二次驗收，直至驗收合格。4.結算申請：驗收合格后，動畫制作部門向財務部門提交《動畫制作項目結算申請表》，附上合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料。財務部門根據(jù)合同約定和驗收情況進行審核，審核通過后辦理結算手續(xù)，支付供應商款項。三、下單相關文檔管理（一）文檔分類1.項目申請文檔：包括《動畫制作項目申請表》及相關需求評估資料。2.供應商管理文檔：如供應商篩選記錄、資質審核文件、供應商名錄等。3.報價與方案文檔：供應商的報價清單、動畫制作方案及評審記錄。4.合同文檔：《動畫制作合同》及相關補充協(xié)議、變更記錄等。5.項目執(zhí)行文檔：項目執(zhí)行計劃、工作文檔、進度報告、質量自查報告等。6.驗收與結算文檔：驗收申請表、驗收報告、結算申請表、發(fā)票等。（二）文檔存儲1.電子存儲：建立公司動畫下單項目電子文檔庫，按照項目名稱和文檔類別進行分類存儲。所有與動畫下單相關的電子文檔應及時上傳至文檔庫，確保文檔的完整性和可追溯性。2.紙質存儲：對于重要的紙質文檔，如合同原件、驗收報告等，應進行掃描備份后，妥善保存紙質文件。紙質文件的存儲應便于查閱和管理，可按照年份和項目類別進行歸檔存放。（三）文檔查閱與借閱1.查閱權限：公司內部人員根據(jù)工作需要，經所在部門負責人批準后，可查閱相關項目文檔。涉及商業(yè)機密或敏感信息的文檔，需經公司高層領導審批后方可查閱。2.借閱管理：如需借閱項目文檔，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經部門負責人和項目管理部門負責人審批后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人應及時歸還文檔，如因特殊原因需延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。四、知識產權管理（一）知識產權歸屬1.動畫制作過程中產生的所有知識產權，包括但不限于動畫作品的著作權、商標權、專利權等，除合同另有約定外，歸公司所有。2.供應商應保證其提供的動畫制作服務及相關成果不侵犯任何第三方的知識產權，否則應承擔由此引起的一切法律責任。（二）保密與使用限制1.公司和供應商應對在動畫下單過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術秘密、項目信息等予以保密，未經對方書面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.公司有權在其業(yè)務范圍內使用動畫作品，但應遵守相關法律法規(guī)和合同約定，不得擅自修改、改編或授權第三方使用，以免影響作品的完整性和公司形象。（三）侵權處理如發(fā)現(xiàn)動畫作品存在知識產權侵權行為，公司應及時采取措施，包括但不限于要求供應商停止侵權行為、協(xié)助調查侵權事實、追究侵權方的法律責任等。同時，公司應積極維護自身合法權益，如因侵權行為給公司造成損失的，有權要求供應商賠償相應損失。五、風險管理（一）風險識別1.市場風險：動畫市場需求變化快，可能導致項目需求變更或取消，影響公司投資回報。2.供應商風險：供應商可能因自身原因無法按時、按質完成動畫制作任務，如制作能力不足、人員變動、資金短缺等。3.質量風險：動畫制作過程中可能出現(xiàn)質量問題，如畫面效果不佳、內容不符合要求、技術故障等，影響項目交付和公司聲譽。4.法律風險：在動畫下單過程中，可能因合同糾紛、知識產權侵權等問題引發(fā)法律訴訟，給公司帶來經濟損失和法律風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)評估結果，將風險分為高、中、低三個等級。2.對于高風險事件，應制定詳細的應對措施，并密切關注其發(fā)展動態(tài)；對于中等風險事件，應采取適當?shù)姆婪洞胧档惋L險發(fā)生的可能性和影響程度；對于低風險事件，可進行定期監(jiān)控，確保風險處于可控狀態(tài)。（三）風險應對1.市場風險應對：加強市場調研，及時了解市場動態(tài)和客戶需求變化，合理規(guī)劃項目預算和進度。在項目執(zhí)行過程中，如遇市場需求變更，應及時與客戶溝通協(xié)商，調整項目方案和交付時間。2.供應商風險應對：在選擇供應商時，嚴格審核其資質和信譽，選擇實力較強、經驗豐富的供應商合作。簽訂合同時，明確雙方的權利和義務，特別是關于違約責任和賠償條款。加強對供應商的監(jiān)督和管理，定期檢查項目進展情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.質量風險應對：建立嚴格的質量控制體系，明確各階段的質量標準和驗收流程。加強對動畫制作過程的監(jiān)控，定期進行質量抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和糾正質量問題。要求供應商提供質量保證承諾，并在合同中約定質量保證金條款，如因質量問題給公司造成損失的，扣除相應質量保證金。4.法律風險應對：加強合同管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。在簽訂合同前，由法務部門對合同進行審核，防范合同風險。加強知識產權保護意識，及時申請相關知識產權，避免侵權行為發(fā)生。如遇法律糾紛，及時咨詢專業(yè)律師，積極應對訴訟，維護公司合法權益。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的項目監(jiān)督小組，負責對動畫下單項目進行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組由項目管理部門、質量控制部門、財務部門等相關人員組成，定期對項目執(zhí)行情況進行檢查和評估。2.建立項目投訴舉報渠道，鼓勵公司內部員工和外部合作方對動畫下單過程中的違規(guī)行為進行投訴舉報。監(jiān)督小組對投訴舉報內容進行及時調查處理，并將處理結果反饋給舉報人。（二）考核指標1.項目進度：考核項目是否按照預定計劃按時完成，以實際交付時間與合同約定交付時間的差異作為衡量指標。2.項目質量：根據(jù)驗收報告結果，考核動畫制作質量是否符合合同要求，以驗收得分作為衡量指標。3.成本控制：考核項目實際成本是否控制在預算范圍內，以實際成本與預算成本的對比情況作為衡量指標。4.客戶滿意度：通過客戶反饋調查，考核客戶對動畫項目的滿意度，以客戶滿意度得分作為衡量指標。（三）考核結果應用1.對于在動畫下單項目中