專業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商一視同仁，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應及時、準確、完整地公開，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。5.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行各自的義務，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責（一）采購部門1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資需求情況，制定年度、季度和月度采購計劃。2.供應商管理：負責供應商的開發(fā)、評估、選擇、考核和管理，建立供應商檔案。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批后的采購申請，組織實施采購活動，簽訂采購合同。4.采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。5.采購質(zhì)量控制：負責采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收，確保采購物資符合質(zhì)量要求。6.采購合同管理：負責采購合同的簽訂、履行、變更和終止等管理工作，及時處理合同糾紛。7.采購信息管理：收集、整理、分析采購信息，為公司決策提供支持。（二）需求部門1.提出采購申請：根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，及時向采購部門提出采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程：協(xié)助采購部門進行供應商選擇、采購談判、合同簽訂等工作，提供技術支持和質(zhì)量要求。3.驗收采購物資：負責采購物資的驗收工作，對驗收結(jié)果負責。4.反饋采購意見：及時向采購部門反饋采購物資的使用情況和質(zhì)量問題，提出改進建議。（三）審批部門1.審批采購計劃：對采購部門制定的采購計劃進行審核和批準，確保采購計劃符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。2.審批采購申請：對需求部門提出的采購申請進行審核和批準，控制采購成本和風險。3.監(jiān)督采購過程：對采購活動進行監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公平公正。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等內(nèi)容。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間、采購預算等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交給審批部門審批。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購物資的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，篩選出符合基本條件的供應商，并要求其提供相關資料，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品樣本、報價單等。3.采購部門組織相關人員對供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務、信譽等方面。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，分為合格供應商、優(yōu)秀供應商和不合格供應商。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購計劃和供應商評估結(jié)果，選擇合適的供應商進行采購談判。2.采購談判前，采購人員應充分了解采購物資的市場行情和供應商的成本結(jié)構(gòu)，制定合理的談判策略。3.采購談判過程中，采購人員應與供應商就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂采購合同。4.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。5.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容。2.供應商應按照采購訂單的要求，按時、按質(zhì)、按量將采購物資送達公司指定地點。3.采購部門應建立采購跟蹤機制，及時了解采購物資的生產(chǎn)進度、運輸情況等，確保采購物資按時到貨。4.如因供應商原因?qū)е虏少徫镔Y不能按時到貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題，并承擔相應的違約責任。（六）驗收與付款1.采購物資到貨后，需求部門應及時組織驗收工作，按照采購合同的要求對采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行檢驗。2.驗收合格的采購物資，需求部門應填寫《驗收單》，經(jīng)部門負責人簽字后，提交給采購部門。3.采購部門根據(jù)《驗收單》和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款方式應按照采購合同的約定執(zhí)行，一般包括預付款、貨到付款、驗收合格后付款等。4.財務部門應嚴格審核采購付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全、金額準確。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、市場供應短缺等風險。2.供應商風險：包括供應商違約、供應商破產(chǎn)、供應商質(zhì)量問題等風險。3.合同風險：包括合同條款不明確、合同履行過程中出現(xiàn)糾紛等風險。4.法律風險：包括采購活動違反法律法規(guī)、合同無效等風險。（二）風險評估1.采購部門應定期對采購風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風險矩陣、風險評分等。（三）風險應對措施1.市場風險應對措施：建立市場價格監(jiān)測機制，及時了解市場價格動態(tài)，合理安排采購時機；與供應商簽訂長期合作協(xié)議，確保市場供應穩(wěn)定。2.供應商風險應對措施：加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，選擇優(yōu)質(zhì)供應商；與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任；要求供應商提供擔保或保證金，降低供應商違約風險。3.合同風險應對措施：加強合同管理，簽訂規(guī)范、明確的采購合同；在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決；建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛。4.法律風險應對措施：加強法律法規(guī)學習，提高采購人員的法律意識；在采購活動中，嚴格遵守法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)；聘請法律顧問，為采購活動提供法律支持和咨詢服務。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購物資的價格、運輸費用、倉儲費用等。2.采購質(zhì)量：采購物資的合格率、退貨率等。3.采購效率：采購周期、訂單處理時間等。4.供應商滿意度：供應商對公司采購政策、采購流程、付款方式等方面的滿意度。（二）評估方法1.定期評估：采購部門應定期對采購績效進行評估，一般每季度或每半年進行一次。2.數(shù)據(jù)分析：通過對采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，評估采購績效指標的完成情況。3.問卷調(diào)查：向需求部門、供應商等發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。4.現(xiàn)場考察：對供應商進行現(xiàn)場考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等方面的情況。（三）評估結(jié)果應用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。2.對采購績效優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等。3.對采購績效較差的部門和人員，進行批評教育，并要求其制定改進措施，限期