保單單證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保單單證管理，規(guī)范保單單證的印制、領(lǐng)取、使用、保管、核銷等流程，確保保單單證的安全、準(zhǔn)確、有效使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及保單單證管理的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、客服部門、核保部門、理賠部門等。（三）基本原則1.合法性原則：保單單證的管理必須符合國家法律法規(guī)以及保險(xiǎn)行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保保單單證上的信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。3.安全性原則：加強(qiáng)保單單證的保管，防止丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行保單單證的各項(xiàng)操作，保證管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、保單單證的印制管理（一）印制計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提前向單證管理部門提交保單單證印制申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)包括單證種類、數(shù)量、印制時(shí)間等詳細(xì)信息。2.單證管理部門匯總各部門申請(qǐng)后，結(jié)合庫存情況，制定年度印制計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）印制廠家選擇1.公司應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、具備相應(yīng)印制資質(zhì)和能力的廠家進(jìn)行保單單證印制。2.通過招標(biāo)、比選等方式確定印制廠家，并簽訂印制合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）印制要求1.保單單證的格式、內(nèi)容、字體、顏色等應(yīng)符合公司規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.印制廠家應(yīng)采用先進(jìn)的印刷技術(shù)和設(shè)備，確保單證質(zhì)量清晰、耐用。3.保單單證上應(yīng)預(yù)留必要的防偽標(biāo)識(shí)和安全線等防偽措施，以防止偽造。（四）印制過程監(jiān)督1.單證管理部門應(yīng)安排專人對(duì)印制廠家的印制過程進(jìn)行監(jiān)督，確保按照合同要求進(jìn)行印制。2.監(jiān)督內(nèi)容包括印制進(jìn)度、質(zhì)量控制、安全保密等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求印制廠家整改。（五）驗(yàn)收與入庫1.保單單證印制完成后，由單證管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括單證數(shù)量、質(zhì)量、格式等是否符合要求。2.驗(yàn)收合格的保單單證應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，登記入庫日期、單證種類、數(shù)量等信息。三、保單單證的領(lǐng)取管理（一）領(lǐng)取申請(qǐng)1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)取保單單證時(shí)，應(yīng)填寫《保單單證領(lǐng)取申請(qǐng)表》，注明單證種類、數(shù)量、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至單證管理部門。（二）領(lǐng)取審批1.單證管理部門收到領(lǐng)取申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，對(duì)于不符合規(guī)定或不必要的領(lǐng)取申請(qǐng)予以駁回。（三）領(lǐng)取發(fā)放1.經(jīng)審批同意領(lǐng)取的保單單證，由單證管理部門按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放給申請(qǐng)部門。2.發(fā)放時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)領(lǐng)取的單證種類、數(shù)量、編號(hào)等信息。四、保單單證的使用管理（一）使用規(guī)范1.保單單證必須按照規(guī)定的用途和格式使用，不得擅自更改或挪作他用。2.填寫保單單證時(shí)，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色鋼筆、簽字筆，字跡清晰、工整，不得涂改。如因填寫錯(cuò)誤需要更正，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃雙線，并加蓋更正章。3.保單單證上的各項(xiàng)信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與客戶提供的資料一致。（二）使用登記1.各部門應(yīng)建立保單單證使用登記簿，詳細(xì)記錄每本單證的使用情況，包括領(lǐng)取時(shí)間、使用日期、客戶信息、業(yè)務(wù)類型等。2.定期對(duì)使用登記簿進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保單證使用記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（三）作廢處理1.對(duì)于填寫錯(cuò)誤、已失效或不再使用的保單單證，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行作廢處理。2.作廢的保單單證應(yīng)加蓋“作廢”章，并妥善保管，不得隨意丟棄。3.定期對(duì)作廢的保單單證進(jìn)行清理和核銷，確保單證管理的準(zhǔn)確性。五、保單單證的保管管理（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的保單單證保管倉庫，確保倉庫安全、通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件良好。2.倉庫應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如貨架、保險(xiǎn)柜等，以保證單證的妥善存放。（二）保管人員職責(zé)1.單證保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)保單單證的日常保管工作，嚴(yán)格遵守倉庫管理制度。2.定期對(duì)倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)單證數(shù)量、種類等信息，確保賬實(shí)相符。3.發(fā)現(xiàn)單證丟失、損壞等異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）安全防范措施1.倉庫應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)倉庫出入情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入倉庫，如需進(jìn)入，必須經(jīng)過批準(zhǔn)并進(jìn)行登記。六、保單單證的核銷管理（一）核銷申請(qǐng)1.各部門在保單單證使用完畢后，應(yīng)及時(shí)向單證管理部門提交《保單單證核銷申請(qǐng)表》，注明單證種類、數(shù)量、起止編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)附已使用的保單單證存根聯(lián)或復(fù)印件，以備核對(duì)。（二）核銷審核1.單證管理部門收到核銷申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容和附后的單證存根進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括單證使用情況是否與記錄一致、是否存在作廢未核銷等問題。3.審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）核銷處理1.經(jīng)審批同意核銷的保單單證，由單證管理部門進(jìn)行核銷登記，并將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。2.核銷后的保單單證應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行妥善保管，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)保單單證管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印制、領(lǐng)取、使用、保管、核銷等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，確保保單單證管理工作符合規(guī)定要求。（二）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況報(bào)告公司。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致保單單證管理出現(xiàn)問題的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。2.責(zé)任追究方式包括警告、罰款、通報(bào)批評(píng)、解除勞動(dòng)合同等，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本