會(huì)務(wù)用品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)務(wù)用品的管理，規(guī)范會(huì)務(wù)用品的采購(gòu)、使用、保管等流程，確保會(huì)務(wù)工作的順利開(kāi)展，提高資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各類會(huì)議、活動(dòng)所涉及的會(huì)務(wù)用品管理。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容等實(shí)際需求，合理配置會(huì)務(wù)用品，避免浪費(fèi)。2.規(guī)范管理原則：建立健全會(huì)務(wù)用品管理制度和流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，確保管理工作規(guī)范有序。3.節(jié)約高效原則：在滿足會(huì)務(wù)需求的前提下，充分考慮資源的節(jié)約與高效利用，降低成本。二、職責(zé)分工（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)務(wù)用品管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門(mén)會(huì)議需求，編制年度會(huì)務(wù)用品采購(gòu)預(yù)算。3.統(tǒng)一采購(gòu)、保管會(huì)務(wù)用品，建立庫(kù)存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。4.根據(jù)會(huì)議安排，及時(shí)將會(huì)務(wù)用品發(fā)放至使用部門(mén)，并做好相關(guān)記錄。5.定期對(duì)會(huì)務(wù)用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出優(yōu)化建議。（二）使用部門(mén)1.根據(jù)會(huì)議實(shí)際需求，提前向行政部門(mén)提交會(huì)務(wù)用品申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)領(lǐng)用會(huì)務(wù)用品的使用和保管，確保物品完好無(wú)損。3.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)將剩余會(huì)務(wù)用品歸還行政部門(mén)，并做好交接記錄。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核會(huì)務(wù)用品采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.對(duì)會(huì)務(wù)用品的采購(gòu)、使用等費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.行政部門(mén)應(yīng)于每年年底前，根據(jù)各部門(mén)下一年度會(huì)議計(jì)劃和預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)，結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存情況，編制下一年度會(huì)務(wù)用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.對(duì)于臨時(shí)性會(huì)議所需的特殊會(huì)務(wù)用品，使用部門(mén)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向行政部門(mén)提交申請(qǐng)，行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門(mén)應(yīng)建立會(huì)務(wù)用品供應(yīng)商名錄，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.對(duì)新入選的供應(yīng)商，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況，確保符合公司要求。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將貨物送達(dá)指定地點(diǎn)。行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的會(huì)務(wù)用品，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期更換或退貨。四、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.會(huì)務(wù)用品到貨后，行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)送貨清單和采購(gòu)訂單，對(duì)貨物進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。2.驗(yàn)收合格的會(huì)務(wù)用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商名稱等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員和送貨人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的會(huì)務(wù)用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)拒絕辦理入庫(kù)手續(xù)，并及時(shí)通知行政部門(mén)采購(gòu)人員與供應(yīng)商聯(lián)系處理。（二）存儲(chǔ)管理1.會(huì)務(wù)用品應(yīng)分類存放于倉(cāng)庫(kù)指定區(qū)域，擺放整齊有序，便于查找和取用。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保會(huì)務(wù)用品的安全存儲(chǔ)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)務(wù)用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為[X]月/季度/半年/年，盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧情況進(jìn)行說(shuō)明，并提出處理建議。（三）出庫(kù)管理1.使用部門(mén)領(lǐng)用會(huì)務(wù)用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)用日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)出庫(kù)單。出庫(kù)單應(yīng)注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門(mén)等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員和領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重或限量使用的會(huì)務(wù)用品，領(lǐng)用部門(mén)應(yīng)提前預(yù)約，行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)配。五、使用管理（一）領(lǐng)用要求1.使用部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議實(shí)際需求領(lǐng)用會(huì)務(wù)用品，不得超量領(lǐng)用或挪作他用。2.領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并妥善保管所領(lǐng)用的會(huì)務(wù)用品，防止丟失、損壞。（二）使用規(guī)范1.會(huì)務(wù)用品在使用過(guò)程中，應(yīng)按照規(guī)定的操作方法和流程進(jìn)行使用，確保使用安全和效果。2.對(duì)于一次性使用的會(huì)務(wù)用品，使用后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意丟棄。3.對(duì)于可重復(fù)使用的會(huì)務(wù)用品，使用部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)，并保持物品的清潔和完好。（三）使用監(jiān)督1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)務(wù)用品的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促使用部門(mén)整改。2.對(duì)于違反會(huì)務(wù)用品使用規(guī)定的行為，行政部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如通報(bào)批評(píng)、責(zé)令賠償?shù)?。六、費(fèi)用管理（一）預(yù)算控制1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度會(huì)議計(jì)劃和會(huì)務(wù)用品采購(gòu)計(jì)劃，編制會(huì)務(wù)用品費(fèi)用預(yù)算，并嚴(yán)格控制預(yù)算執(zhí)行情況。2.行政部門(mén)在采購(gòu)會(huì)務(wù)用品時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，不得超預(yù)算支出。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）報(bào)銷管理1.會(huì)務(wù)用品采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、清單等報(bào)銷憑證，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求填寫(xiě)報(bào)銷單。2.報(bào)銷單應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照公司規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷支付。3.對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷，并要求采購(gòu)人員補(bǔ)充或更正相關(guān)憑證。七、盤(pán)點(diǎn)與清查（一）定期盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)務(wù)用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為[X]月/季度/半年/年。盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況，包括盤(pán)盈、盤(pán)虧的物品名稱、數(shù)量、原因等，并提出處理建議。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（二）不定期清查1.公司可根據(jù)實(shí)際情況，不定期組織對(duì)會(huì)務(wù)用品進(jìn)行清查。清查內(nèi)容包括庫(kù)存數(shù)量、使用情況、保管狀況等。2.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、報(bào)廢與處理（一）報(bào)廢條件1.會(huì)務(wù)用品因損壞、老化、過(guò)期等原因無(wú)法正常使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.因會(huì)議形式、內(nèi)容等變化，導(dǎo)致原采購(gòu)的會(huì)務(wù)用品不再適用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。（二）報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.使用部門(mén)或行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)現(xiàn)會(huì)務(wù)用品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并提交行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的報(bào)廢申請(qǐng)表作為報(bào)廢處理的依據(jù)。（三）報(bào)廢處理1.對(duì)于批準(zhǔn)報(bào)廢的會(huì)務(wù)用品，行政部門(mén)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于有回收價(jià)值的物品，可進(jìn)行回收處理；對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的物品，可按照環(huán)