辦公物品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公物品的管理，規(guī)范辦公物品的采購(gòu)、使用、保管及處置等行為，節(jié)約成本，提高辦公效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有辦公物品的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公物品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一管理。2.節(jié)約高效原則：合理配置辦公物品，避免浪費(fèi)，提高使用效率。3.歸口負(fù)責(zé)原則：明確各部門在辦公物品管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公物品管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)辦公物品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放及處置等工作。3.定期對(duì)辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.監(jiān)督檢查各部門辦公物品的使用情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公物品的申購(gòu)、領(lǐng)用、保管及使用等工作。2.配合行政管理部門做好辦公物品的盤點(diǎn)工作。3.教育本部門員工愛護(hù)辦公物品，節(jié)約使用。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公物品采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷。2.協(xié)助行政管理部門做好辦公物品的成本核算和分析工作。三、辦公物品分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公家具包括辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。（二）辦公設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀等。（三）辦公用品1.文具類：包括筆、紙、筆記本、文件夾、訂書機(jī)、計(jì)算器等。2.辦公耗材類：包括墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等。3.其他用品：包括電話機(jī)、飲水機(jī)、綠植、清潔用品等。（四）標(biāo)準(zhǔn)制定1.行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，制定各類辦公物品的配置標(biāo)準(zhǔn)和使用年限。2.辦公物品的配置標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)崗位需求、工作性質(zhì)等因素合理確定，確保滿足工作需要的同時(shí)避免浪費(fèi)。3.使用年限應(yīng)根據(jù)辦公物品的質(zhì)量、性能等因素確定，達(dá)到使用年限的辦公物品應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新或處置。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門辦公物品的使用情況和需求，提前制定年度采購(gòu)計(jì)劃，并于每年[具體時(shí)間]前報(bào)行政管理部門。2.年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。3.行政管理部門應(yīng)根據(jù)各部門的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況，匯總編制公司年度辦公物品采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)實(shí)施1.行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司年度辦公物品采購(gòu)計(jì)劃，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司采購(gòu)制度的規(guī)定，組織實(shí)施采購(gòu)工作。2.采購(gòu)方式包括集中采購(gòu)、分散采購(gòu)等。對(duì)于批量較大、通用性較強(qiáng)的辦公物品，應(yīng)采用集中采購(gòu)方式；對(duì)于有特殊要求或零星采購(gòu)的辦公物品，可采用分散采購(gòu)方式。3.在采購(gòu)過程中，應(yīng)充分進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（三）驗(yàn)收1.辦公物品到貨后，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、型號(hào)等是否與采購(gòu)合同一致。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公物品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。五、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)1.辦公物品驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)包括辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等內(nèi)容。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照辦公物品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立庫(kù)存臺(tái)賬，記錄辦公物品的出入庫(kù)情況。（二）保管1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保辦公物品的安全存放。2.對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查庫(kù)存數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）出庫(kù)1.各部門因工作需要領(lǐng)用辦公物品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)領(lǐng)用物品的數(shù)量、規(guī)格等信息，并發(fā)放辦公物品。發(fā)放后，應(yīng)在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。3.對(duì)于貴重辦公設(shè)備和重要辦公用品，應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度，并建立領(lǐng)用登記臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、歸還時(shí)間等信息。六、使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育本部門員工愛護(hù)辦公物品，嚴(yán)格按照辦公物品的使用說明和操作規(guī)程進(jìn)行使用。2.員工在使用辦公物品過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，由部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)相關(guān)人員進(jìn)行維修或更換。3.嚴(yán)禁員工私自將辦公物品帶出公司或挪作他用。（二）維修與保養(yǎng)1.行政管理部門應(yīng)建立辦公物品維修保養(yǎng)制度，定期對(duì)辦公設(shè)備等進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。2.對(duì)于辦公物品的維修，應(yīng)按照維修流程進(jìn)行申請(qǐng)、審批和維修。維修費(fèi)用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。3.各部門應(yīng)做好本部門辦公物品的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，延長(zhǎng)辦公物品的使用壽命。七、處置管理（一）報(bào)廢1.辦公物品達(dá)到使用年限或因損壞無(wú)法修復(fù)等原因需要報(bào)廢時(shí)，使用部門應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，注明辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報(bào)行政管理部門審核。2.行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合報(bào)廢條件的辦公物品，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報(bào)廢的辦公物品，行政管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，如變賣、捐贈(zèng)等，并及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬。（二）調(diào)撥1.因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可以進(jìn)行辦公物品的調(diào)撥。調(diào)撥時(shí)，調(diào)出部門應(yīng)填寫調(diào)撥申請(qǐng)表，注明辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)入部門等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報(bào)行政管理部門審核。2.行政管理部門應(yīng)根據(jù)調(diào)撥申請(qǐng)表，辦理辦公物品的調(diào)撥手續(xù)，并通知調(diào)出部門和調(diào)入部門。調(diào)出部門應(yīng)及時(shí)將辦公物品移交調(diào)入部門，調(diào)入部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。（三）盤點(diǎn)1.行政管理部門應(yīng)定期組織對(duì)辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)方式包括定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)。定期盤點(diǎn)每年至少進(jìn)行一次，不定期盤點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，如實(shí)反映辦公物品的庫(kù)存情況。對(duì)于盤盈、盤虧等情況，應(yīng)查明原因，提出處理意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)庫(kù)存管理中存在的問題進(jìn)行分析總結(jié)，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，確保辦公物品賬實(shí)相符。八、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立辦公物品管理監(jiān)督機(jī)制，行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公物品的采購(gòu)、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公物品管理情況進(jìn)行定期審計(jì)，檢查辦公物品管理辦法的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于擅自采購(gòu)辦公物品、浪費(fèi)辦公物品、私自處置辦公物品