會務外聯(lián)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司會務外聯(lián)工作，加強組織協(xié)調，提高工作效率，確保各項會務活動及外聯(lián)事務順利開展，樹立公司良好形象，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各類會議、活動的組織安排以及與外部單位、機構的聯(lián)絡溝通等會務外聯(lián)相關工作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準，確保會務外聯(lián)活動合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，合理安排資源，提高會務活動的組織效率和外聯(lián)工作的響應速度。3.專業(yè)性原則：會務組織和外聯(lián)溝通人員應具備專業(yè)素養(yǎng)，展現(xiàn)公司專業(yè)形象。4.保密性原則：涉及公司機密信息的會務活動及外聯(lián)事務，要嚴格做好保密工作。二、會務組織管理（一）會議分類1.公司級會議：包括年度總結大會、季度工作會議、月度例會等，由公司高層領導主持，各部門負責人及相關人員參加。2.部門級會議：由各部門自行組織召開，如部門內部工作會議、項目研討會等，部門全體成員或相關人員參加。3.專項會議：針對特定主題或項目召開的會議，如新產品發(fā)布會、技術交流會等，根據(jù)會議需求邀請相關人員參加。（二）會議籌備1.會議申請發(fā)起部門填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內容。涉及跨部門會議或重要會議，需經分管領導審核批準。2.會議策劃根據(jù)會議申請，成立會議籌備小組，負責會議的具體策劃工作。籌備小組制定詳細的會議策劃方案，包括會議流程、資料準備、設備安排、餐飲住宿（如有）等。3.資料準備根據(jù)會議主題和議程，準備相關會議資料，如會議報告、演示文稿、討論提綱等。資料應提前發(fā)送給參會人員，以便其提前了解會議內容，做好準備。（三）會議組織實施1.場地布置根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，并進行合理布置。確保場地整潔、舒適，設備設施齊全、正常運行。2.會議簽到在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責參會人員簽到。簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務等信息。3.會議主持與記錄確定會議主持人，主持人應具備良好的溝通能力和組織能力，確保會議順利進行。安排專人負責會議記錄，記錄會議主要內容、討論結果、決議事項等。4.會議服務提供必要的會議服務，如茶水、咖啡、文具等。如有需要，安排餐飲、住宿等后勤保障工作。（四）會議后續(xù)工作1.會議紀要會議結束后，及時整理會議紀要，經主持人審核后發(fā)送給參會人員及相關部門。會議紀要應準確記錄會議主要內容、決議事項、責任人和完成時間等。2.決議跟蹤相關部門負責對會議決議事項進行跟蹤落實，確保決議得到有效執(zhí)行。定期對決議執(zhí)行情況進行檢查和反饋，及時解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。三、外聯(lián)事務管理（一）外聯(lián)工作范圍1.政府部門聯(lián)絡：與各級政府相關部門保持溝通，了解政策法規(guī)動態(tài)，爭取政策支持。2.合作伙伴關系維護：與供應商、客戶、行業(yè)協(xié)會、媒體等建立良好的合作關系，促進業(yè)務合作與交流。3.商務活動組織：組織或參與各類商務活動，如展會、論壇、商務宴請等，拓展業(yè)務渠道，提升公司知名度。（二）外聯(lián)計劃制定1.年度外聯(lián)計劃每年年初，由公司外聯(lián)部門制定年度外聯(lián)工作計劃，明確外聯(lián)工作目標、重點任務、活動安排等。年度外聯(lián)計劃經公司領導審核批準后實施。2.專項外聯(lián)計劃根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要或特定項目要求，制定專項外聯(lián)計劃，如針對某個重要客戶的合作洽談計劃、某項政策爭取計劃等。（三）外聯(lián)溝通與協(xié)調1.溝通渠道建立建立多種外聯(lián)溝通渠道，如電話、郵件、微信、面對面拜訪等，確保與外部單位保持及時、有效的溝通。明確不同溝通渠道的適用場景和溝通頻率，提高溝通效率。2.信息收集與反饋及時收集外部單位的信息，包括政策法規(guī)變化、市場動態(tài)、行業(yè)趨勢等，為公司決策提供參考。定期向外聯(lián)對象反饋公司業(yè)務進展情況，保持良好的合作關系。3.協(xié)調合作事宜負責與外部單位協(xié)調合作事宜，如合作協(xié)議簽訂、項目推進、問題解決等。協(xié)調過程中，要充分了解雙方需求，尋求利益平衡點，確保合作順利進行。（四）外聯(lián)活動組織1.活動策劃根據(jù)外聯(lián)計劃，制定詳細的外聯(lián)活動策劃方案，包括活動主題、時間、地點、參與人員、活動內容、預算等。活動策劃方案應報公司領導審核批準。2.活動實施按照活動策劃方案，組織實施外聯(lián)活動，確?；顒禹樌M行。活動過程中，要做好現(xiàn)場管理、安全保障、服務接待等工作，展現(xiàn)公司良好形象。3.活動總結活動結束后，及時對外聯(lián)活動進行總結，評估活動效果，分析存在的問題和不足?？偨Y報告應報公司領導審閱，并作為今后外聯(lián)工作的參考依據(jù)。四、資源管理（一）場地資源1.場地預訂根據(jù)會議或活動需求，提前預訂合適的場地。與場地提供方簽訂場地租賃合同，明確雙方權利義務。2.場地使用管理按照租賃合同要求，合理使用場地，確保場地設施設備完好?；顒咏Y束后，及時清理場地，辦理場地交接手續(xù)。（二）設備資源1.設備采購根據(jù)會務外聯(lián)工作需要，采購必要的設備，如投影儀、音響設備、會議桌椅等。設備采購應遵循公司采購管理制度，進行詢價、比價、招標等程序。2.設備維護與管理建立設備臺賬，記錄設備采購時間、使用情況、維護保養(yǎng)記錄等信息。定期對設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。設備出現(xiàn)故障時，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。（三）人力資源1.人員配備根據(jù)會務外聯(lián)工作任務，合理配備工作人員，明確崗位職責。工作人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，能夠勝任本職工作。2.人員培訓定期組織會務外聯(lián)工作人員培訓，提高其業(yè)務能力和綜合素質。培訓內容包括會議組織、溝通技巧、禮儀規(guī)范、政策法規(guī)等方面。五、風險管理（一）風險識別1.政策法規(guī)風險：關注國家法律法規(guī)及行業(yè)政策變化，可能對公司會務外聯(lián)活動產生影響。2.安全風險：包括會議活動現(xiàn)場安全、人員交通安全、信息安全等方面的風險。3.合作風險：與外部單位合作過程中，可能存在合作協(xié)議糾紛、合作項目進度延遲等風險。4.輿情風險：會務外聯(lián)活動可能引發(fā)媒體關注和社會輿論，存在輿情危機風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，確定風險等級，為風險應對提供依據(jù)。（三）風險應對1.政策法規(guī)風險應對：及時關注政策法規(guī)變化，調整公司會務外聯(lián)工作策略，確?；顒雍戏ê弦?guī)。2.安全風險應對：制定安全管理制度和應急預案，加強現(xiàn)場安全管理，確保人員和財產安全。3.合作風險應對：在合作協(xié)議簽訂前，仔細審查協(xié)議條款，明確雙方權利義務；加強合作過程中的溝通協(xié)調，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。4.輿情風險應對：建立輿情監(jiān)測機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理輿情信息；制定輿情應對預案，在輿情發(fā)生時能夠迅速采取措施，引導輿論導向。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.成立會務外聯(lián)工作監(jiān)督小組，定期對會務外聯(lián)工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組檢查內容包括會議組織、外聯(lián)溝通、資源管理、風險管理等方面的工作情況。（二）考核指標1.會議組織：包括會議籌備的及時性、會議組織的規(guī)范性、會議效果的滿意度等指標。2.外聯(lián)溝通：包括外聯(lián)計劃的完成情況、溝通協(xié)調的有效性、合作關系的維護等指標。3.資源管理：包括場地設備的合理使用、資源的節(jié)約情況等指標。4.風險管理：包括風險識別的準確性、風險應對措施的有效性等指標。（三）考核方式1.定期考核：每季度對外聯(lián)部門及相關工作人員進行一次考核。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對會務外聯(lián)工作進行不定期抽查考核。（四）考核結果應用1.將考核結果與績效獎金掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵。2.對考核結果不合格的部