公證擋案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公證檔案管理，確保公證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮公證檔案在公證業(yè)務(wù)及社會(huì)活動(dòng)中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《公證法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有公證檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公證檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則公證檔案應(yīng)如實(shí)反映公證業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公證業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的公證檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織公證檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公證檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用本公司/組織的公證檔案。3.對各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)公證檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高公證檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公證業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理和初步立卷工作，確保文件材料的齊全完整，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交。2.配合檔案管理部門做好公證檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔，不得擅自留存或銷毀。4.按照規(guī)定的查閱范圍和程序，合理利用公證檔案，不得違規(guī)查閱、借閱檔案，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)公證檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等，確保檔案的安全和有序存放。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，積極為利用者提供檔案查閱服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。4.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門報(bào)告檔案管理情況。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公證申請表、受理通知書、詢問筆錄、當(dāng)事人身份證明、證據(jù)材料等與公證事項(xiàng)相關(guān)的各類文件材料。2.公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部的審批文件、討論記錄、質(zhì)量檢查記錄等。3.公證書原本、副本及送達(dá)回執(zhí)等。4.與公證業(yè)務(wù)有關(guān)的其他文件材料，如往來信函、電話記錄、電子郵件等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在公證業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于電子文件材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照公證業(yè)務(wù)類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，一般可分為民事公證檔案、經(jīng)濟(jì)公證檔案、涉外公證檔案等。2.編號為每份公證檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂將每份公證檔案的文件材料按照一定順序排列整齊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件材料牢固不易散失。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、公證事項(xiàng)名稱、當(dāng)事人姓名、公證日期、檔案頁數(shù)等信息，以便于檢索和查閱。四、檔案保管（一）保管期限公證檔案的保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限為5年以下，中期保管期限為5年至20年，長期保管期限為20年以上。具體保管期限根據(jù)公證事項(xiàng)的重要程度、性質(zhì)和特點(diǎn)等確定。（二）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，避免檔案因環(huán)境因素受損。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（三）保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對重要的公證檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，防止檔案丟失或損壞。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員應(yīng)做好庫房鑰匙的保管工作，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.定期對檔案保管狀況進(jìn)行評估，對存在問題的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或采取其他補(bǔ)救措施，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱公證檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公證檔案。3.當(dāng)事人及其代理人因合理需求查閱與其相關(guān)的公證檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱公證檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱公證檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的查閱范圍進(jìn)行查閱。3.當(dāng)事人及其代理人查閱公證檔案，應(yīng)提交身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。提供復(fù)印件時(shí)，應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“與原件核對無誤”字樣。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的公證檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，限制查閱范圍，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用登記工作，記錄利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息，以便于跟蹤和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的公證檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公證檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對于涉及重要公證事項(xiàng)、具有長期歷史研究價(jià)值或可能在今后工作中仍有利用需求的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單，提交鑒定小組。2.鑒定小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.經(jīng)鑒定小組多數(shù)成員同意銷毀的檔案，報(bào)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織專人對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。2.采用焚燒、粉碎等方式對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。3.銷毀完成后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公證檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)公證檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用要求。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對電子檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠方便快捷地錄入公證檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的電子化管理。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、公證事項(xiàng)名稱、當(dāng)事人姓名等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.權(quán)限管理功能設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的查閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析功能能夠?qū)n案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.備份與恢復(fù)功能定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，保證檔案利用不受影響。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒