談話室管理辦法一、總則（一）目的為加強公司談話室的規(guī)范化管理，確保談話工作的順利進行，保障相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門使用談話室進行各類談話活動的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：談話活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.公正公平原則：確保談話過程公正、透明，保障談話雙方的合法權(quán)益。3.安全保密原則：談話室應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，談話內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、談話室設(shè)置與布局（一）談話室選址談話室應(yīng)選擇相對獨立、安靜、便于管理的區(qū)域，避免外界干擾。（二）房間布局1.談話室應(yīng)設(shè)置專門的談話區(qū)域，配備桌椅，確保談話雙方能夠舒適地交流。2.應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控范圍應(yīng)覆蓋整個談話區(qū)域，確保談話過程可追溯。3.談話室內(nèi)應(yīng)設(shè)置必要的通風(fēng)、照明設(shè)備，保持室內(nèi)空氣流通、光線適宜。4.應(yīng)配備緊急報警裝置，如一鍵報警按鈕等，確保在緊急情況下能夠及時報警。三、使用人員管理（一）談話人員資格1.公司內(nèi)部具有談話職責(zé)的部門或人員，在履行相關(guān)審批手續(xù)后，可使用談話室。2.外部人員因工作需要進入公司談話室的，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，并按照公司規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）審批流程1.內(nèi)部人員使用談話室，應(yīng)填寫《談話室使用申請表》，注明談話主題、時間、參與人員等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，交至談話室管理部門備案。2.外部人員使用談話室，需由公司相關(guān)部門負責(zé)接待，并填寫《外部人員談話室使用申請表》，詳細說明來訪目的、人員信息、談話時間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。（三）使用培訓(xùn)1.對首次使用談話室的人員，應(yīng)進行使用培訓(xùn)，使其熟悉談話室的各項規(guī)定和操作流程。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括談話室的安全注意事項、監(jiān)控設(shè)備的使用、緊急報警裝置的位置及操作方法等。四、談話過程管理（一）談話準(zhǔn)備1.談話人員應(yīng)提前了解談話對象的基本情況，明確談話目的和重點。2.根據(jù)談話內(nèi)容，準(zhǔn)備相關(guān)資料和文件，確保談話過程的順利進行。（二）談話要求1.談話人員應(yīng)文明禮貌，尊重談話對象，不得使用侮辱性、威脅性語言。2.談話過程中，應(yīng)認真記錄談話內(nèi)容，確保記錄真實、準(zhǔn)確、完整。3.談話時間應(yīng)合理安排，避免過長或過短，確保談話效果。（三）安全保障1.談話室管理人員應(yīng)定期對談話室的安全設(shè)施進行檢查，確保監(jiān)控設(shè)備、緊急報警裝置等正常運行。2.在談話過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或安全隱患，應(yīng)及時采取措施，并向相關(guān)部門報告。五、談話記錄管理（一）記錄要求1.談話記錄應(yīng)使用專用的記錄表格，記錄內(nèi)容應(yīng)包括談話時間、地點、參與人員、談話主題、談話內(nèi)容等。2.記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋談話人員印章或簽字確認。（二）記錄保存1.談話記錄應(yīng)妥善保存，保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.保存方式可采用紙質(zhì)檔案或電子檔案，電子檔案應(yīng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）查閱與借閱1.因工作需要查閱談話記錄的，應(yīng)填寫《談話記錄查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可查閱。2.如需借閱談話記錄，應(yīng)填寫《談話記錄借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限不得超過規(guī)定時間，并應(yīng)按時歸還。六、保密管理（一）保密責(zé)任1.參與談話的所有人員均負有保密責(zé)任，不得泄露談話內(nèi)容及相關(guān)信息。2.談話室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對談話室的使用情況和談話內(nèi)容進行保密。（二）保密措施1.談話室應(yīng)設(shè)置專門的保密設(shè)備，如文件柜、保險柜等，用于存放談話相關(guān)資料。2.對談話記錄等重要資料，應(yīng)進行加密存儲，防止信息泄露。3.在談話過程中，如涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進行處理。七、衛(wèi)生與維護管理（一）衛(wèi)生要求1.談話室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.談話室內(nèi)不得堆放雜物，確保室內(nèi)環(huán)境整潔、舒適。（二）設(shè)施維護1.談話室管理人員應(yīng)定期對談話室的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時報修，并做好記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對談話室的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保談話活動符合規(guī)定要求。2.談話室管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，對談話室的日常管理工作進行自查自糾。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用談話室的。2.在談話過程中違反法律法規(guī)、公司規(guī)定的。3.泄露談話內(nèi)容及相關(guān)信息的。4.損壞談話室設(shè)施設(shè)備的。5.其他違反本管理辦法的行為。（二）處理措施1.對違規(guī)行為較輕的，給予警告批評，并責(zé)令其改正。2.對違規(guī)行為較重的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如通報批評、罰款、降職、免職等。3.對違反法律法規(guī)的，依法追究其法律責(zé)任。十、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法由公司[談話室管理部