北京印章管理辦法一、總則（一）目的為加強北京地區(qū)印章管理，維護公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織及相關(guān)方合法權(quán)益，依據(jù)國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織總部及所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等（以下統(tǒng)稱“各單位”）印章的刻制、使用、保管、廢止等全過程管理。（三）定義本辦法所稱印章，是指公司/組織在業(yè)務(wù)活動中使用的各類公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等具有法律效力或代表公司/組織形象的印鑒。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章管理嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，確保印章使用合法合規(guī)。2.分級負責原則：實行分級管理，明確各層級管理職責，確保印章管理責任落實到人。3.安全保密原則：采取有效措施保障印章安全，防止印章被盜用、冒用、偽造等情況發(fā)生，嚴格保密印章使用信息。4.規(guī)范高效原則：建立健全印章管理制度和流程，提高印章使用效率，確保公司/組織業(yè)務(wù)活動順利開展。二、印章刻制（一）刻制申請1.各單位因工作需要刻制印章的，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)本單位負責人簽字批準。2.涉及公司/組織重要事項或?qū)ν饩哂兄卮笥绊懙挠≌驴讨粕暾?，需報公?組織總部審批。（二）刻制審批1.審批部門應(yīng)根據(jù)印章使用需求、公司/組織管理規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)，對印章刻制申請進行嚴格審核。2.審核內(nèi)容包括但不限于印章必要性、名稱規(guī)范性、與公司/組織現(xiàn)有印章的關(guān)聯(lián)性等。對于不符合規(guī)定的申請，審批部門應(yīng)及時退回并說明理由。（三）刻制辦理1.經(jīng)審批同意刻制的印章，由各單位指定專人負責辦理刻制事宜。2.刻制印章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，并與其簽訂印章刻制合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)及保密責任。3.印章刻制單位應(yīng)按照國家相關(guān)標準和公司/組織要求進行印章刻制，確保印章質(zhì)量和防偽性能。刻制完成后，應(yīng)向公司/組織提供印章印模及相關(guān)證明文件。（四）印章備案1.新刻制的印章應(yīng)及時在公司/組織總部進行備案。備案內(nèi)容包括印章名稱、規(guī)格、啟用日期、保管人等信息。2.各單位應(yīng)將印章印模留存一份，分別報送公司/組織總部辦公室、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。同時，應(yīng)將印章信息錄入公司/組織印章管理系統(tǒng)，實現(xiàn)印章信息的集中管理和動態(tài)更新。三、印章使用（一）使用范圍1.公司/組織公章主要用于以公司/組織名義對外發(fā)布重要文件、簽署合同協(xié)議、辦理各類資質(zhì)證書、稅務(wù)登記、銀行開戶等重大事項。2.合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務(wù)專用章用于辦理公司/組織財務(wù)收支、稅務(wù)申報、銀行結(jié)算等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章用于特定財務(wù)業(yè)務(wù)、授權(quán)委托書等需要法定代表人簽字確認的文件。5.部門章用于本部門內(nèi)部文件、通知、報表等的制發(fā)，不得對外使用。6.業(yè)務(wù)專用章用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署、證明開具等，使用范圍應(yīng)嚴格限定在相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)。（二）使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、用印日期等信息，并按照規(guī)定權(quán)限經(jīng)審批簽字。2.審批：一般事項用印，由本單位負責人審批。重要事項用印，需經(jīng)公司/組織總部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大合同、協(xié)議等文件用印，還應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核。財務(wù)專用章使用，按照公司/組織財務(wù)管理制度規(guī)定的審批流程執(zhí)行。3.用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人應(yīng)在《印章使用登記表》上登記用印情況，并在用印文件上加蓋印章。加蓋印章應(yīng)端正、清晰，確保印章與文件內(nèi)容一致。4.留存：用印完成后，印章保管人應(yīng)將《印章使用申請表》、《印章使用登記表》及用印文件等資料整理歸檔，妥善保存。（三）特殊情況用印1.因緊急情況無法提前履行審批手續(xù)的，使用印章的部門或個人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印的，應(yīng)通過傳真、掃描等方式將用印文件及審批手續(xù)傳至印章保管人處，經(jīng)審核無誤后，由印章保管人按照規(guī)定用印，并將用印文件及相關(guān)資料郵寄回申請部門。（四）禁止使用印章的情形1.未經(jīng)審批的文件、合同、協(xié)議等不得用印。2.空白紙張、介紹信、授權(quán)委托書等不得加蓋印章。3.涉及違法違規(guī)、損害公司/組織利益的文件不得用印。4.與公司/組織業(yè)務(wù)無關(guān)的文件不得用印。四、印章保管（一）保管責任1.公司/組織總部及各單位應(yīng)明確印章保管責任人，確保印章安全保管。2.印章保管責任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管方式1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章應(yīng)實行專人專柜保管，存放于安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管設(shè)施內(nèi)，并設(shè)置必要的防盜、防火、防潮等措施。2.法定代表人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等可根據(jù)實際情況指定專人保管，但應(yīng)確保保管安全。3.印章保管人因出差、休假等原因需要臨時移交印章的，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，明確交接雙方責任，并報本單位負責人批準。（三）保管環(huán)境1.印章保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免印章受潮、生銹或損壞。2.應(yīng)配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保印章保管場所的安全。（四）印章盤點1.公司/組織總部及各單位應(yīng)定期對印章進行盤點，確保印章數(shù)量、狀態(tài)與登記信息一致。2.印章盤點工作應(yīng)至少每年進行一次，由辦公室或相關(guān)部門負責組織實施。盤點結(jié)束后，應(yīng)形成《印章盤點報告》，對盤點情況進行詳細記錄，并報本單位負責人審閱。五、印章廢止（一）廢止情形1.因公司/組織機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再使用的印章應(yīng)及時廢止。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用、冒用等情況，應(yīng)立即宣布印章廢止。（二）廢止流程1.印章使用部門或保管人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止的，應(yīng)填寫《印章廢止申請表》，詳細說明廢止原因，并經(jīng)本單位負責人簽字批準。2.經(jīng)審批同意廢止的印章，應(yīng)及時交回公司/組織總部辦公室或指定部門統(tǒng)一保管。3.辦公室或指定部門應(yīng)對廢止印章進行登記，并在印章管理系統(tǒng)中進行標注。同時，應(yīng)將廢止印章封存，妥善保管，防止印章被非法使用。（三）廢止印章處理1.對于廢止的印章，應(yīng)采取適當方式進行銷毀，確保印章不再具有法律效力。2.印章銷毀應(yīng)至少由兩名專人負責，并在銷毀過程中進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、印章名稱、數(shù)量等信息。3.銷毀記錄應(yīng)留存?zhèn)洳?，保存期限按照公?組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織總部及各單位應(yīng)建立健全印章管理監(jiān)督檢查機制，定期對印章管理情況進行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括印章刻制、使用、保管、廢止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，印章管理制度執(zhí)行情況，印章使用登記及檔案管理情況等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求責任單位限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）責任追究1.對于違反印章管理制度，導(dǎo)致印章被盜用、冒用、偽造或因印章使用不當給公司/組織造成經(jīng)濟損失或不良影響的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責任人的責任。2.責任追究方式包括但不限于批評教育、警