電子章管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子章的使用與管理，確保電子章使用的安全性、合法性和有效性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及電子章使用的相關(guān)行為。（三）定義1.電子章：指公司依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)電子簽名技術(shù)制作的，以電子形式存在的印章，與實(shí)體印章具有同等法律效力。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。（四）基本原則1.合法性原則：電子章的制作、使用和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，確保電子章的存儲(chǔ)、傳輸和使用過(guò)程的安全性，防止電子章被偽造、篡改或非法使用。3.授權(quán)使用原則：電子章的使用必須經(jīng)過(guò)合法授權(quán)，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自使用電子章。4.責(zé)任追溯原則：對(duì)電子章的使用行為進(jìn)行記錄和追溯，明確使用責(zé)任，確保出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、電子章的制作與備案（一）制作主體公司指定專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)電子章的制作，該部門(mén)或機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的技術(shù)能力和資質(zhì)條件，確保電子章制作過(guò)程的合規(guī)性和安全性。（二）制作要求1.電子章的制作應(yīng)采用符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的電子簽名技術(shù)，確保電子章的真實(shí)性、完整性和不可抵賴(lài)性。2.電子章應(yīng)包含公司法定名稱(chēng)、印章圖案、唯一編碼等必要信息，其樣式應(yīng)與公司實(shí)體印章保持一致。3.制作電子章的設(shè)備和系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法入侵。（三）備案流程1.電子章制作完成后，負(fù)責(zé)制作的部門(mén)或機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)將電子章的相關(guān)信息報(bào)送至公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行備案。備案信息應(yīng)包括電子章的樣式、制作時(shí)間、有效期、使用范圍等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子章備案檔案，對(duì)備案信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并妥善保管。備案檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保備案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，將電子章的備案信息報(bào)送至當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行備案，以確保電子章的合法性和有效性。三、電子章的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子章應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的安全服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)電子章的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作。（二）保管責(zé)任1.公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子章的保管工作，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守電子章保管的相關(guān)規(guī)定。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)電子章的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或數(shù)據(jù)異常，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.電子章的保管人員應(yīng)妥善保管電子章的密鑰或密碼等關(guān)鍵信息，嚴(yán)禁將其泄露給他人。密鑰或密碼應(yīng)定期進(jìn)行更換，以提高安全性。（三）安全防護(hù)措施1.存儲(chǔ)電子章的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。2.對(duì)電子章的訪問(wèn)和操作應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)管理，采用加密技術(shù)對(duì)傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。3.定期對(duì)電子章的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行安全評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。四、電子章的使用（一）使用范圍1.電子章僅適用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)中需要使用印章的文件、合同、報(bào)表等各類(lèi)紙質(zhì)或電子文檔的簽署。2.嚴(yán)禁將電子章用于任何違法違規(guī)或未經(jīng)授權(quán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。（二）使用流程1.申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門(mén)或員工如需使用電子章，應(yīng)填寫(xiě)《電子章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用電子章的文件名稱(chēng)、用途、使用期限等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：《電子章使用申請(qǐng)表》提交至公司印章管理部門(mén)進(jìn)行審批，印章管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的業(yè)務(wù)，還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.授權(quán)：經(jīng)審批通過(guò)后，印章管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)電子章的使用進(jìn)行授權(quán)，并將授權(quán)信息發(fā)送至電子章使用系統(tǒng)或指定的操作人員。4.使用：獲得授權(quán)的業(yè)務(wù)部門(mén)或員工應(yīng)按照授權(quán)信息，在規(guī)定的使用期限內(nèi)，通過(guò)電子章使用系統(tǒng)或指定的方式使用電子章進(jìn)行文件簽署。使用過(guò)程中應(yīng)確保電子章的使用符合相關(guān)規(guī)定和要求，不得擅自更改電子章的內(nèi)容或使用范圍。5.記錄：電子章使用系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)記錄電子章的使用情況，包括使用時(shí)間、使用人、使用文件名稱(chēng)等信息。業(yè)務(wù)部門(mén)或員工應(yīng)及時(shí)對(duì)使用記錄進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)，并將相關(guān)文件妥善保存。（三）使用限制1.電子章不得用于涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密或法律法規(guī)禁止公開(kāi)的文件簽署。2.嚴(yán)禁將電子章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露電子章的相關(guān)信息。3.在使用電子章進(jìn)行文件簽署時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，不得簽署虛假或違法的文件。五、電子章的變更與廢止（一）變更情形1.公司名稱(chēng)、法定代表人等信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子章進(jìn)行相應(yīng)的變更。2.電子章的樣式、使用范圍、有效期等信息需要調(diào)整時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行變更。（二）變更流程1.公司相關(guān)部門(mén)提出電子章變更申請(qǐng)，填寫(xiě)《電子章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和范圍等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《電子章變更申請(qǐng)表》提交至公司印章管理部門(mén)進(jìn)行審批，印章管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)變更事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核。對(duì)于重大變更事項(xiàng)，還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過(guò)后，印章管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)電子章進(jìn)行變更操作，并及時(shí)更新電子章的備案信息和相關(guān)系統(tǒng)設(shè)置。（三）廢止情形1.電子章超過(guò)有效期或因其他原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行廢止處理。2.公司因合并、分立、注銷(xiāo)等原因終止經(jīng)營(yíng)時(shí)，應(yīng)將所有電子章進(jìn)行廢止處理。（四）廢止流程1.公司相關(guān)部門(mén)提出電子章廢止申請(qǐng)，填寫(xiě)《電子章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止的原因和電子章的相關(guān)信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《電子章廢止申請(qǐng)表》提交至公司印章管理部門(mén)進(jìn)行審批，印章管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)廢止事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或法律糾紛的電子章廢止，還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過(guò)后，印章管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子章進(jìn)行廢止操作，包括刪除電子章的存儲(chǔ)信息、注銷(xiāo)電子章的使用權(quán)限等，并及時(shí)更新電子章的備案信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)電子章的使用和管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查電子章的制作、存儲(chǔ)、使用、變更和廢止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.公司印章管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子章的使用記錄進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正電子章使用過(guò)程中存在的問(wèn)題。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合公安機(jī)關(guān)、工商行政管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)電子章使用情況的檢查和監(jiān)督，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于相關(guān)部門(mén)提出的整改意見(jiàn)和要求，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)，確保電子章的使用和管理符合法律法規(guī)的要求。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)