往來函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司往來函的管理，確保函件傳遞的準(zhǔn)確性、及時性和有效性，提高公司運營效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部單位（包括但不限于客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門等）以及公司內(nèi)部各部門之間往來函件的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：往來函件的內(nèi)容和形式應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.準(zhǔn)確及時原則：函件的撰寫應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，避免歧義；傳遞應(yīng)及時，確保信息能夠及時傳達(dá)給對方，不影響工作的正常開展。3.責(zé)任明確原則：明確函件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)送、接收、存檔等各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，確保函件管理工作有序進(jìn)行。4.保密原則：涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的往來函件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、往來函的分類及定義（一）商務(wù)函1.定義：公司與外部單位就業(yè)務(wù)合作、交易等事項進(jìn)行溝通、協(xié)商、確認(rèn)的函件。2.包括但不限于：合作意向書、合同變更函、訂單確認(rèn)函、發(fā)貨通知函、催款函、對賬函等。（二）公函1.定義：公司與政府部門、事業(yè)單位等就行政管理、政策咨詢、事務(wù)協(xié)調(diào)等事項進(jìn)行溝通的函件。2.包括但不限于：申請函、審批函、備案函、工作聯(lián)系函等。（三）內(nèi)部函1.定義：公司內(nèi)部各部門之間就工作安排、信息傳遞、問題協(xié)調(diào)等事項進(jìn)行溝通的函件。2.包括但不限于：工作交辦函、工作匯報函、問題反饋函、會議通知函等。三、往來函的格式及內(nèi)容要求（一）格式要求1.函頭：應(yīng)使用公司統(tǒng)一的函頭格式，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式等信息。2.編號：往來函應(yīng)進(jìn)行編號，編號規(guī)則為：年份+部門代碼+流水號。例如：202301001，表示2023年由第1部門發(fā)出的第1份函件。3.標(biāo)題：應(yīng)簡潔明了地概括函件的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于[具體事項]的函”的格式。4.主送單位/部門：寫明函件的接收單位或部門的全稱。5.正文：開頭應(yīng)寫明發(fā)函的緣由，然后詳細(xì)闡述函件的主要內(nèi)容，結(jié)尾一般用“特此函告”“請予函復(fù)”等結(jié)束語。6.落款：寫明發(fā)函單位的名稱，并加蓋公章；注明發(fā)函日期。（二）內(nèi)容要求1.準(zhǔn)確性：函件內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，避免虛假陳述、誤導(dǎo)性信息或遺漏重要事項。2.邏輯性：函件內(nèi)容應(yīng)條理清晰，邏輯連貫，避免前后矛盾、層次混亂。3.針對性：函件應(yīng)針對具體的事項和問題進(jìn)行闡述，避免泛泛而談、無關(guān)緊要的內(nèi)容。4.禮貌性：函件語言應(yīng)文明禮貌，措辭恰當(dāng)，避免使用生硬、傲慢、侮辱性的語言。四、往來函的起草與審核（一）起草1.責(zé)任部門：根據(jù)函件的性質(zhì)和內(nèi)容，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。涉及多個部門的函件，由主辦部門牽頭起草，并征求其他相關(guān)部門的意見。2.起草要求：起草人員應(yīng)認(rèn)真了解函件所涉及的事項，收集相關(guān)資料，確保函件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。起草完成后，應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查語言表達(dá)、格式規(guī)范等方面是否符合要求。（二）審核1.初審：函件起草完成后，應(yīng)提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核函件內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、邏輯是否清晰、語言是否準(zhǔn)確等。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^后，函件應(yīng)提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審主要審核函件內(nèi)容是否符合公司整體利益、是否需要進(jìn)一步協(xié)調(diào)其他部門等。3.終審：對于涉及重大事項、重要決策、合同協(xié)議等的往來函件，應(yīng)提交至公司總經(jīng)理進(jìn)行終審。終審主要審核函件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、公司戰(zhàn)略規(guī)劃等要求。五、往來函的批準(zhǔn)與發(fā)送（一）批準(zhǔn)1.批準(zhǔn)流程：經(jīng)過審核通過的往來函件，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)在函件上簽署明確的意見，如“同意發(fā)送”“修改后發(fā)送”等。2.特殊情況處理：對于緊急情況下需要立即發(fā)送的函件，可先口頭向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)同意后先行發(fā)送，事后再補(bǔ)辦批準(zhǔn)手續(xù)。（二）發(fā)送1.發(fā)送方式：往來函件可根據(jù)實際情況選擇郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等方式發(fā)送。2.發(fā)送記錄：采用郵寄方式發(fā)送的，應(yīng)保留郵寄憑證；采用專人送達(dá)的，應(yīng)要求接收人在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)；采用電子郵件方式發(fā)送的，應(yīng)保留郵件發(fā)送記錄，包括郵件主題、收件人、抄送人員、郵件內(nèi)容、發(fā)送時間等信息。六、往來函的接收與處理（一）接收1.接收部門/人員：指定專人負(fù)責(zé)往來函件的接收工作，確保函件能夠及時、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門或人員。2.接收登記：接收人員應(yīng)建立往來函件接收臺賬，對收到的函件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括函件編號、發(fā)函單位、標(biāo)題、接收日期等信息。（二）處理1.分類分發(fā)：接收人員應(yīng)根據(jù)函件的性質(zhì)和內(nèi)容，及時將函件分發(fā)給相關(guān)部門或人員進(jìn)行處理。2.處理要求：相關(guān)部門或人員應(yīng)在收到函件后的規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時反饋給發(fā)函單位。對于需要回復(fù)的函件，應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)送。七、往來函的存檔與保管（一）存檔1.存檔范圍：公司所有往來函件均應(yīng)進(jìn)行存檔，包括紙質(zhì)函件和電子函件。2.存檔要求：紙質(zhì)函件應(yīng)按照年度、類別、編號順序進(jìn)行裝訂成冊，并在封面注明年度、類別、起止編號等信息；電子函件應(yīng)按照年度、類別、編號建立文件夾進(jìn)行分類存儲，并確保文件的完整性和可讀性。（二）保管1.保管期限：往來函件的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，涉及合同協(xié)議、重大事項等的函件應(yīng)長期保管；其他函件的保管期限為[X]年。2.保管責(zé)任：指定專人負(fù)責(zé)往來函件的保管工作，確保函件的安全、完整。定期對存檔的函件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、往來函的保密管理（一）保密范圍往來函件中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財務(wù)信息等敏感信息的，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.人員管理：對接觸往來函件的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任，簽訂保密協(xié)議。2.文件管理：對涉及保密內(nèi)容的往來函件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲、傳輸，并嚴(yán)格限制訪問權(quán)限。3.環(huán)境管理：在處理往來函件的場所，應(yīng)采取必要的安全防范措施，防止無關(guān)人員接觸函件。（三）保密監(jiān)督公司保密管理部門應(yīng)定期對往來函件的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、往來函的風(fēng)險防范（一）法律風(fēng)險防范1.合規(guī)審查：在起草、審核往來函件時，應(yīng)進(jìn)行法律合規(guī)審查，確保函件內(nèi)容符合法律法規(guī)的要求，避免因法律風(fēng)險導(dǎo)致公司利益受損。2.證據(jù)留存：對于重要的往來函件，應(yīng)妥善留存相關(guān)證據(jù)，以備日后可能出現(xiàn)的法律糾紛使用。（二）商業(yè)風(fēng)險防范1.信息安全：加強(qiáng)往來函件的信息安全管理，防止公司商業(yè)秘密、敏感