印刷合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷合同管理，規(guī)范印刷合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與印刷供應(yīng)商簽訂的各類印刷合同，包括但不限于宣傳資料印刷、產(chǎn)品說(shuō)明書印刷、包裝印刷等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則印刷合同的簽訂、履行、變更、解除等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂印刷合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求部門提出印刷需求，填寫《印刷需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。2.需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確保需求合理、明確，并簽字確認(rèn)。3.采購(gòu)部門根據(jù)需求部門提供的信息，進(jìn)行供應(yīng)商篩選和詢價(jià)。選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，并獲取至少三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單。4.采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其進(jìn)行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、付款方式、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。5.談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門起草印刷合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義性表述。6.印刷合同文本經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)和建議。7.根據(jù)法務(wù)部門的審查意見(jiàn)，采購(gòu)部門對(duì)合同文本進(jìn)行修改和完善。修改后的合同文本再次提交采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后，提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。8.公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂印刷合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。（二）合同條款要求1.當(dāng)事人信息合同應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，確保雙方身份明確，便于溝通和聯(lián)系。2.印刷品信息詳細(xì)描述印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、顏色標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保雙方對(duì)印刷品的要求達(dá)成一致。3.價(jià)格條款明確印刷品的單價(jià)、總價(jià)、付款方式、付款時(shí)間等內(nèi)容。付款方式應(yīng)合理、明確，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義性表述。4.交貨條款約定交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等內(nèi)容。交貨時(shí)間應(yīng)明確具體，運(yùn)輸方式應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的方式，并明確運(yùn)輸費(fèi)用的承擔(dān)方。5.質(zhì)量條款明確印刷品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括紙張質(zhì)量、印刷清晰度、色彩還原度、裝訂質(zhì)量等方面的要求。同時(shí)，應(yīng)約定質(zhì)量驗(yàn)收的方式、時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)，以及質(zhì)量問(wèn)題的處理方式。6.知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款明確印刷品的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬，確保公司對(duì)印刷品享有合法的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。同時(shí)，應(yīng)約定供應(yīng)商不得侵犯第三方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，否則應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。7.保密條款對(duì)于在合同履行過(guò)程中知悉的對(duì)方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，雙方應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)。保密條款應(yīng)明確保密的范圍、期限和違約責(zé)任。8.違約責(zé)任條款明確雙方在合同履行過(guò)程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，包括違約金的數(shù)額、賠償方式等內(nèi)容。違約責(zé)任條款應(yīng)具有可操作性，能夠有效約束雙方的行為。9.爭(zhēng)議解決條款約定雙方在合同履行過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議的解決方式，如協(xié)商解決、仲裁或訴訟等。爭(zhēng)議解決條款應(yīng)明確具體的仲裁機(jī)構(gòu)或法院，確保爭(zhēng)議能夠得到及時(shí)、有效的解決。三、合同履行管理（一）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商檔案采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)與公司簽訂印刷合同的供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況、合作歷史等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。3.供應(yīng)商溝通與協(xié)調(diào)采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解印刷合同的履行情況，解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于重大問(wèn)題或緊急情況，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取有效措施加以解決。（二）印刷過(guò)程監(jiān)控1.需求部門跟蹤需求部門應(yīng)指定專人跟蹤印刷合同的履行情況，及時(shí)了解印刷品的制作進(jìn)度，確保印刷品符合公司的要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，共同協(xié)商解決辦法。2.采購(gòu)部門監(jiān)控采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)印刷過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，檢查供應(yīng)商是否按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間等要求進(jìn)行生產(chǎn)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)要求其整改，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.質(zhì)量檢驗(yàn)印刷品制作完成后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)印刷品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括紙張質(zhì)量、印刷清晰度、色彩還原度、裝訂質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商返工或采取其他補(bǔ)救措施，確保印刷品質(zhì)量符合合同要求。（三）交貨與驗(yàn)收1.交貨通知供應(yīng)商應(yīng)在印刷品制作完成后，提前通知采購(gòu)部門安排交貨。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門做好收貨準(zhǔn)備。2.交貨驗(yàn)收印刷品交貨時(shí)，需求部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)在《印刷品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，需求部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法。3.付款結(jié)算采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款前，采購(gòu)部門應(yīng)審核相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。四、合同變更與解除管理（一）合同變更1.變更申請(qǐng)?jiān)谟∷⒑贤男羞^(guò)程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同一方應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾?qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和要求。2.變更審批變更申請(qǐng)經(jīng)對(duì)方同意后，雙方應(yīng)簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間等條款，并由雙方加蓋公章或合同專用章，由法定代表人或授權(quán)代表簽字。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.變更通知合同變更后，雙方應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，確保各方了解變更后的合同內(nèi)容，避免因信息不暢導(dǎo)致工作失誤。（二）合同解除1.解除情形在印刷合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一，合同一方有權(quán)解除合同：（1）因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；（2）在履行期限屆滿前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；（3）當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；（4）當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；（5）法律規(guī)定的其他情形。2.解除通知合同一方如需解除合同，應(yīng)向?qū)Ψ桨l(fā)出書面解除通知，說(shuō)明解除合同的原因和依據(jù)。解除通知應(yīng)送達(dá)對(duì)方時(shí)生效。3.解除后的處理合同解除后，雙方應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算款項(xiàng)、返還財(cái)產(chǎn)、賠償損失等。五、合同檔案管理（一）檔案收集采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集印刷合同的相關(guān)資料，包括合同文本、《印刷需求申請(qǐng)表》、報(bào)價(jià)單、談判記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、《印刷品驗(yàn)收單》、付款憑證等。合同資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效。（二）檔案整理與歸檔采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行整理和歸檔。按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱印刷合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。2.借閱因特殊原因需要借閱印刷合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂寫、批注或損壞。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印刷合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理是否符合本辦法的規(guī)定，