協(xié)議歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司協(xié)議檔案的規(guī)范化管理，確保協(xié)議檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司簽訂的各類協(xié)議檔案的管理，包括但不限于合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議、技術協(xié)議等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司協(xié)議檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：協(xié)議檔案應如實反映協(xié)議簽訂、履行的全過程，確保檔案內容真實可靠。3.安全保密原則：加強協(xié)議檔案的安全保護措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案檢索體系，便于公司內部人員查閱和利用協(xié)議檔案。二、協(xié)議檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司簽訂的各類協(xié)議原件及相關附件。2.協(xié)議簽訂過程中的往來文件、信函、會議紀要等。3.協(xié)議履行過程中的變更、補充協(xié)議及相關記錄。4.協(xié)議終止或解除后的相關文件。（二）收集要求1.協(xié)議簽訂部門應在協(xié)議簽訂后[X]個工作日內，將協(xié)議原件及相關附件移交檔案管理部門。2.協(xié)議履行過程中產生的變更、補充協(xié)議及相關記錄，應及時移交檔案管理部門。3.協(xié)議終止或解除后，協(xié)議簽訂部門應在[X]個工作日內，將相關文件移交檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集到的協(xié)議檔案進行分類整理，按照協(xié)議的性質、類別、時間順序等進行編號。2.對協(xié)議檔案進行編目，編制協(xié)議檔案目錄，包括協(xié)議名稱、編號、簽訂日期、履行期限、保管期限等信息。3.對協(xié)議檔案進行裝訂，將協(xié)議原件及相關附件按照順序裝訂成冊，并在封面加蓋檔案管理章。三、協(xié)議檔案的保管（一）保管期限1.協(xié)議檔案的保管期限根據協(xié)議的性質、重要程度等因素確定，一般分為永久、長期和短期。2.永久保管的協(xié)議檔案包括涉及公司重大權益、重要資產、核心技術等方面的協(xié)議。3.長期保管的協(xié)議檔案包括有效期在[X]年以上的協(xié)議。4.短期保管的協(xié)議檔案包括有效期在[X]年以下的協(xié)議。（二）保管方式1.協(xié)議檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。2.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房內，按照檔案保管期限和類別進行分類存放，并建立檔案存放索引。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，進行備份，并建立電子檔案目錄和索引。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據丟失。四、協(xié)議檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱協(xié)議檔案的，應填寫《協(xié)議檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，方可查閱。2.涉及公司機密的協(xié)議檔案，查閱人員應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，未經批準不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內容。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《協(xié)議檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后報檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門負責人根據審批意見，安排專人負責查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員在查閱過程中應遵守檔案庫房的管理制度，不得擅自移動、涂改、損壞檔案。（三）利用方式1.公司內部人員因工作需要利用協(xié)議檔案的，可以復印、摘抄相關內容，但不得擅自更改檔案內容。2.如需對外提供協(xié)議檔案的，應按照公司的相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。五、協(xié)議檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對協(xié)議檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿。2.全面審查原則：對協(xié)議檔案的鑒定應全面審查檔案的內容、價值和保管狀況，確保鑒定結果的準確性。3.集體鑒定原則：協(xié)議檔案的鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員共同進行，確保鑒定結果的公正性。（二）鑒定程序1.檔案管理部門根據協(xié)議檔案的保管期限，定期對檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織相關部門人員對需要鑒定的檔案進行審查，根據檔案的內容、價值和保管狀況，確定檔案的保管期限是否已滿，是否需要銷毀。3.對鑒定結果進行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，報公司領導審批。（三）銷毀程序1.經公司領導批準后，檔案管理部門對需要銷毀的協(xié)議檔案進行登記造冊，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.選擇具有資質的銷毀機構進行銷毀，并簽訂銷毀協(xié)議，確保銷毀過程的安全、環(huán)保。3.銷毀過程中，檔案管理部門應安排專人進行監(jiān)督，并做好銷毀記錄。