出街物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司出街物料的規(guī)范化管理，確保物料使用的準確性、安全性和高效性，提升公司品牌形象，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有用于對外宣傳、推廣、展示等出街的各類物料，包括但不限于海報、宣傳單頁、展架、燈箱、車身廣告、禮品等。（三）管理原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保出街物料內(nèi)容合法合規(guī)。2.準確性原則：物料信息準確無誤，與公司品牌形象、宣傳主題及產(chǎn)品特點保持一致。3.安全性原則：保障物料制作、運輸、安裝及使用過程中的安全，避免對人員和環(huán)境造成危害。4.高效性原則：優(yōu)化物料管理流程，提高工作效率，降低成本。二、職責分工（一）市場部門1.負責提出出街物料的需求申請，明確物料的用途、內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、投放時間及地點等詳細信息。2.審核物料設(shè)計稿，確保設(shè)計內(nèi)容符合公司品牌形象和宣傳策略。3.跟蹤物料制作進度，協(xié)調(diào)解決制作過程中出現(xiàn)的問題。4.負責物料投放的組織實施，包括場地協(xié)調(diào)、安裝布置等工作。5.收集物料投放后的反饋信息，評估宣傳效果。（二）設(shè)計部門1.根據(jù)市場部門的需求，進行出街物料的創(chuàng)意設(shè)計和排版工作。2.按照公司品牌規(guī)范和設(shè)計要求，制作高質(zhì)量的設(shè)計稿，并提交市場部門審核。3.根據(jù)審核意見對設(shè)計稿進行修改完善，直至通過審核。（三）采購部門1.根據(jù)市場部門確定的物料需求，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物料的規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨期等條款。3.負責采購物料的到貨驗收工作，確保物料質(zhì)量符合要求。4.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的供貨情況進行評估和管理。（四）法務(wù)部門1.審核出街物料的內(nèi)容，確保其符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。2.參與重大物料項目的合同審核，提供法律意見和建議。3.處理與出街物料相關(guān)的法律糾紛和投訴。（五）財務(wù)部門1.負責出街物料費用的預(yù)算編制、審核和控制。2.對物料采購、制作、投放等費用進行核算和報銷。3.定期對物料費用進行統(tǒng)計分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（六）行政部門1.負責公司內(nèi)部辦公區(qū)域出街物料的管理，包括物料的存放、發(fā)放等工作。2.協(xié)助市場部門進行物料投放現(xiàn)場的后勤保障工作。3.對公司公共區(qū)域的出街物料進行巡查和維護。三、物料設(shè)計與審核（一）設(shè)計要求1.設(shè)計應(yīng)符合公司品牌形象，體現(xiàn)公司的價值觀和文化內(nèi)涵。2.物料內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點突出，易于受眾理解和接受。3.色彩搭配應(yīng)協(xié)調(diào)美觀，符合視覺審美原則。4.設(shè)計稿應(yīng)標注尺寸、材質(zhì)、工藝等詳細要求。（二）審核流程1.設(shè)計部門完成設(shè)計稿后，提交給市場部門。2.市場部門組織相關(guān)人員對設(shè)計稿進行審核，包括市場負責人、品牌負責人、產(chǎn)品經(jīng)理等。3.審核人員從內(nèi)容準確性、品牌一致性、設(shè)計合理性等方面提出審核意見。4.設(shè)計部門根據(jù)審核意見對設(shè)計稿進行修改完善，直至通過審核。5.審核通過的設(shè)計稿由市場部門負責人簽字確認，并加蓋公司公章。（三）特殊情況處理對于涉及重大活動、緊急宣傳等特殊情況的物料設(shè)計，可適當簡化審核流程，但必須確保設(shè)計內(nèi)容符合公司品牌形象和法律法規(guī)要求，并在事后及時補辦審核手續(xù)。四、物料采購（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。2.對供應(yīng)商進行實地考察和評估，了解其生產(chǎn)設(shè)備、工藝水平、質(zhì)量管理體系等情況。3.與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料質(zhì)量標準、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。（二）采購流程1.市場部門根據(jù)需求計劃填寫物料采購申請單，詳細注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、交貨時間等信息。2.采購申請單經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。3.采購部門根據(jù)采購申請單，在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進行詢價、比價。4.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，并將合同副本提交給市場部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。5.采購部門跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。（三）驗收管理1.物料到貨前，采購部門應(yīng)通知市場部門、行政部門等相關(guān)人員共同進行驗收。2.驗收人員按照采購合同和設(shè)計要求，對物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等進行檢查。3.對于驗收合格的物料，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認；對于驗收不合格的物料，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或補貨。4.驗收合格的物料由行政部門負責入庫保管或直接發(fā)放給使用部門。五、物料制作（一）制作要求1.供應(yīng)商應(yīng)按照設(shè)計稿和采購合同的要求進行物料制作，確保物料質(zhì)量符合標準。2.制作過程中應(yīng)嚴格控制工藝質(zhì)量，如印刷清晰、色彩準確、材質(zhì)符合要求等。3.對于有特殊工藝要求的物料，供應(yīng)商應(yīng)提供詳細的制作方案和樣品，經(jīng)公司確認后再進行批量制作。（二）制作過程監(jiān)控1.市場部門應(yīng)安排專人對物料制作過程進行跟蹤監(jiān)控，及時了解制作進度和質(zhì)量情況。2.制作過程中如發(fā)現(xiàn)問題，市場部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。3.對于重大物料制作項目，公司可派人到供應(yīng)商現(xiàn)場進行監(jiān)督檢查，確保制作過程符合要求。（三）成品檢驗1.物料制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)進行自檢，確保成品質(zhì)量合格。2.公司驗收人員按照驗收標準對物料成品進行檢驗，檢驗合格后方可發(fā)貨。3.對于檢驗不合格的物料成品，供應(yīng)商應(yīng)負責返工或重新制作，直至達到質(zhì)量要求。六、物料投放與管理（一）投放計劃1.市場部門根據(jù)宣傳推廣需求，制定出街物料投放計劃，明確物料投放的時間、地點、方式、數(shù)量等信息。2.投放計劃應(yīng)提前提交給相關(guān)部門審批，確保投放活動符合公司整體宣傳策略和資源配置。3.投放計劃如需調(diào)整，應(yīng)提前向相關(guān)部門報備，并說明調(diào)整原因和影響。（二）投放實施1.市場部門負責組織物料投放的實施工作，安排專人負責現(xiàn)場協(xié)調(diào)和管理。2.物料投放前，應(yīng)做好各項準備工作，如場地布置、設(shè)備調(diào)試、人員培訓等。3.投放過程中，應(yīng)嚴格按照設(shè)計要求和安全規(guī)范進行操作，確保物料安裝牢固、展示效果良好。4.投放結(jié)束后，應(yīng)及時清理現(xiàn)場，回收剩余物料，妥善保管。（三）投放效果評估1.市場部門應(yīng)在物料投放后及時收集反饋信息，評估宣傳效果。2.評估指標可包括物料的曝光量、關(guān)注度、轉(zhuǎn)化率、品牌知名度提升等方面。3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的物料投放工作提供參考和改進依據(jù)。（四）物料維護與更新1.行政部門負責對公司內(nèi)部辦公區(qū)域和公共區(qū)域的出街物料進行定期巡查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理物料損壞、褪色等問題。2.市場部門根據(jù)宣傳推廣需求和物料使用情況，及時更新出街物料，確保物料內(nèi)容的時效性和吸引力。3.對于已過有效期或不再使用的物料，應(yīng)及時進行清理和回收，避免造成資源浪費。七、物料費用管理（一）預(yù)算編制1.財務(wù)部門根據(jù)公司年度宣傳推廣計劃和市場部門的物料需求，編制出街物料費用預(yù)算。2.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮物料的種類、數(shù)量、價格、制作工藝等因素，確保預(yù)算的合理性和準確性。3.預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行，作為物料費用控制的依據(jù)。（二）費用核算與報銷1.財務(wù)部門按照財務(wù)制度對物料采購、制作、投放等費用進行核算和報銷。2.報銷時應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購合同、驗收單等相關(guān)憑證，確保費用支出的真實性和合規(guī)性。3.對于超預(yù)算的費用支出，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行追加預(yù)算或特批。（三）成本控制1.各部門應(yīng)嚴格控制物