招商會議室管理制度一、會議室概述

招商會議室是公司對外洽談、商務(wù)談判、項(xiàng)目討論的重要場所，其環(huán)境、設(shè)施和秩序直接關(guān)系到公司形象和業(yè)務(wù)開展。為保障會議室的正常使用和高效利用，特制定本管理制度。

二、會議室使用申請

所有需要使用招商會議室的人員，必須提前向行政部門提交會議室使用申請。申請內(nèi)容包括：會議主題、參會人員、預(yù)計(jì)時長、所需設(shè)備等。行政部門將根據(jù)會議室的預(yù)定情況及公司優(yōu)先級原則，審批申請并通知申請人。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自使用會議室。

三、會議室預(yù)定流程

1.申請人通過公司內(nèi)部預(yù)定系統(tǒng)提交會議室使用申請，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人數(shù)等信息。

2.行政部門在收到申請后，對會議室使用情況進(jìn)行審核，確保資源合理分配。

3.審批通過后，行政部門將預(yù)定信息反饋給申請人，并生成預(yù)定確認(rèn)函。

4.申請人在預(yù)定確認(rèn)后，需提前半小時到達(dá)會議室，檢查設(shè)備是否正常。

5.如有特殊情況導(dǎo)致會議室無法使用，申請人應(yīng)及時通知行政部門，以便及時調(diào)整預(yù)定。

6.預(yù)定變更或取消需至少提前一天通知行政部門，以便其他部門調(diào)整使用計(jì)劃。

四、會議室設(shè)施與設(shè)備管理

會議室內(nèi)的所有設(shè)施和設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板、桌椅等，均由行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理。使用前，申請人應(yīng)確保設(shè)備完好，如有損壞或故障，應(yīng)立即報告行政部門。行政部門將負(fù)責(zé)設(shè)備的維修和更換。同時，以下規(guī)定需嚴(yán)格遵守：

1.使用者需愛護(hù)會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意移動或損壞。

2.會議結(jié)束后，使用者應(yīng)確保會議室整潔，關(guān)閉所有電源和設(shè)備。

3.如需使用特殊設(shè)備，申請人應(yīng)在申請時提出，行政部門將提前準(zhǔn)備。

4.會議室內(nèi)的資料和物品不得擅自帶走，會議結(jié)束后應(yīng)歸還原位。

五、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用時間原則上不得超出預(yù)定時長，如有特殊需求，需提前與行政部門溝通。

2.使用會議室時，請保持室內(nèi)整潔，不得亂扔垃圾，保持良好的工作環(huán)境。

3.會議室內(nèi)的通訊設(shè)備（如手機(jī)、電腦等）使用時，請調(diào)至靜音或振動模式，以免干擾他人。

4.會議期間，請尊重他人發(fā)言，保持會場秩序，不得大聲喧嘩或進(jìn)行與會議無關(guān)的活動。

5.如需使用會議室內(nèi)的電話，請遵循公司內(nèi)部電話使用規(guī)定。

6.會議室不得作為私人聚會或非工作用途，不得進(jìn)行影響他人工作秩序的活動。

7.會議室內(nèi)的資料和物品未經(jīng)許可不得外借，如需復(fù)印或拍照，需征得資料所有者同意。

8.會議結(jié)束后，使用人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會場，確保會議室恢復(fù)至預(yù)定使用狀態(tài)。

六、會議室安全與衛(wèi)生

1.使用者應(yīng)確保在會議期間遵守消防安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)存放易燃易爆物品。

2.會議室內(nèi)禁止吸煙，如有需要，應(yīng)在指定的吸煙區(qū)吸煙。

3.保持會議室通風(fēng)良好，如有異味或空氣質(zhì)量問題，應(yīng)及時開窗通風(fēng)或報告行政部門處理。

4.會議室內(nèi)不得進(jìn)行可能危害人身安全的實(shí)驗(yàn)或操作。

5.使用會議室后，應(yīng)確保所有門窗關(guān)閉，防止火災(zāi)和盜竊風(fēng)險。

6.會議室內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，使用后應(yīng)及時清理垃圾，對會議室進(jìn)行消毒處理。

7.如遇緊急情況，如火災(zāi)、地震等，使用者應(yīng)立即按照應(yīng)急疏散預(yù)案行動，并協(xié)助他人安全撤離。

8.會議室內(nèi)的應(yīng)急設(shè)備（如滅火器、疏散指示牌等）應(yīng)保持完好，不得隨意移動或遮擋。

七、會議室使用記錄

為便于管理和監(jiān)督，所有會議室使用情況均需進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括：

1.會議主題、參會人員名單、預(yù)定時間及實(shí)際使用時間。

2.會議室使用過程中的任何特殊要求或變更。

3.設(shè)備使用情況及維護(hù)保養(yǎng)記錄。

4.會議結(jié)束后的清潔與維護(hù)情況。

5.如有緊急情況或意外事件，需詳細(xì)記錄事件經(jīng)過及處理結(jié)果。

6.行政部門將定期對會議室使用記錄進(jìn)行審查，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

7.會議室使用記錄將作為公司內(nèi)部審計(jì)和評估的重要依據(jù)。

八、違規(guī)處理與責(zé)任

1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會議室或違反預(yù)定規(guī)定的，將根據(jù)情節(jié)輕重給予警告或罰款處理。

2.損壞或故意破壞會議室設(shè)施設(shè)備的，責(zé)任人需賠償損失，并接受相應(yīng)處罰。

3.在會議室使用過程中，若違反消防安全規(guī)定或造成安全隱患的，將嚴(yán)肅追究責(zé)任。

4.會議期間擾亂秩序、大聲喧嘩或進(jìn)行與會議無關(guān)活動的，將予以制止，并視情況給予警告或處罰。

5.未經(jīng)許可擅自帶出會議室資料或物品的，將追回物品，并視情況給予相應(yīng)處罰。

6.對于故意隱瞞事實(shí)或提供虛假信息的，將根據(jù)情況加重處罰。

7.一旦發(fā)生違規(guī)行為，相關(guān)部門將進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)公司規(guī)章制度做出相應(yīng)處理決定。

九、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋和執(zhí)行，各部門應(yīng)積極配合。

2.行政部門定期對會議室使用情況進(jìn)行檢查，確保制度的有效執(zhí)行。

3.任何員工對會議室管理制度有疑問或建議，可通過正規(guī)渠道向行政部門反映。

4.行政部門將定期對會議室管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，并根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行必要的調(diào)整和完善。

5.會議室使用情況將納入公司年度考核范圍，對違反規(guī)定的行為將作為考核不合格的依據(jù)之一。

6.鼓勵員工對會議室管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時上報。

7.本制度自發(fā)布之日起生效，如與公司其他相關(guān)規(guī)定相沖突，以本制度為準(zhǔn)。

十、附則

1.本制度旨在規(guī)范招商會議室的使用，提高會議室的使用效率，維護(hù)公司形象。

2.本制度如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。

3.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相