公司oa管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用，提高工作效率，加強信息溝通與協(xié)同辦公，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)合作伙伴。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息安全與合規(guī)。2.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少不必要的溝通環(huán)節(jié)，實現(xiàn)快速響應(yīng)與協(xié)同工作。3.規(guī)范性原則：明確系統(tǒng)使用規(guī)范和流程，確保各類信息在格式、內(nèi)容等方面的一致性和規(guī)范性。4.安全性原則：采取有效的安全措施，保障公司信息資產(chǎn)的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。二、OA系統(tǒng)概述（一）系統(tǒng)功能簡介1.流程審批：涵蓋各類行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)等審批流程，支持在線提交、流轉(zhuǎn)、審批和跟蹤，實現(xiàn)無紙化辦公。2.公文管理：包括收文、發(fā)文、文件歸檔等功能，方便公司內(nèi)部公文的起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)和存檔。3.知識管理：提供知識庫功能，員工可上傳、共享各類文檔、資料、經(jīng)驗等知識資源，方便查詢和學(xué)習(xí)。4.溝通協(xié)作：具備即時通訊、群組討論、郵件功能等，方便員工之間的溝通與協(xié)作，打破時間和空間限制。5.日程管理：員工可設(shè)置個人日程安排，共享給相關(guān)人員，便于工作協(xié)調(diào)和任務(wù)跟蹤。（二）系統(tǒng)登錄與賬號管理1.登錄方式：員工通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，使用分配的用戶名和密碼登錄OA系統(tǒng)。2.賬號申請與開通：新員工入職時，由人力資源部門提供相關(guān)信息，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)為其開通OA賬號，并分配初始密碼。員工應(yīng)及時修改初始密碼，確保賬號安全。3.賬號權(quán)限設(shè)置：根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，由系統(tǒng)管理員設(shè)置相應(yīng)的OA系統(tǒng)操作權(quán)限。權(quán)限分為功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限，確保員工只能訪問和操作與其工作相關(guān)的功能和信息。4.賬號停用與恢復(fù)：員工離職或因其他原因不再需要使用OA系統(tǒng)時，人力資源部門應(yīng)及時通知系統(tǒng)管理員停用其賬號。如需恢復(fù)使用，需經(jīng)相關(guān)部門審批后，由系統(tǒng)管理員進行操作。三、流程審批管理（一）流程定義與分類1.流程定義：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和管理要求，梳理并定義各類流程，明確流程的環(huán)節(jié)、責(zé)任人、審批條件和流轉(zhuǎn)規(guī)則。2.流程分類：主要包括行政類流程（如請假流程、辦公用品申請流程等）、財務(wù)類流程（如費用報銷流程、借款流程等）、業(yè)務(wù)類流程（如項目立項流程、合同審批流程等）。（二）流程發(fā)起與填寫1.流程發(fā)起：員工根據(jù)工作需要，在OA系統(tǒng)中選擇相應(yīng)的流程模板，填寫流程表單，詳細(xì)描述流程內(nèi)容和相關(guān)信息。2.表單填寫要求：表單內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定和審批要求。涉及附件的，應(yīng)按照系統(tǒng)提示上傳相關(guān)文件資料，確保附件清晰、完整、有效。（三）流程流轉(zhuǎn)與審批1.流程流轉(zhuǎn)：流程發(fā)起后，系統(tǒng)按照預(yù)設(shè)的流轉(zhuǎn)規(guī)則自動將流程發(fā)送給下一環(huán)節(jié)的審批人。審批人應(yīng)及時登錄OA系統(tǒng)查看待辦事項，并進行審批操作。2.審批意見填寫：審批人應(yīng)根據(jù)實際情況填寫明確的審批意見，如同意、不同意及具體理由等。對于不同意的流程，應(yīng)詳細(xì)說明原因，以便流程發(fā)起人進行修改和完善。3.審批時限要求：為確保工作效率，各審批環(huán)節(jié)應(yīng)在規(guī)定的時限內(nèi)完成審批。一般情況下，緊急事項審批時限為[X]個工作日，普通事項審批時限為[X]個工作日。特殊情況需延長審批時限的，審批人應(yīng)向流程發(fā)起人說明原因。（四）流程跟蹤與查詢1.流程跟蹤：流程發(fā)起人及相關(guān)人員可通過OA系統(tǒng)實時跟蹤流程的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，了解每個環(huán)節(jié)的審批進度和處理結(jié)果。2.流程查詢：員工可在OA系統(tǒng)中查詢已發(fā)起、已審批或正在處理的流程信息，以便隨時掌握工作進展情況。同時，系統(tǒng)應(yīng)提供流程統(tǒng)計分析功能，方便管理人員了解流程運行情況，優(yōu)化流程設(shè)計。四、公文管理（一）收文管理1.收文登記：公司收到外部公文后，由行政部門專人負(fù)責(zé)在OA系統(tǒng)中進行收文登記，詳細(xì)記錄公文的來文單位、文號、標(biāo)題、日期、密級等信息。2.公文分發(fā)：收文登記后，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的分發(fā)規(guī)則，將公文自動發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人。如需傳閱，可通過系統(tǒng)設(shè)置傳閱路徑，確保公文及時傳達給相關(guān)人員。3.公文處理：收文承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對公文進行處理，并將處理結(jié)果反饋給行政部門。處理結(jié)果包括辦理情況、是否需要回復(fù)等。對于需要回復(fù)的公文，應(yīng)按照公文格式要求和對方要求及時撰寫回復(fù)文件，經(jīng)審核后通過OA系統(tǒng)發(fā)送給來文單位。（二）發(fā)文管理1.發(fā)文起草：發(fā)文部門根據(jù)工作需要，在OA系統(tǒng)中起草發(fā)文文件，填寫發(fā)文表單，包括文件標(biāo)題、文號、主送單位、抄送單位、正文、附件等信息。2.審核與簽發(fā)：發(fā)文文件起草完成后，按照公司內(nèi)部審批流程，依次提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核和簽發(fā)。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、符合政策法規(guī)要求。簽發(fā)人對文件的真實性、準(zhǔn)確性和合法性負(fù)責(zé)。3.發(fā)文編號與印發(fā)：經(jīng)審核簽發(fā)后的發(fā)文文件，由行政部門進行發(fā)文編號，并按照規(guī)定格式進行排版和印發(fā)。印發(fā)后的文件應(yīng)及時分發(fā)給主送單位和抄送單位，并在OA系統(tǒng)中記錄分發(fā)情況。（三）文件歸檔1.歸檔范圍：公司在OA系統(tǒng)中形成的各類公文、合同、協(xié)議、報告等文件資料均應(yīng)進行歸檔。2.歸檔要求：文件歸檔應(yīng)遵循文件形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。歸檔文件應(yīng)齊全完整、格式規(guī)范、字跡清晰，并按照公司檔案管理規(guī)定進行分類整理和編號。3.歸檔操作：文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將相關(guān)文件資料整理后提交給行政部門進行歸檔。行政部門在OA系統(tǒng)中進行歸檔操作，將文件資料存儲到公司檔案管理系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查詢和檢索。五、知識管理（一）知識庫建設(shè)1.知識庫分類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域和知識類型，對知識庫進行分類，如管理制度、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)文檔、項目資料、經(jīng)驗分享等。2.知識錄入與審核：鼓勵員工積極上傳各類知識資源到知識庫。上傳的知識內(nèi)容應(yīng)確保真實、準(zhǔn)確、有價值，并按照知識庫分類要求進行歸類。對于重要知識文件，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進行審核后發(fā)布。3.知識庫維護與更新：定期對知識庫進行維護和更新，清理無效或過期的知識文件，確保知識庫內(nèi)容的時效性和準(zhǔn)確性。同時，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和知識需求變化，及時調(diào)整知識庫分類和結(jié)構(gòu)。（二）知識檢索與利用1.知識檢索功能：OA系統(tǒng)應(yīng)提供強大的知識檢索功能，員工可通過關(guān)鍵詞、分類目錄等方式快速查找所需知識文件。檢索結(jié)果應(yīng)按照相關(guān)性、熱度等因素進行排序，方便員工獲取有用信息。2.知識推薦與共享：系統(tǒng)根據(jù)員工的工作行為和興趣偏好，為員工推薦相關(guān)的知識內(nèi)容。同時，鼓勵員工之間進行知識共享和交流，通過點贊、評論等方式提高知識的傳播和利用效率。六、溝通協(xié)作管理（一）即時通訊1.使用規(guī)范：員工在使用OA系統(tǒng)即時通訊功能時，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定和社交禮儀，不得發(fā)送與工作無關(guān)的信息，不得傳播謠言、虛假信息或有害信息。2.群組管理：對于工作群組，應(yīng)由群組管理員負(fù)責(zé)管理，明確群組目的、成員范圍和交流規(guī)則。群組成員應(yīng)積極參與群組討論，及時回復(fù)與工作相關(guān)的信息，確保工作溝通的順暢。（二）郵件功能1.郵件發(fā)送規(guī)范：員工發(fā)送郵件時，應(yīng)確保郵件主題明確、內(nèi)容簡潔、格式規(guī)范。郵件正文應(yīng)條理清晰，重點突出，避免冗長和復(fù)雜的表述。涉及重要事項或附件較多的郵件，應(yīng)提前與收件人溝通確認(rèn)。2.郵件審批：對于涉及敏感信息或重要決策的郵件，應(yīng)按照公司審批流程進行審批。審批通過后，方可發(fā)送。3.郵件存檔：所有郵件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，以便日后查詢和追溯。七、日程管理（一）個人日程設(shè)置員工可在OA系統(tǒng)中設(shè)置個人日程安排，包括會議、任務(wù)、出差等事項。日程信息應(yīng)詳細(xì)填寫時間、地點、事項內(nèi)容、參與人員等，確保信息準(zhǔn)確無誤。（二）日程共享與提醒1.日程共享：員工可根據(jù)工作需要，將個人日程設(shè)置為共享狀態(tài)，方便相關(guān)人員了解其工作安排，避免日程沖突。2.日程提醒：系統(tǒng)根據(jù)員工設(shè)置的日程時間，提前發(fā)送提醒消息，確保員工按時參加會議、完成任務(wù)等。提醒方式包括系統(tǒng)內(nèi)消息提醒、郵件提醒和手機短信提醒等，員工可根據(jù)個人喜好進行設(shè)置。八、系統(tǒng)安全與保密管理（一）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：公司采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)染W(wǎng)絡(luò)安全措施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)備份：定期對OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。同時，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.用戶認(rèn)證與授權(quán)：采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，確保用戶身份的真實性和合法性。嚴(yán)格按照用戶權(quán)限設(shè)置訪問級別，防止越權(quán)操作。（二）保密管理1.保密制度：公司制定嚴(yán)格的保密制度，明確OA系統(tǒng)中涉及的公司機密信息范圍，包括商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司機密信息。2.信息訪問控制：對OA系統(tǒng)中涉及的敏感信息進行訪問控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)信息。同時，對信息的下載、打印、傳輸?shù)炔僮鬟M行記錄和審計，以便追溯和監(jiān)控。3.保密協(xié)議：對于涉及公司機密信息的外部合作伙伴和人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保公司機密信息的安全。九、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計劃1.新員工培訓(xùn)：針對新入職員工，制定OA系統(tǒng)使用培訓(xùn)計劃，使其盡快熟悉系統(tǒng)功能和操作流程，能夠獨立使用OA系統(tǒng)開展工作。2.定期培訓(xùn)：定期組織OA系統(tǒng)培訓(xùn)課程，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)功能更新情況，及時向員工傳授新的操作技能和知識，提高員工的系統(tǒng)應(yīng)用水平。3.專項培訓(xùn)：根據(jù)員工在使用OA系統(tǒng)過程中遇到的問題和需求，開展專項培訓(xùn)，解決實際操作中的疑難問題，提高工作效率。（二）技術(shù)支持1.在線客服：OA系統(tǒng)提供在線客服功能，員工在使用過程中遇到問題可隨時通過在線客服咨詢，獲取及時的幫助和解答。2.電話支持：設(shè)立專門的技術(shù)支持電話，員工可通過電話與技術(shù)支持人員聯(lián)系，詳細(xì)描述問題情況，技術(shù)支持人員應(yīng)及時響應(yīng)并提供解決方案。3.上門服務(wù)：對于一些復(fù)雜問題或需要現(xiàn)場解決的問題，技術(shù)支持人員可提供上門服務(wù)，確保問題得到妥善解決。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.系統(tǒng)監(jiān)控：通過OA系統(tǒng)后臺監(jiān)控功能，對員工的系統(tǒng)操作行為進行實時監(jiān)控，包括登錄時間、操作內(nèi)容、數(shù)據(jù)訪問等，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并進行處理。2.定期檢查：定期對OA系統(tǒng)的使用情況進行檢查，包括流程審批的及時性、公文管理的規(guī)范性、知識管理的有效性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定OA系統(tǒng)使用考核指標(biāo)，包括流程審批及時率、公文處理準(zhǔn)確率、知識上傳數(shù)量與質(zhì)量、溝通