全國文書管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織文書管理，確保文書的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時流轉(zhuǎn)，提高工作效率，促進(jìn)各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在日常工作中所涉及的各類文書管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文書管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，符合公司/組織的要求。3.及時高效原則：文書的起草、審核、審批、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)及時處理，提高工作效率。4.安全保密原則：加強文書的安全管理，確保文書信息不泄露，維護(hù)公司/組織的利益。二、文書分類與編號（一）文書分類1.行政公文：包括公司/組織發(fā)布的決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函等。2.業(yè)務(wù)文書：涉及公司/組織各項業(yè)務(wù)工作的合同、協(xié)議、訂單、報表、方案、計劃等。3.會議文書：會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.人事文書：員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核材料等。5.財務(wù)文書：財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計文件等。6.其他文書：除上述類別外的各類文件、資料、信函等。（二）編號規(guī)則1.文書編號采用統(tǒng)一格式，由年份、部門代碼、文書類別代碼、順序號組成。2.年份用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.部門代碼根據(jù)公司/組織內(nèi)部部門設(shè)置進(jìn)行編制，如“01”代表行政部，“02”代表財務(wù)部等。4.文書類別代碼按照上述文書分類進(jìn)行編制，如“XG”代表行政公文，“YW”代表業(yè)務(wù)文書等。5.順序號為該類文書的流水號，從“001”開始依次編號。6.示例：202301XG005，表示行政部在2023年發(fā)布的第5份行政公文。三、文書起草（一）起草要求1.文書起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言準(zhǔn)確、表達(dá)簡潔。2.涉及重要事項、重大決策、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證。3.引用法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。（二）起草流程1.由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要確定文書起草任務(wù)。2.起草人員應(yīng)認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行分析研究，結(jié)合實際情況起草文書初稿。3.初稿完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行自審，檢查內(nèi)容是否完整、表述是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范等。四、文書審核（一）審核原則1.合法性審核：確保文書內(nèi)容符合國家法律法規(guī)及公司/組織的規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性審核：對文書的文字表述、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、事實依據(jù)等進(jìn)行審核。3.規(guī)范性審核：檢查文書格式、排版、編號等是否符合要求。4.完整性審核：審核文書內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了相關(guān)事項的各個方面。（二）審核流程1.一般文書由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，提出修改意見后返回起草人員修改。2.重要文書或涉及多個部門的文書，在起草部門初審后，應(yīng)提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從整體工作角度出發(fā)，對文書的合法性、完整性等進(jìn)行全面審核，提出審核意見。3.對于涉及重大事項、重大決策的文書，必要時應(yīng)提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子會議進(jìn)行審議。五、文書審批（一）審批權(quán)限1.根據(jù)文書的性質(zhì)、重要程度及涉及范圍，明確不同層級的審批權(quán)限。2.一般行政公文、業(yè)務(wù)文書等，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定審批。3.重要行政公文、涉及重大資金支出或重大業(yè)務(wù)決策的文書，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.文書起草人員將經(jīng)審核修改后的文書提交審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真閱讀文書內(nèi)容，對審批事項進(jìn)行全面審查，簽署審批意見。3.審批通過的文書，由審批人簽字確認(rèn)后進(jìn)入下一流程；審批不通過的文書，應(yīng)返回起草部門重新修改完善后再提交審批。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)范圍根據(jù)文書內(nèi)容和工作需要，明確文書的印發(fā)范圍，包括公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)、相關(guān)人員等。（二）印發(fā)格式1.文書印發(fā)應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括文件頭、正文、落款、附件等。2.文件頭應(yīng)注明公司/組織名稱、文件編號、印發(fā)日期等。3.正文應(yīng)按照規(guī)范的字體、字號、行距進(jìn)行排版，層次分明，段落清晰。4.落款應(yīng)注明發(fā)文部門或單位名稱及發(fā)文日期。5.如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及順序號，并隨文一并印發(fā)。（三）印發(fā)流程1.文書經(jīng)審批通過后，由行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)部門按照印發(fā)范圍進(jìn)行排版、印制。2.印制完成的文書應(yīng)進(jìn)行校對，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。3.校對無誤的文書加蓋公司/組織印章后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行分發(fā)。七、文書傳遞（一）傳遞方式1.文書傳遞可采用紙質(zhì)文件傳遞、電子文件傳輸?shù)确绞健?.重要、緊急文書應(yīng)優(yōu)先采用紙質(zhì)文件傳遞，并通過專人送達(dá)或機要通信等方式確保安全、及時傳遞。3.一般性文書可通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子方式進(jìn)行傳輸，但涉及重要機密信息的文書不得通過電子方式傳遞。（二）傳遞流程1.行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)部門根據(jù)文書印發(fā)范圍和傳遞方式，及時將文書傳遞給相關(guān)部門或人員。2.接收文書的部門或人員應(yīng)在收到文書后及時進(jìn)行簽收，并注明簽收日期。3.對于需要反饋處理結(jié)果的文書，接收部門或人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求將處理情況反饋給發(fā)文部門。八、文書簽收與登記（一）簽收要求1.文書接收人員應(yīng)認(rèn)真核對文書的名稱、編號、印發(fā)部門、印發(fā)日期等信息，確保接收的文書準(zhǔn)確無誤。2.對于重要文書或涉及個人隱私、商業(yè)秘密等的文書，接收人員應(yīng)嚴(yán)格履行簽收手續(xù)，妥善保管。（二）登記內(nèi)容1.建立文書簽收登記簿，詳細(xì)記錄文書的編號、名稱、印發(fā)部門、印發(fā)日期、簽收日期、簽收人等信息。2.對于電子文件，應(yīng)記錄文件的傳輸時間、文件名、文件大小、接收人等信息。九、文書傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文書內(nèi)容和工作需要，確定文書的傳閱范圍，包括公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員等。（二）傳閱流程1.行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)部門將文書送傳閱人員傳閱。2.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱讀文書，并在傳閱單上簽字注明傳閱日期。3.傳閱過程中，如傳閱人員對文書內(nèi)容有意見或建議，應(yīng)及時反饋給行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)部門。4.行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)部門應(yīng)及時收集傳閱單，了解文書傳閱情況，確保文書傳閱的時效性和完整性。十、文書辦理（一）辦理要求1.文書接收部門或人員應(yīng)按照文書要求及時辦理相關(guān)事項，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文部門。2.對于需要多個部門協(xié)同辦理的文書，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各協(xié)辦部門，明確職責(zé)分工，共同推進(jìn)辦理工作。3.辦理文書過程中，如遇問題或困難，應(yīng)及時與發(fā)文部門溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。（二）辦理流程1.接收文書后，承辦人員應(yīng)認(rèn)真分析文書內(nèi)容，明確辦理任務(wù)和要求。2.承辦人員按照規(guī)定的程序和方法開展辦理工作，涉及審批事項的，應(yīng)按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。3.辦理完成后，承辦人員應(yīng)整理相關(guān)資料，撰寫辦理情況報告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，將辦理結(jié)果和報告反饋給發(fā)文部門。十一、文書歸檔（一）歸檔范圍1.公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的文書材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.文書歸檔應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、完整的原則，確保歸檔材料能夠反映公司/組織的工作全貌和歷史沿革。（二）歸檔時間1.文書辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將相關(guān)材料整理歸檔。2.一般情況下，當(dāng)年形成的文書應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔材料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確、格式規(guī)范，符合檔案管理的要求。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行整理，編制頁碼，裝訂成冊，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，建立電子檔案目錄，確保電子文件的可讀性和可檢索性。4.歸檔材料應(yīng)移交公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一保管。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對歸檔材料進(jìn)行分類、編目、上架等管理工作。十二、文書查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱文書檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行申請。2.查閱重要文書檔案或涉及機密信息的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫文書檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的文書檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱文書檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱文書檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫文書檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門與借閱人員簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.檔案管理部門按照借閱協(xié)議為借閱人員提供相應(yīng)的文書檔案，并做好借閱登記。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還借閱的文書檔案，歸還時檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。十三、文書保密（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息、人事信息等重要機密的文書。2.公司/組織明確規(guī)定需要保密的其他文書。（二）保密措施1.對涉及保密的文書，應(yīng)在文件上加蓋“機密”“秘密”等保密標(biāo)識，并注明保密期限。2.嚴(yán)格控制保密文書的知悉范圍，僅限工作需要知悉的人員接觸。3.采用加密存儲、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保保密文書在電子存儲和傳輸過程中的安全性。4.加強對保密文書的管理，存放于專門的保密柜或保密場所，并定期進(jìn)行檢查和盤點。5.對接觸保密文書的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（三）保密監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立保密監(jiān)督檢查機制，定期對保密文書的管理情況進(jìn)行檢查。2.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。十四、文書銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的文書檔案。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效的文書。3.涉及保密事項的文書，在保密期限屆滿后，經(jīng)批準(zhǔn)可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對