作廢印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范作廢印章的處理流程，確保公司印章使用的安全性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司涉及的各類作廢印章的管理。（三）定義1.作廢印章：指公司因機(jī)構(gòu)變動、名稱變更、印章?lián)p壞、印章樣式調(diào)整等原因，不再使用的各類印章，包括但不限于公章、財務(wù)專用章、合同專用章、法人章、業(yè)務(wù)專用章等。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保作廢印章管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，防止作廢印章丟失、被盜用、濫用，確保公司信息安全。3.集中管理原則：作廢印章的收繳、保管、銷毀等工作實行集中統(tǒng)一管理，明確責(zé)任部門和責(zé)任人。二、作廢印章的收繳（一）收繳情形1.因公司機(jī)構(gòu)撤銷、合并、分立等原因，原機(jī)構(gòu)印章停止使用的。2.公司名稱變更，原印章不再使用的。3.印章?lián)p壞、磨損，無法正常使用的。4.印章樣式調(diào)整，舊印章作廢的。5.其他原因需要作廢的印章。（二）收繳流程1.使用部門申請：印章使用部門在印章不再使用后，應(yīng)填寫《作廢印章申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、編號、啟用時間、作廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.印章管理部門審核：印章管理部門收到《作廢印章申請表》后，對申請事項進(jìn)行審核，核實印章的使用情況及作廢原因，確保申請信息真實、準(zhǔn)確。審核通過后，在申請表上簽字蓋章。3.上繳印章：印章使用部門將審核通過的《作廢印章申請表》連同作廢印章一并上繳至印章管理部門。上繳時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《作廢印章交接清單》，明確交接時間、交接人、接收人等信息，并簽字確認(rèn)。三、作廢印章的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的印章保管庫，由印章管理部門負(fù)責(zé)作廢印章的保管工作。印章保管庫應(yīng)具備安全可靠的存放條件，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、保險柜等。（二）保管要求1.作廢印章應(yīng)分類存放于保險柜中，不同類型的印章應(yīng)分開保管，避免混淆。2.印章保管庫應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)日常管理，管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和安全意識，嚴(yán)格遵守印章保管制度。3.非印章管理部門人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入印章保管庫，因工作需要確需進(jìn)入的，須經(jīng)印章管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在管理人員陪同下進(jìn)行。4.印章保管庫應(yīng)保持清潔、干燥，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保印章存放安全。四、作廢印章的鑒定（一）鑒定情形1.對收繳的作廢印章真實性存在疑問的。2.涉及印章使用糾紛或法律訴訟，需要對印章真?zhèn)芜M(jìn)行鑒定的。（二）鑒定流程1.申請鑒定：由印章管理部門或相關(guān)部門填寫《印章鑒定申請表》，說明鑒定原因、鑒定印章的基本情況等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.鑒定機(jī)構(gòu)選擇：根據(jù)鑒定事項的性質(zhì)和要求，由公司指定或委托具有資質(zhì)的專業(yè)鑒定機(jī)構(gòu)進(jìn)行印章鑒定。3.鑒定實施：鑒定機(jī)構(gòu)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對送檢印章進(jìn)行鑒定，并出具鑒定報告。鑒定報告應(yīng)包括鑒定結(jié)論、鑒定依據(jù)、鑒定過程等內(nèi)容。4.鑒定結(jié)果處理：印章管理部門根據(jù)鑒定報告，對收繳的作廢印章進(jìn)行相應(yīng)處理。如鑒定結(jié)果為真實印章，應(yīng)按照本辦法規(guī)定進(jìn)行保管和銷毀；如鑒定結(jié)果為偽造印章，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。五、作廢印章的銷毀（一）銷毀情形1.已收繳的作廢印章，在保管期限屆滿后，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀的作廢印章，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀方式1.粉碎銷毀：采用專業(yè)的印章粉碎設(shè)備，將作廢印章粉碎成無法辨認(rèn)的顆粒狀。2.焚燒銷毀：在確保安全的前提下，將作廢印章進(jìn)行焚燒，使其完全化為灰燼。（三）銷毀流程1.制定銷毀計劃：印章管理部門根據(jù)作廢印章的保管期限和實際情況，制定《作廢印章銷毀計劃》，明確銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時間、銷毀地點等信息。2.審批銷毀計劃：《作廢印章銷毀計劃》經(jīng)印章管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.組織銷毀實施：印章管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀計劃，組織相關(guān)人員實施印章銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。4.填寫銷毀記錄：銷毀工作完成后，銷毀人員應(yīng)填寫《作廢印章銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時間、銷毀地點、監(jiān)督人員等信息，并簽字確認(rèn)。5.存檔備案：印章管理部門將《作廢印章銷毀計劃》、《作廢印章銷毀記錄》等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保存，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對作廢印章管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.作廢印章的收繳情況，是否按照規(guī)定及時上繳。2.作廢印章的保管情況，保管措施是否落實到位。3.作廢印章的鑒定情況，鑒定流程是否規(guī)范。4.作廢印章的銷毀情況，銷毀工作是否符合要求。（三）檢查方式1.定期檢查：內(nèi)部審計部門每年至少組織一次對作廢印章管理工作的全面檢查。2.不定期抽查：內(nèi)部審計部門根據(jù)工作需要，不定期對作廢印章管理情況進(jìn)行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定切實可行的整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時反饋給內(nèi)部審計部門。3.對違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司印章管理出現(xiàn)重大失誤或造成經(jīng)濟(jì)損失的，將依法依規(guī)追究