公文等級(jí)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司公文管理，規(guī)范公文處理流程，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文往來。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容和處理程序應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保公文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)遵循及時(shí)、高效的原則，確保公文在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)傳遞、辦理和歸檔，避免延誤。3.安全保密原則：公文處理過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文內(nèi)容的安全，防止公文泄露。4.精簡實(shí)用原則：公文應(yīng)內(nèi)容簡潔、重點(diǎn)突出、表述準(zhǔn)確，避免冗長繁瑣，確保公文的實(shí)用性。（四）公文定義本辦法所稱公文，是指公司在管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等。二、公文等級(jí)劃分（一）絕密級(jí)公文涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大戰(zhàn)略決策、國家安全等重要信息，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的公文。（二）機(jī)密級(jí)公文涉及公司重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)資料、重要客戶信息等，泄露后會(huì)對(duì)公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響的公文。（三）秘密級(jí)公文涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對(duì)公司正常運(yùn)營造成一定影響的公文。（四）普通級(jí)公文不涉及公司機(jī)密信息，主要用于日常工作溝通、一般性事務(wù)通知等的公文。三、公文格式（一）通用格式公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（二）各等級(jí)公文特殊格式要求1.絕密級(jí)公文份號(hào)：采用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級(jí)和保密期限：用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。緊急程度：用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。發(fā)文字號(hào)：編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。標(biāo)題：一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名；聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），并加蓋印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在正文（或附件說明）下空一行右空四字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于版記上方，抄送機(jī)關(guān)置于版記下方。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。頁碼：一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。2.機(jī)密級(jí)公文在絕密級(jí)公文格式基礎(chǔ)上，將密級(jí)和保密期限字體顏色改為藍(lán)色，其他格式要求與絕密級(jí)公文相同。3.秘密級(jí)公文在機(jī)密級(jí)公文格式基礎(chǔ)上，將密級(jí)和保密期限字體顏色改為綠色，其他格式要求與機(jī)密級(jí)公文相同。4.普通級(jí)公文格式要求按照國家通用公文格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不標(biāo)注密級(jí)和保密期限。四、公文處理流程（一）收文辦理1.簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。2.登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3.初審：對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理1.擬稿：公文擬稿應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、表述規(guī)范、條理清晰、文字簡潔。擬稿人應(yīng)當(dāng)對(duì)公文內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.審核：公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行；涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見；文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范；其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。3.簽發(fā)：公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。4.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。5.登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。6.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。7.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（三）歸檔公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷，交本機(jī)關(guān)檔案部門保管。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。五、公文等級(jí)管理措施（一）絕密級(jí)公文管理1.設(shè)立專門的絕密文件保管室，配備必要的安全防范設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等。2.嚴(yán)格限制絕密級(jí)公文的接觸范圍，僅限公司高層管理人員、核心業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及經(jīng)過嚴(yán)格保密審查的特定人員知悉。3.絕密級(jí)公文的傳遞必須采用專人專車護(hù)送或通過機(jī)要通信渠道進(jìn)行，確保公文在傳遞過程中的安全。4.閱讀和使用絕密級(jí)公文必須在指定的保密場所進(jìn)行，閱讀人員需簽字確認(rèn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借或帶出保密場所。5.定期對(duì)絕密級(jí)公文的保管和使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）機(jī)密級(jí)公文管理1.設(shè)立機(jī)密文件專柜，對(duì)機(jī)密級(jí)公文進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。2.明確機(jī)密級(jí)公文的傳閱范圍和審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。3.機(jī)密級(jí)公文的復(fù)制和摘抄必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批，并進(jìn)行登記備案。復(fù)制件和摘抄件應(yīng)按照原件的密級(jí)進(jìn)行管理。4.在使用機(jī)密級(jí)公文的計(jì)算機(jī)設(shè)備上安裝必要的安全防護(hù)軟件，防止信息泄露。5.對(duì)接觸機(jī)密級(jí)公文的人員進(jìn)行定期的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和防范能力。（三）秘密級(jí)公文管理1.采用專用文件夾對(duì)秘密級(jí)公文進(jìn)行保管，確保文件存放有序。2.嚴(yán)格控制秘密級(jí)公文的借閱范圍，借閱時(shí)需填寫借閱登記表，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.秘密級(jí)公文的打印和復(fù)印應(yīng)在內(nèi)部辦公場所進(jìn)行，并采取必要的保密措施，防止文件丟失或泄露。4.對(duì)涉及秘密級(jí)公文的會(huì)議和活動(dòng)，要做好保密安排，防止信息在會(huì)議期間或活動(dòng)過程中泄露。5.定期對(duì)秘密級(jí)公文進(jìn)行清理和銷毀，銷毀過程要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，確保文件徹底銷毀。（四）普通級(jí)公文管理1.普通級(jí)公文按照常規(guī)的公文處理流程進(jìn)行管理，確保文件的及時(shí)傳遞和辦理。2.對(duì)普通級(jí)公文的存檔和查閱應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，方便員工查詢和使用。3.定期對(duì)普通級(jí)公文進(jìn)行整理和歸檔，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立公文管理監(jiān)督小組，由公司辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門公文管理聯(lián)絡(luò)員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司公文等級(jí)管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）檢查內(nèi)容1.公文的格式是否符合本辦法的規(guī)定，特別是密級(jí)和保密期限的標(biāo)注是否準(zhǔn)確。2.公文處理流程是否規(guī)范，收文、發(fā)文、歸檔等環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格按照