批發(fā)公司合同履行報告規(guī)定細(xì)則

一、總則1.目的：為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同報告流程，保障公司合法權(quán)益，提高運營效率，促進(jìn)公司健康發(fā)展，特制定本規(guī)定細(xì)則。2.設(shè)計理念：秉持公司“誠信、高效、共贏”的企業(yè)文化，以客戶需求為導(dǎo)向，通過優(yōu)化合同報告流程，實現(xiàn)扁平化管理，確保信息及時、準(zhǔn)確傳遞，提升公司整體運營能力，在追求經(jīng)濟(jì)效益的同時兼顧社會效益。3.制定依據(jù)：依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司實際運營情況制定本細(xì)則。二、適用范圍本規(guī)定細(xì)則適用于批發(fā)公司全體員工在涉及公司各類批發(fā)合同的簽訂、履行、變更及終止等過程中的報告行為，同時適用于與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶在合同相關(guān)重要事項發(fā)生時的告知義務(wù)履行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)合同的初步洽談、起草及簽訂工作，并及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告合同簽訂意向及進(jìn)展情況。-在合同履行過程中，跟蹤合同執(zhí)行情況，收集相關(guān)信息，按規(guī)定向公司內(nèi)部報告合同執(zhí)行中的問題及風(fēng)險。-對于合同變更、終止等情況，及時整理相關(guān)資料，向相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)報告并提出處理建議。2.法務(wù)部門-審核各類合同文本，確保合同條款符合法律法規(guī)及公司利益，對合同報告中的法律問題提供專業(yè)意見。-協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛，參與合同糾紛案件的訴訟或仲裁，并及時向公司報告案件進(jìn)展情況。3.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核合同涉及的財務(wù)條款，對合同的資金收付、成本核算等財務(wù)事項進(jìn)行監(jiān)督和報告。-根據(jù)合同執(zhí)行情況，及時核算相關(guān)費用，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確反映合同履行情況，并向公司管理層報告財務(wù)信息。4.管理層-負(fù)責(zé)審批重大合同報告，對合同的簽訂、履行、變更及終止等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行決策。-綜合各部門報告信息，協(xié)調(diào)公司資源，保障合同順利執(zhí)行，對公司合同管理工作進(jìn)行整體指導(dǎo)和監(jiān)督。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前報告-業(yè)務(wù)人員在與客戶達(dá)成合作意向后，需填寫《合同簽訂意向報告表》，詳細(xì)說明客戶基本信息、合作項目內(nèi)容、預(yù)計合同金額、主要條款等信息，提交給部門主管。-部門主管對報告進(jìn)行審核，如涉及重大合同（根據(jù)公司規(guī)定，明確重大合同的標(biāo)準(zhǔn)），需組織相關(guān)部門進(jìn)行評估，包括法務(wù)、財務(wù)等部門，共同商討合同條款及風(fēng)險。評估完成后，將評估意見及報告一同提交給公司管理層審批。-經(jīng)管理層審批通過后，業(yè)務(wù)人員方可與客戶正式簽訂合同。合同簽訂后，業(yè)務(wù)人員需在[具體時間]內(nèi)將合同原件及《合同簽訂報告表》（包含合同主要條款、簽訂時間、簽訂地點等信息）提交給公司檔案室存檔，并同時抄送法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門。2.合同履行過程報告-業(yè)務(wù)部門需指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，定期（如每周或每月）填寫《合同履行進(jìn)度報告表》，詳細(xì)記錄合同執(zhí)行情況，包括貨物交付情況、款項收付情況、客戶反饋等信息，提交給部門主管。-如在合同履行過程中出現(xiàn)問題或風(fēng)險，如客戶逾期付款、貨物質(zhì)量問題等，業(yè)務(wù)人員應(yīng)立即填寫《合同風(fēng)險報告表》，詳細(xì)說明問題情況、可能產(chǎn)生的影響及初步應(yīng)對措施，提交給部門主管。部門主管應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和處理，并將處理情況及時報告給公司管理層。-財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行情況，定期核對賬目，如發(fā)現(xiàn)異常情況（如款項未按時到賬等），應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門及公司管理層報告，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行催款等工作。3.合同變更與終止報告-如因各種原因需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請報告表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容、對合同執(zhí)行的影響等信息，提交給部門主管。部門主管組織法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后報公司管理層審批。經(jīng)管理層審批同意后，業(yè)務(wù)人員方可與客戶協(xié)商變更合同，并在變更手續(xù)完成后及時將變更后的合同及相關(guān)報告提交給檔案室存檔。-合同終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止報告表》，說明合同終止原因、終止時間、合同執(zhí)行情況、后續(xù)處理措施等信息，提交給部門主管。部門主管審核后報公司管理層審批。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同終止后的財務(wù)事項進(jìn)行清理和核算，并將結(jié)果報告給公司管理層。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)要求公司提供必要的合同管理培訓(xùn)和指導(dǎo)，以提高合同管理能力。-對于在合同管理工作中提出合理建議并取得良好效果的員工，有權(quán)獲得公司的獎勵。-在履行合同報告義務(wù)過程中，員工如因客觀原因遇到困難，有權(quán)向公司相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)尋求支持和幫助。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照本規(guī)定細(xì)則及時、準(zhǔn)確地報告合同相關(guān)信息，不得隱瞞、虛報或拖延報告。-對在合同管理過程中知悉的公司商業(yè)秘密和客戶信息，員工有義務(wù)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。-積極配合公司各部門的工作，協(xié)助處理合同相關(guān)問題和糾紛，確保合同順利執(zhí)行。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)要求公司按照合同約定履行義務(wù)，并在公司違反合同約定時，依法維護(hù)自身合法權(quán)益。-客戶有權(quán)對公司的合同管理工作提出合理意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待并及時反饋。4.客戶義務(wù)-客戶有義務(wù)按照合同約定及時履行自身義務(wù)，如按時付款、接收貨物等。-在合同履行過程中，如發(fā)生可能影響合同履行的重大事項，客戶有義務(wù)及時通知公司，并配合公司采取相應(yīng)措施。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司設(shè)立專門的合同監(jiān)督小組，成員由法務(wù)、財務(wù)、行政等部門人員組成，負(fù)責(zé)對公司合同報告制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。-監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查合同報告的及時性、準(zhǔn)確性和完整性，以及各部門對合同問題的處理情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-鼓勵公司員工和客戶對違反合同報告制度的行為進(jìn)行舉報，公司對舉報屬實的人員給予一定獎勵，并嚴(yán)格保護(hù)舉報人權(quán)益。2.考核機(jī)制-將合同報告工作納入員工績效考核體系，對在合同報告工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予加分獎勵，對未按規(guī)定履行報告義務(wù)的員工進(jìn)行扣分處罰。具體考核指標(biāo)包括報告的及時性、準(zhǔn)確性、完整性等。-對于因合同報告工作不力導(dǎo)致公司遭受損失的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分和經(jīng)濟(jì)處罰。-定期對各部門的合同管理工作進(jìn)行綜合考核，考核結(jié)果作為部門績效評定和負(fù)責(zé)人晉升、獎勵的重要