檔案管理基礎(chǔ)知識點

檔案的定義與分類檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。它是歷史的真實寫照，對個人、組織和社會都有著重要意義。從形成領(lǐng)域看，檔案可分為文書檔案、科技檔案、專門檔案等。文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案；科技檔案是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的檔案；專門檔案則是特定領(lǐng)域或?qū)ｉT業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案，如會計檔案、人事檔案等。檔案管理的基本原則檔案管理應(yīng)遵循真實性、完整性、保密性、便于利用等原則。真實性要求確保檔案內(nèi)容真實可靠，是反映歷史事實的第一手資料；完整性強(qiáng)調(diào)檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息；保密性是對涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，防止信息泄露；便于利用則是檔案管理的最終目的，要使檔案能夠方便快捷地為使用者提供服務(wù)。檔案的收集與整理收集：這是檔案管理的起點，通過多種渠道把分散的檔案集中起來。如定期從各部門收集文件、接收下屬單位報送的材料、征集歷史檔案等。收集過程要注重檔案的來源、時間、內(nèi)容等信息的準(zhǔn)確性記錄。整理：對收集來的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作，使其有序化。分類可按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；編號是為每份檔案賦予唯一標(biāo)識符，方便查詢；編目則是編制檔案目錄，記錄檔案的基本信息；裝訂是對零散的文件進(jìn)行整理裝訂，便于保存。檔案的保管與保護(hù)檔案保管需要適宜的環(huán)境。庫房應(yīng)保持適宜的溫度（一般14℃-24℃）和濕度（45%-60%），具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。對不同載體的檔案，如紙質(zhì)、電子、膠片等，要采取不同的保管措施。保護(hù)檔案要防止其受到物理、化學(xué)和生物因素的破壞。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對受損檔案及時修復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用裱糊、去污等修復(fù)技術(shù)；電子檔案要做好數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。檔案的鑒定與銷毀鑒定是判斷檔案的保存價值，確定其保管期限。根據(jù)檔案的歷史、現(xiàn)實作用，以及內(nèi)容的重要性等因素進(jìn)行評估。保管期限分為短期（1-5年）、中期（5-10年）、長期（10年以上）或永久保存。對于失去保存價值的檔案，要按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀前需編制銷毀清冊，經(jīng)審批后實施?？刹捎梅贌?、粉碎等方式確保檔案信息無法恢復(fù)，同時要有專人監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案的檢索與利用檢索是從大量檔案中快速找到所需信息的手段。建立科學(xué)的檢索工具，如目錄索引、數(shù)據(jù)庫等，方便用戶查找。檢索方法有手工檢索和計算機(jī)檢索，計算機(jī)檢索具有速度快、效率高的優(yōu)勢。利用則是檔案價值的體現(xiàn)。通過查閱、借閱、復(fù)制等方式，為機(jī)關(guān)工作、學(xué)術(shù)研究、解決糾紛等提供支持。利用過程要遵守相關(guān)規(guī)定，做好登記，確保檔案安全。同時，隨著信息化發(fā)展，檔案部門也在積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程共享和在線利用。檔案管理信息化隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化成為必然趨勢。它包括檔案數(shù)字化、信息系統(tǒng)建設(shè)、資源共享等方面。檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，便于存儲、檢索和利用；信息系統(tǒng)建設(shè)則是開發(fā)專門的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動化和信息化管理；資源共享是打破檔案信息的部門和地域限制，實現(xiàn)更大范圍的信息交流和利用。檔案管理的法規(guī)與職業(yè)道德檔案管理工作受到法律法規(guī)的規(guī)范和約束?！吨腥A人民共和國檔案法》是我國檔案工作的基本法律，規(guī)定了檔案管理的基本原則、機(jī)構(gòu)職責(zé)、法律責(zé)任等內(nèi)容。檔案管理人員要依法開展工作，確保檔案管理活動合法合規(guī)。同時，檔案管理人員應(yīng)