能源公司貿(mào)易合同管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)能源公司貿(mào)易合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，有效防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司貿(mào)易業(yè)務(wù)的順利開展，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。2.制定依據(jù)本細(xì)則依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，以及公司的企業(yè)文化、經(jīng)營理念制定。3.指導(dǎo)思想秉持公司“創(chuàng)新、高效、共贏、責(zé)任”的企業(yè)文化，以客戶需求為導(dǎo)向，追求高效的貿(mào)易運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)公司與客戶的共贏。在合同管理中，體現(xiàn)扁平化管理理念，減少不必要的層級審批，提高決策效率。同時注重社會效益，確保合同履行符合社會公共利益和環(huán)保要求。二、適用范圍本細(xì)則適用于能源公司全體員工在開展貿(mào)易業(yè)務(wù)過程中涉及的各類貿(mào)易合同的管理，同時也適用于與公司簽訂貿(mào)易合同的各類客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理委員會成立合同管理委員會作為公司貿(mào)易合同管理的決策機(jī)構(gòu)，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)組成。其職責(zé)包括：審議公司合同管理制度及相關(guān)政策；對重大貿(mào)易合同進(jìn)行決策；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。2.業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門是貿(mào)易合同的發(fā)起部門，負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、初步審核以及合同的履行跟進(jìn)。具體職責(zé)如下：-負(fù)責(zé)市場調(diào)研，尋找潛在客戶，開展貿(mào)易業(yè)務(wù)洽談。-根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。-對合同相對方的主體資格、資信狀況等進(jìn)行初步審查。-負(fù)責(zé)合同的履行，及時向相關(guān)部門反饋合同履行情況，協(xié)調(diào)解決履行過程中的問題。3.法務(wù)部門法務(wù)部門是合同管理的審核監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，提供法律支持和風(fēng)險防范建議。具體職責(zé)如下：-對業(yè)務(wù)部門起草的合同文本進(jìn)行法律審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險。-參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。-對合同履行過程中的法律問題進(jìn)行指導(dǎo)和處理，協(xié)助業(yè)務(wù)部門解決合同糾紛。4.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，監(jiān)督合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況。具體職責(zé)如下：-審核合同中的付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)條款等財(cái)務(wù)內(nèi)容，確保公司財(cái)務(wù)利益得到保障。-負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，及時記錄合同財(cái)務(wù)信息，定期與業(yè)務(wù)部門核對賬目。-對合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行預(yù)警和評估，提出防范措施。5.行政部門行政部門負(fù)責(zé)合同的檔案管理，確保合同資料的完整性和安全性。具體職責(zé)如下：-負(fù)責(zé)合同的編號、登記、歸檔工作，建立合同檔案管理制度。-對合同檔案進(jìn)行分類管理，便于查詢和調(diào)閱。-負(fù)責(zé)合同印章的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定使用合同印章。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前管理-客戶資信調(diào)查業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談貿(mào)易業(yè)務(wù)前，應(yīng)對客戶的主體資格、經(jīng)營范圍、注冊資本、經(jīng)營狀況、信用記錄等進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查了解?？赏ㄟ^工商登記信息查詢、銀行資信證明、第三方信用評估機(jī)構(gòu)等多種渠道獲取相關(guān)信息，并形成客戶資信調(diào)查報告。-合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果和公司業(yè)務(wù)要求起草合同文本。合同文本應(yīng)包含合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、付款方式、交貨地點(diǎn)、交貨時間、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。-合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，重點(diǎn)審查合同條款是否存在法律漏洞、是否符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定等。財(cái)務(wù)部門主要審核合同的財(cái)務(wù)條款，確保合同的財(cái)務(wù)安排合理、可行，符合公司財(cái)務(wù)管理制度。審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善，如存在爭議，可組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商解決。-合同審批經(jīng)過審核修改后的合同，應(yīng)提交給合同管理委員會進(jìn)行審批。合同管理委員會根據(jù)合同的金額、性質(zhì)、風(fēng)險程度等因素進(jìn)行綜合評估，決定是否批準(zhǔn)合同的簽訂。對于重大貿(mào)易合同，合同管理委員會可組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，確保合同的可行性和風(fēng)險可控性。2.合同簽訂管理-合同簽字蓋章合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字并加蓋公章或合同專用章。簽字蓋章前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再次核對合同文本的內(nèi)容，確保與審批通過的版本一致。-合同備案合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同副本提交給行政部門進(jìn)行備案。行政部門按照合同檔案管理制度對合同進(jìn)行編號、登記、歸檔，建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。3.合同履行管理-履行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后，應(yīng)根據(jù)合同條款制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人員、時間節(jié)點(diǎn)等。履行計(jì)劃應(yīng)報上級領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并抄送相關(guān)部門。-履行跟蹤與監(jiān)督業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃對合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時掌握合同執(zhí)行進(jìn)度。在履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或出現(xiàn)可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取有效措施加以解決。法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保合同履行符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。-變更與解除在合同履行過程中，如因客觀原因需要對合同進(jìn)行變更或解除，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶協(xié)商，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審核審批流程進(jìn)行處理。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更或解除情況及時通知相關(guān)部門，并做好相應(yīng)的記錄和檔案管理工作。4.合同糾紛處理-糾紛報告與受理在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并將糾紛情況告知法務(wù)部門。法務(wù)部門負(fù)責(zé)受理合同糾紛，并組織相關(guān)人員對糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，收集證據(jù)。-糾紛處理方式選擇法務(wù)部門根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情況和公司利益，提出糾紛處理的方式建議，如協(xié)商解決、仲裁或訴訟等。在選擇糾紛處理方式時，應(yīng)充分考慮公司的成本、時間、聲譽(yù)等因素，爭取以最有利的方式解決糾紛。-糾紛處理執(zhí)行如采取協(xié)商解決方式，法務(wù)部門應(yīng)組織雙方進(jìn)行協(xié)商談判，爭取達(dá)成和解協(xié)議。如協(xié)商不成，需要通過仲裁或訴訟解決的，法務(wù)部門應(yīng)代表公司參加仲裁或訴訟活動，按照法律程序維護(hù)公司的合法權(quán)益。糾紛處理結(jié)果執(zhí)行完畢后，法務(wù)部門應(yīng)將處理情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并將相關(guān)資料歸檔保存。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-要求客戶按照合同約定履行義務(wù)，提供符合質(zhì)量要求的能源產(chǎn)品或支付相應(yīng)的貨款。-對客戶的資信狀況進(jìn)行調(diào)查了解，有權(quán)要求客戶提供相關(guān)證明材料。-在客戶出現(xiàn)違約行為時，有權(quán)按照合同約定追究客戶的違約責(zé)任，要求客戶賠償公司因此遭受的損失。2.公司義務(wù)-按照合同約定向客戶提供合格的能源產(chǎn)品或服務(wù)，保證產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)的及時性。-對客戶的商業(yè)秘密和個人信息予以保密，不得泄露給第三方。-積極履行合同義務(wù)，配合客戶解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.客戶權(quán)利-要求公司按照合同約定提供能源產(chǎn)品或服務(wù)，有權(quán)對產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢驗(yàn)。-有權(quán)要求公司對合同條款進(jìn)行解釋和說明，了解合同的權(quán)利義務(wù)。-在公司出現(xiàn)違約行為時，有權(quán)按照合同約定追究公司的違約責(zé)任，要求公司賠償損失。4.客戶義務(wù)-按照合同約定向公司支付貨款或服務(wù)費(fèi)用，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息資料。-遵守合同約定的保密條款，不得泄露公司的商業(yè)秘密和技術(shù)信息。-配合公司履行合同義務(wù)，為公司提供必要的協(xié)助。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對貿(mào)易合同的簽訂、履行、管理等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同審批流程的合規(guī)性、合同款項(xiàng)的收付情況等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。-部門間監(jiān)督各部門在合同管理過程中應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通反饋。如法務(wù)部門發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門在合同簽訂或履行過程中存在法律風(fēng)險，應(yīng)及時提出意見和建議；財(cái)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)問題，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門通報并督促整改。2.考核機(jī)制-績效考核指標(biāo)設(shè)定將合同管理工作納入員工績效考核體系，設(shè)定相關(guān)考核指標(biāo)，如合同簽訂的準(zhǔn)確性、合同履行的及時性、合同糾紛的發(fā)生率等。考核指標(biāo)應(yīng)明確、具體、可量化，能夠客觀反映員工在合同管理工作中的表現(xiàn)。-考核周期與方式績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核主要對員工在本季度內(nèi)的合同管理工作進(jìn)行階段性評價，年度考核則對員工全年的工作進(jìn)行綜合評價。考核方式采用自評、上級評價、部門互評等相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果的客觀公正。-考核結(jié)果應(yīng)用績效考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對于在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予相應(yīng)的獎