公司大小會(huì)議室管理制度一、制度概述

公司大小會(huì)議室是公司內(nèi)部進(jìn)行溝通、會(huì)議和培訓(xùn)的重要場(chǎng)所。為了確保會(huì)議室的高效利用，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范會(huì)議室的使用流程，明確責(zé)任，提高會(huì)議室的利用率，營(yíng)造良好的會(huì)議環(huán)境。

二、會(huì)議室使用申請(qǐng)

會(huì)議室的使用需提前進(jìn)行申請(qǐng)，以下為申請(qǐng)流程：

1.申請(qǐng)人需填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議主題、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間等信息。

2.申請(qǐng)人將申請(qǐng)表提交至行政部，行政部將根據(jù)會(huì)議室的使用情況審批申請(qǐng)。

3.行政部審批通過(guò)后，將通知申請(qǐng)人，申請(qǐng)人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成預(yù)訂。

4.如有特殊情況導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間調(diào)整，申請(qǐng)人需及時(shí)更新申請(qǐng)表并提交行政部。

5.未經(jīng)審批擅自使用會(huì)議室者，將視為違規(guī)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

三、會(huì)議室預(yù)訂與分配

會(huì)議室的預(yù)訂與分配遵循以下原則和流程：

1.預(yù)訂方式：會(huì)議室的預(yù)訂通過(guò)公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行，申請(qǐng)人需在系統(tǒng)中填寫(xiě)預(yù)訂信息，包括會(huì)議名稱、日期、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等。

2.預(yù)訂優(yōu)先級(jí)：預(yù)訂順序按照申請(qǐng)時(shí)間的先后進(jìn)行，同等時(shí)間申請(qǐng)的，由行政部根據(jù)會(huì)議室的使用情況決定分配。

3.分配原則：優(yōu)先滿足公司重要會(huì)議、部門(mén)緊急會(huì)議的需求，確保會(huì)議室資源的高效利用。

4.預(yù)訂確認(rèn)：行政部在收到預(yù)訂申請(qǐng)后，將在一個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)，確認(rèn)預(yù)訂是否成功。

5.預(yù)訂變更：如需變更預(yù)訂信息，申請(qǐng)人應(yīng)提前至少24小時(shí)向行政部提出，并說(shuō)明變更原因。

6.取消預(yù)訂：如預(yù)訂的會(huì)議因故取消，申請(qǐng)人需在會(huì)議開(kāi)始前至少24小時(shí)通知行政部，以便及時(shí)調(diào)整會(huì)議室使用計(jì)劃。

四、會(huì)議室使用規(guī)定

1.會(huì)議室使用時(shí)間需嚴(yán)格按照預(yù)訂的時(shí)間進(jìn)行，不得擅自提前或延后使用。

2.使用會(huì)議室時(shí)，請(qǐng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，以保持會(huì)議環(huán)境的安靜。

3.保持會(huì)議室整潔，使用完畢后，需將桌椅歸位，垃圾帶出會(huì)議室，并關(guān)閉所有電器設(shè)備。

4.禁止在會(huì)議室進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如聚餐、娛樂(lè)等。

5.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施僅限于會(huì)議使用，不得私自帶走或損壞。

6.如需使用會(huì)議室內(nèi)的投影儀、音響等設(shè)備，需提前向行政部申請(qǐng)并接受培訓(xùn)。

7.會(huì)議室內(nèi)的資料和物品不得擅自帶走，如有需要，請(qǐng)向會(huì)議組織者或行政部申請(qǐng)。

8.如因特殊原因?qū)е聲?huì)議室無(wú)法正常使用，需及時(shí)通知行政部，以便進(jìn)行調(diào)整。

9.任何違反本規(guī)定的行為，將根據(jù)公司規(guī)章制度進(jìn)行處理。

五、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.會(huì)議室的日常清潔和維護(hù)工作由行政部負(fù)責(zé)，確保會(huì)議室的整潔和設(shè)備的正常運(yùn)行。

2.定期對(duì)會(huì)議室的空調(diào)、照明、音響等設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其在會(huì)議期間能夠正常使用。

3.會(huì)議室內(nèi)的家具和設(shè)備如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，由行政部負(fù)責(zé)修復(fù)或更換。

4.會(huì)議室內(nèi)的白板、投影幕等書(shū)寫(xiě)或展示工具使用后，應(yīng)保持其清潔，以便下次使用。

5.會(huì)議室內(nèi)的窗簾、地毯等軟裝飾品應(yīng)定期進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，以延長(zhǎng)其使用壽命。

6.會(huì)議室內(nèi)的植物和綠植應(yīng)定期澆水，保持其生機(jī)和美觀。

7.對(duì)于會(huì)議室外的公共區(qū)域，如走廊、入口等，也應(yīng)保持整潔，以維護(hù)公司整體形象。

8.如有員工對(duì)會(huì)議室的維護(hù)和保養(yǎng)提出建議，行政部應(yīng)予以考慮，并采取措施進(jìn)行改進(jìn)。

9.任何對(duì)會(huì)議室造成損害的行為，使用者需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

六、會(huì)議室使用記錄與反饋

1.行政部負(fù)責(zé)記錄會(huì)議室的使用情況，包括每次會(huì)議的預(yù)訂時(shí)間、實(shí)際使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等詳細(xì)信息。

2.每次會(huì)議結(jié)束后，使用人需在《會(huì)議室使用記錄表》上簽字確認(rèn)，并對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)。

3.如有特殊需求或遇到問(wèn)題，使用人應(yīng)將反饋意見(jiàn)提交給行政部，以便及時(shí)改進(jìn)。

4.行政部定期對(duì)會(huì)議室的使用記錄進(jìn)行匯總分析，評(píng)估會(huì)議室的使用效率和滿意度。

5.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室使用率低或存在資源浪費(fèi)現(xiàn)象，行政部將采取措施進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。

6.對(duì)于會(huì)議室的使用數(shù)據(jù)，行政部將予以保密，僅用于內(nèi)部管理和決策參考。

7.行政部可根據(jù)會(huì)議室的使用情況，制定相應(yīng)的使用指南，指導(dǎo)員工合理使用會(huì)議室資源。

8.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行公示，提高員工對(duì)會(huì)議室資源利用的透明度和責(zé)任感。

9.如有員工對(duì)會(huì)議室的管理制度或使用流程有疑問(wèn)，可向行政部咨詢，獲取幫助和解答。

七、違規(guī)使用與處理

1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會(huì)議室或預(yù)訂會(huì)議室后未按時(shí)取消，視為違規(guī)使用。

2.違規(guī)使用會(huì)議室的，由行政部給予口頭警告，并要求在下次預(yù)訂時(shí)優(yōu)先安排。

3.重復(fù)違規(guī)使用會(huì)議室或故意造成會(huì)議室設(shè)施損壞的，將根據(jù)公司規(guī)章制度進(jìn)行處罰，包括但不限于罰款、扣除獎(jiǎng)金等。

4.在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如聚餐、娛樂(lè)等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將立即制止，并記錄在案。

5.損壞會(huì)議室設(shè)施或造成設(shè)施損壞未及時(shí)報(bào)告的，使用者需賠償相應(yīng)損失。

6.對(duì)于故意破壞會(huì)議室設(shè)施或干擾他人正常使用的行為，將嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重者，可交由公司人事部門(mén)處理。

7.任何違反本制度的行為，都將被記錄在員工個(gè)人檔案中，作為考核和晉升的參考。

8.行政部負(fù)責(zé)對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果通報(bào)相關(guān)部門(mén)和當(dāng)事人。

9.如員工對(duì)處理結(jié)果有異議，可向人力資源部門(mén)提出申訴，按照公司規(guī)定的申訴程序進(jìn)行處理。

八、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和執(zhí)行，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效實(shí)施。

2.行政部定期對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，包括預(yù)訂、使用記錄、設(shè)施維護(hù)等方面。

3.行政部有權(quán)對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行糾正，并采取必要的措施予以處理。

4.各部門(mén)應(yīng)積極配合行政部的工作，確保會(huì)議室的合理使用和高效運(yùn)行。

5.公司領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)會(huì)議室管理制度執(zhí)行情況負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，定期檢查和評(píng)估行政部的執(zhí)行效果。

6.員工對(duì)會(huì)議室管理制度有任何疑問(wèn)或建議，可通過(guò)正式渠道向行政部或人力資源部門(mén)提出。

7.行政部應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。

8.會(huì)議室管理制度的變更需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并及時(shí)通知全體員工。

9.對(duì)制度執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的任何問(wèn)題，行政部應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，確保制度的有效性和實(shí)用性。

九、附則

1.本制度適用于公司所有會(huì)議室，包括但不限于大小會(huì)議室、視頻會(huì)議室等。

2.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

3.本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，由行政部另行制定補(bǔ)充規(guī)定。

4.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，對(duì)違反制度的行為，公司將依法依規(guī)進(jìn)行處理。

5.本制度如有修改或廢止，公司將提前通知全體員工，并做好相關(guān)解釋工作。

6.對(duì)于在執(zhí)行本制度過(guò)程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。

7.本制度的修改和廢止需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并正式公告全體員工。

8.本制度為公司內(nèi)部管理制度，不對(duì)外公開(kāi)，未經(jīng)公司允許，不得對(duì)外泄露。

9.本制度執(zhí)行過(guò)程中如遇特殊情況，行政部有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)調(diào)整，并