安保公司合同檔案管理規(guī)章

一、總則1.目的為加強(qiáng)安保公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、保管、利用等工作，有效保護(hù)和利用合同檔案信息資源，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本規(guī)章。2.指導(dǎo)思想秉持公司“安全至上、服務(wù)為本、誠信敬業(yè)、協(xié)同創(chuàng)新”的企業(yè)文化，以提供優(yōu)質(zhì)安保服務(wù)為經(jīng)營理念，在合同檔案管理中貫徹扁平化管理原則，提高管理效率，同時注重社會效益，確保合同檔案管理工作符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略。3.基本原則合同檔案管理遵循真實性、完整性、保密性、及時性原則。確保合同檔案真實反映公司業(yè)務(wù)活動，內(nèi)容完整無缺；嚴(yán)格保守合同涉及的商業(yè)機(jī)密；及時對合同檔案進(jìn)行整理歸檔，以便高效利用。二、適用范圍本規(guī)章適用于安保公司全體員工及與公司簽訂合同的客戶。公司所有部門及員工在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的合同檔案，均應(yīng)按照本規(guī)章進(jìn)行管理。客戶在與公司合同往來中涉及檔案查閱等相關(guān)事宜，也需遵循本規(guī)章相關(guān)規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司合同檔案的統(tǒng)一管理。其職責(zé)包括制定和完善合同檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的合同檔案管理工作；負(fù)責(zé)合同檔案的接收、整理、分類、編目、保管、統(tǒng)計和利用等工作；對超過保管期限的合同檔案進(jìn)行鑒定和處置。2.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、簽訂、履行過程中相關(guān)文件的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)文件和信息反饋給檔案管理部門。同時，業(yè)務(wù)部門有權(quán)查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同檔案，以保障業(yè)務(wù)的順利開展。3.法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，在合同簽訂前提供法律意見。在合同檔案管理方面，法務(wù)部門協(xié)助檔案管理部門處理涉及法律糾紛的合同檔案查閱、提供等事宜，確保合同檔案的利用符合法律規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益。四、管理內(nèi)容與流程1.合同檔案的收集業(yè)務(wù)部門在合同簽訂完成后，應(yīng)收集合同文本、補充協(xié)議、招投標(biāo)文件、往來信函、會議紀(jì)要等與合同相關(guān)的所有文件資料。對于履行周期較長的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行過程中及時收集相關(guān)階段性文件，確保檔案的完整性。收集完成后，填寫《合同檔案移交清單》，注明合同名稱、編號、簽訂時間、涉及金額、文件份數(shù)等信息，移交檔案管理部門。2.合同檔案的整理與分類檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門移交的合同檔案后，對其進(jìn)行整理。首先，對文件進(jìn)行核對，檢查文件是否齊全、有無破損等情況。然后，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可根據(jù)合同性質(zhì)（如安保服務(wù)合同、物資采購合同、設(shè)備租賃合同等）、簽訂時間、客戶類別等進(jìn)行分類。分類完成后，對每份合同檔案進(jìn)行編號，建立電子和紙質(zhì)臺賬，記錄合同檔案的基本信息和存放位置。3.合同檔案的保管設(shè)立專門的合同檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。對合同檔案進(jìn)行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、霉變等問題。同時，建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。借閱人需填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制。4.合同檔案的利用公司內(nèi)部因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的借閱流程辦理手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)及時提供檔案查閱服務(wù)，提高工作效率。對于涉及公司商業(yè)機(jī)密的合同檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，查閱人應(yīng)簽訂保密協(xié)議。對外提供合同檔案時，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照法律法規(guī)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。在提供檔案時，應(yīng)注意保護(hù)公司的合法權(quán)益，防止信息泄露。5.合同檔案的鑒定與處置定期對合同檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)合同的重要程度、保存價值、保管期限等因素，確定檔案是否仍需保存。對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案信息的安全銷毀。對于有保存價值的歷史合同檔案，可進(jìn)行數(shù)字化處理，永久保存相關(guān)信息。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利員工有權(quán)按照規(guī)定的流程和權(quán)限查閱與工作相關(guān)的合同檔案，以保障工作的順利開展。員工對合同檔案管理工作有提出意見和建議的權(quán)利，公司應(yīng)重視員工的反饋，不斷完善檔案管理工作。2.員工義務(wù)員工有義務(wù)按照本規(guī)章的要求，及時、準(zhǔn)確地收集、整理和移交合同檔案。在借閱合同檔案過程中，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，妥善保管檔案，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。3.客戶權(quán)利客戶有權(quán)在法律允許的范圍內(nèi)，查閱與自身簽訂合同相關(guān)的檔案信息，以了解合同履行情況等。公司應(yīng)在符合規(guī)定的情況下，為客戶提供必要的協(xié)助。4.客戶義務(wù)客戶在查閱合同檔案時，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因客戶原因?qū)е聶n案信息泄露，客戶應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門定期對各業(yè)務(wù)部門的合同檔案收集、整理和移交情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。公司內(nèi)部審計部門定期對合同檔案管理工作進(jìn)行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出審計意見。2.考核機(jī)制將合同檔案管理工作納入員工績效考核體系。對在合同檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予一定的獎勵，如績效加分、表彰等。對違反合同檔案管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如績效扣分、警告、罰款等。具體考核指標(biāo)包括檔案收集的及時性、完整性，檔案整理的規(guī)范性，檔案保管的安全性，檔案利用的合規(guī)性等。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由檔案管理部門負(fù)