辦公室文秘工作日常管理細則前言為規(guī)范辦公室文秘工作流程，提高工作效率與服務質(zhì)量，確保公文處理、會議管理、信息傳遞等事務有序開展，根據(jù)《中華人民共和國公司法》《黨政機關(guān)公文處理工作條例》及公司《內(nèi)部管理規(guī)章制度》，結(jié)合文秘工作實際，制定本細則。第一章總則1.1目的本細則旨在明確文秘工作的職責邊界、操作規(guī)范與考核標準，推動文秘工作標準化、規(guī)范化、精細化，為公司決策與運營提供優(yōu)質(zhì)服務。1.2適用范圍本細則適用于公司總部及各分支機構(gòu)的專職文秘人員（含兼職承擔文秘職責的工作人員）。1.3基本原則準確高效：確保信息傳遞、公文處理、會議組織等工作無差錯，且在規(guī)定時限內(nèi)完成。保密安全：嚴格遵守公司保密制度，妥善保管涉密文件與信息，防止泄露。服務至上：以公司領導、各部門及員工需求為導向，提供主動、周到的服務。規(guī)范有序：遵循既定流程與標準，避免隨意性與碎片化操作。第二章公文處理公文處理是文秘工作的核心內(nèi)容，需嚴格執(zhí)行“擬制-辦理-歸檔”全流程規(guī)范。2.1公文擬制2.1.1起草起草公文應符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及上級要求，內(nèi)容準確、觀點鮮明、結(jié)構(gòu)嚴謹、文字精煉。公文格式需遵循公司《公文格式規(guī)范》，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等要素。2.1.2審核公文起草完成后，需經(jīng)部門負責人審核（涉及跨部門事項需相關(guān)部門會簽），審核內(nèi)容包括：（1）內(nèi)容合法性與合規(guī)性；（2）格式規(guī)范性；（3）文字準確性與邏輯性；（4）政策依據(jù)充分性。審核人需提出明確修改意見，起草人應及時修訂。2.1.3簽發(fā)審核通過的公文，需按公司權(quán)限劃分提交相應領導簽發(fā)：（1）公司級公文由總經(jīng)理簽發(fā)；（2）部門級公文由部門負責人簽發(fā)；（3）專項工作公文由分管領導簽發(fā)。簽發(fā)人需簽署明確意見（如“同意印發(fā)”“請修改后印發(fā)”），并注明簽發(fā)日期。2.2公文辦理2.2.1收文辦理收文需統(tǒng)一登記，內(nèi)容包括：來文單位、文號、標題、收文日期、辦理狀態(tài)等。對收到的公文，需及時進行分類：（1）需辦理的公文：提出擬辦意見（如“請某部門辦理”“請領導批示”），報相關(guān)領導批辦；（2）需閱知的公文：分送相關(guān)領導與部門傳閱；（3）無效或無關(guān)公文：注明原因后歸檔或退回。對批辦的公文，需跟蹤承辦進度，確保在規(guī)定時限內(nèi)完成（一般公文3個工作日內(nèi)辦結(jié)，緊急公文1個工作日內(nèi)辦結(jié)）。2.2.2發(fā)文辦理簽發(fā)后的公文，需進行復核（核對簽發(fā)意見、格式、內(nèi)容），無誤后登記編號、印制。印制的公文需加蓋公司印章（或部門印章），并由發(fā)文部門負責核發(fā)（送達主送機關(guān)、抄送機關(guān)）。發(fā)文后需及時收集反饋意見，如需修改，按原流程重新辦理。2.3公文歸檔公文辦理完畢后，需及時整理歸檔（一般在辦結(jié)后1周內(nèi)完成），歸檔內(nèi)容包括：正文、附件、審核意見、簽發(fā)記錄、收發(fā)文登記等。歸檔需遵循公司《檔案管理辦法》，按年度、類別、文號分類存放，確保檔案完整、準確、可查。第三章會議管理會議管理需遵循“籌備-召開-后續(xù)”全流程規(guī)范，確保會議高效、有序。3.1會議籌備3.1.1方案制定接到會議任務后，需及時制定會議方案，內(nèi)容包括：（1）會議主題與目的；（2）時間與地點（需提前確認場地可用性）；（3）參會人員（明確主會場與分會場人員）；（4）會議議程（按邏輯順序排列，注明每個環(huán)節(jié)的時間與負責人）；（5）材料準備（如會議通知、議程表、匯報材料、簽到表等）；（6）后勤保障（如會場布置、音響設備、茶水、簽到臺等）。3.1.2通知發(fā)放會議方案確認后，需提前發(fā)放會議通知（一般提前2-3個工作日，緊急會議提前1個工作日），通知內(nèi)容包括：（1）會議主題、時間、地點；（2）參會人員（需明確是否需請假）；（3）需攜帶的材料（如筆記本、匯報PPT等）；（4）聯(lián)系人與聯(lián)系方式。3.1.3會場布置會場布置需符合會議類型（如圓桌會議、長方形會議、視頻會議），要求：（1）桌椅擺放整齊，標識清晰（如參會人員姓名牌）；（2）音響、投影儀、麥克風等設備提前調(diào)試，確保正常使用；（3）茶水、紙筆等物品擺放到位；（4）會場整潔、安靜，無干擾因素。3.2會議召開會議開始前，需組織簽到（可采用紙質(zhì)簽到或電子簽到），并統(tǒng)計參會人員到會情況（遲到、請假需注明原因）。會議期間，需做好以下工作：（1）記錄會議內(nèi)容（包括發(fā)言要點、決議事項、actionitems等），確保記錄準確、完整；（2）傳遞會議材料（如議程表、匯報材料等）；（3）處理突發(fā)情況（如設備故障、人員遲到等），及時協(xié)調(diào)解決；（4）維持會議秩序（如提醒參會人員關(guān)閉手機、保持安靜等）。3.3會議后續(xù)會議結(jié)束后，需及時整理會議紀要（一般在2個工作日內(nèi)完成），內(nèi)容包括：（1）會議基本信息（時間、地點、參會人員）；（2）會議主題與議程；（3）決議事項（明確責任部門、完成時限）；（4）其他需要說明的事項。會議紀要需經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)放給相關(guān)領導與部門，并跟蹤決議事項的落實情況（每周跟進一次，直至完成）。會議資料（如簽到表、會議紀要、匯報材料等）需及時歸檔，按年度、會議類型分類存放。第四章信息管理信息管理需確保信息收集全面、報送及時、公開規(guī)范。4.1信息收集信息收集范圍包括：（1）內(nèi)部信息：各部門工作動態(tài)、業(yè)務數(shù)據(jù)、問題反饋等；（2）外部信息：行業(yè)新聞、政策法規(guī)、競爭對手動態(tài)等；（3）領導信息：領導指示、講話要點等。信息收集需遵循“準確、及時、全面”原則，避免虛假信息或滯后信息。4.2信息報送信息報送需按公司規(guī)定的流程進行：（1）內(nèi)部信息：由各部門提交，文秘人員審核后報相關(guān)領導；（2）外部信息：由文秘人員收集、整理后報相關(guān)領導；（3）緊急信息：需立即報送（如重大事件、突發(fā)事件），不得延誤。信息報送格式需規(guī)范（如采用簡報、報表等形式），內(nèi)容需簡潔、重點突出。4.3信息公開信息公開需遵循公司《信息公開管理辦法》，公開范圍包括：（1）公司重大決策（如戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計劃）；（2）業(yè)務動態(tài)（如新產(chǎn)品發(fā)布、市場拓展）；（3）員工關(guān)心的事項（如福利政策、培訓信息）。信息公開渠道包括：公司網(wǎng)站、內(nèi)部刊物、公告欄等，需確保信息準確無誤，且符合國家法律法規(guī)與公司規(guī)定。第五章日常事務管理日常事務管理需做到“細致、周到、規(guī)范”，確保公司運營順暢。5.1接待工作接待工作需提前了解來賓信息（如身份、目的、行程、飲食習慣等），制定接待方案（包括接送、住宿、餐飲、會議、參觀等）。接待過程中，需做到：（1）熱情周到（如主動問候、引導來賓、提供茶水等）；（2）規(guī)范有序（如按接待方案執(zhí)行，避免隨意變更）；（3）節(jié)約務實（如避免鋪張浪費，選擇合適的接待場所）。接待結(jié)束后，需及時整理接待記錄（如來賓信息、行程安排、反饋意見等），并歸檔。5.2印章管理印章需由專人保管（一般為文秘人員），存放于安全場所（如保密柜）。用印需嚴格執(zhí)行審批流程：（1）申請人填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)；（2）部門負責人審核；（3）分管領導批準；（4）文秘人員核對文件內(nèi)容與申請表一致后，加蓋印章，并做好用印登記（包括用印日期、用印部門、用印人、文件名稱、份數(shù)、批準人）。嚴禁無審批用印、越權(quán)用印或私用印章。5.3物品管理辦公用品（如筆、紙、文件夾等）需統(tǒng)一采購、發(fā)放、管理，流程包括：（1）需求申報：各部門每月提交辦公用品需求計劃；（2）采購：文秘人員根據(jù)需求計劃采購，確保物品質(zhì)量與價格合理；（3）發(fā)放：按部門需求發(fā)放，做好登記；（4）庫存管理：定期盤點庫存，確保賬實相符，避免積壓或短缺。貴重物品（如電腦、打印機等）需登記造冊，明確責任人，定期檢查維護。第六章保密工作保密工作是文秘人員的核心職責之一，需嚴格遵守公司《保密管理制度》。6.1保密范圍公司機密：包括戰(zhàn)略規(guī)劃、財務數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、客戶信息等；公文保密：包括未公開的公文、會議紀要、領導批示等；信息保密：包括未公開的業(yè)務信息、員工信息、合作協(xié)議等。6.2保密措施加強保密教育：定期參加公司組織的保密培訓，提高保密意識；嚴格流程管理：涉密文件需按規(guī)定流程辦理（如起草、審核、簽發(fā)、歸檔），不得隨意傳遞；妥善保管涉密物品：涉密文件需存放在保密柜中，由專人保管；涉密電腦需設置密碼，不得連接互聯(lián)網(wǎng)；嚴禁泄露機密：不在公共場所討論涉密事項，不向無關(guān)人員透露涉密信息，不通過微信、短信等方式傳遞涉密文件。6.3責任追究對違反保密規(guī)定的文秘人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、紀律處分（如警告、記過）；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同；涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)處理。第七章職業(yè)素養(yǎng)文秘人員需具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務能力與工作作風，為公司提供優(yōu)質(zhì)服務。7.1政治素質(zhì)擁護黨的領導，遵守國家法律法規(guī)，忠于公司，維護公司利益；樹立正確的價值觀，廉潔自律，不得利用職務之便謀取私利。7.2業(yè)務能力熟悉文秘業(yè)務：掌握公文處理、會議管理、信息報送等流程與規(guī)范；掌握辦公軟件：熟練使用Word、Excel、PowerPoint等辦公軟件，具備一定的文字表達能力；具備溝通協(xié)調(diào)能力：能與領導、部門、員工及外部單位有效溝通，協(xié)調(diào)解決問題；具備應急處理能力：能應對突發(fā)情況（如會議設備故障、公文緊急修改等），及時采取措施解決。7.3工作作風嚴謹細致：對待工作認真負責，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏；高效務實：按時完成工作任務，不拖延、不推諉；熱情服務：對待領導、部門及員工態(tài)度友好，主動提供幫助；團結(jié)協(xié)作：與同事密切配合，共同完成工作任務。第八章監(jiān)督與考核8.1監(jiān)督機制領導監(jiān)督：公司領導定期檢查文秘工作開展情況，提出改進意見；部門監(jiān)督：各部門對文秘工作的服務質(zhì)量、效率等進行評價；自我監(jiān)督：文秘人員定期總結(jié)工作，查找不足，不斷改進。8.2考核內(nèi)容工作完成情況：包括公文處理、會議管理、信息報送等工作的及時性與準確性；服務質(zhì)量：包括接待工作、日常事務處理等的滿意度；保密情況：是否遵守保密規(guī)定，有無泄露機密的情況；職業(yè)素養(yǎng)：包括政治素質(zhì)、業(yè)務能力、工作作風等。8.3獎