牧業(yè)公司采購過程管理規(guī)章

一、總則1.目的：為規(guī)范本牧業(yè)公司采購過程管理，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，有效控制采購成本，保證所采購的物資和服務符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本規(guī)章。2.指導思想：秉持公司“品質(zhì)至上、綠色發(fā)展、合作共贏”的經(jīng)營理念，以保障公司生產(chǎn)供應、提升產(chǎn)品質(zhì)量為核心目標，優(yōu)化采購流程，實現(xiàn)采購資源的合理配置。在采購過程中，注重社會效益，積極與環(huán)保、可持續(xù)發(fā)展的供應商合作，共同推動牧業(yè)行業(yè)的健康發(fā)展。同時，貫徹公司扁平化管理理念，減少不必要的層級審批，提高采購決策效率。3.基本原則-合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。-效益原則：以降低采購成本、提高采購效益為宗旨，實現(xiàn)公司利益最大化。-公開、公平、公正原則：采購信息公開，供應商機會均等，采購過程公正，確保競爭的公平性。-質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠的物資和服務。二、適用范圍本規(guī)章適用于牧業(yè)公司全體涉及采購工作的員工以及參與公司采購業(yè)務的所有供應商（客戶）。三、組織架構與職責分工1.采購部門-采購經(jīng)理-全面負責公司采購工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。-制定采購策略和計劃，確保采購工作與公司整體戰(zhàn)略目標相一致。-審核采購合同，管理供應商關系，處理重大采購問題。-采購專員-執(zhí)行采購任務，根據(jù)需求部門的要求尋找合適的供應商，進行詢價、比價、議價。-起草采購合同，跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量收貨。-收集、整理和分析采購市場信息，為采購決策提供支持。2.需求部門-提出采購需求：根據(jù)生產(chǎn)、運營等工作需要，準確填寫采購需求申請表，詳細說明采購物資或服務的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。-參與供應商評估：協(xié)助采購部門對供應商進行評估，提供專業(yè)意見，確保所采購的物資和服務符合本部門工作要求。-驗收采購物資和服務：按照合同要求對采購回來的物資和服務進行驗收，及時反饋驗收結果。3.財務部門-預算審核：審核采購預算，確保采購費用在公司預算范圍內(nèi)，對超預算采購進行嚴格管控。-付款審核與支付：審核采購合同付款條款，對采購發(fā)票、驗收報告等憑證進行審核后，按照財務制度安排付款。-成本分析：協(xié)助采購部門進行采購成本分析，提供財務數(shù)據(jù)支持，為采購決策提供參考。4.質(zhì)量控制部門-制定質(zhì)量標準：負責制定和完善采購物資和服務的質(zhì)量標準，為采購和驗收工作提供明確的質(zhì)量依據(jù)。-參與驗收：在采購物資到貨或服務完成時，按照質(zhì)量標準進行檢驗和驗收，對不合格品提出處理意見。-供應商質(zhì)量管理：對供應商的質(zhì)量管理體系進行評估和監(jiān)督，促使供應商持續(xù)提高產(chǎn)品和服務質(zhì)量。四、管理內(nèi)容與流程1.采購需求提出與審批-需求申請：需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計使用時間等信息，并由部門負責人簽字確認。-需求審核：采購需求申請表提交至采購部門，采購專員對需求的合理性、必要性進行初步審核，檢查是否有重復采購或可替代的物資。對于金額較大或特殊的采購需求，組織相關部門進行聯(lián)合評審。-需求審批：經(jīng)初步審核后的采購需求申請表，按照公司審批流程進行審批。一般采購需求由采購經(jīng)理審批，重大采購需求需經(jīng)公司高層領導審批。審批通過后，采購部門方可執(zhí)行采購任務。2.供應商選擇與管理-供應商開發(fā)：采購專員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、展會等，建立供應商信息庫。對新開發(fā)的供應商進行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、信譽等方面的信息。-供應商評估：采購部門組織需求部門、質(zhì)量控制部門等對潛在供應商進行綜合評估。評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，確定合格供應商名單。-供應商合作：與合格供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括質(zhì)量標準、價格條款、交貨期、付款方式、售后服務等內(nèi)容。定期對供應商進行考核，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、服務質(zhì)量等。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不合格的供應商進行整改或淘汰。3.采購詢價、比價與議價-詢價：采購專員根據(jù)采購需求，向多家合格供應商發(fā)出詢價函，明確物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。-比價：對各供應商的報價進行比較，分析價格差異的原因。同時，考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等因素，綜合評估各供應商的性價比。-議價：在比價的基礎上，采購專員與意向供應商進行議價，爭取更優(yōu)惠的價格和付款條件。議價過程中，要遵循公司的采購策略和價格底線，確保采購成本合理。4.采購合同簽訂與執(zhí)行-合同起草：采購專員根據(jù)詢價、比價、議價結果，與選定的供應商起草采購合同。合同內(nèi)容應包括雙方當事人信息、采購物資或服務的詳細描述、價格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。-合同審核：采購合同起草完成后，提交給采購經(jīng)理、法務部門、財務部門等進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、合理性，以及是否符合公司利益等。對審核提出的意見和建議，采購專員及時進行修改和完善。-合同簽訂：經(jīng)審核無誤的采購合同，由公司授權代表與供應商簽字蓋章。合同簽訂后，采購專員將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門做好執(zhí)行和監(jiān)督工作。-合同執(zhí)行：采購專員負責跟進采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解生產(chǎn)進度、運輸安排等信息，確保按時、按質(zhì)、按量收貨。如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購專員應及時協(xié)調(diào)解決，并向相關部門匯報。5.采購驗收與付款-驗收準備：在采購物資到貨前，采購專員通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準備工作。需求部門根據(jù)采購合同和實際需求，制定驗收方案；質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量標準準備檢驗工具和設備。-驗收實施：物資到貨后，需求部門和質(zhì)量控制部門按照驗收方案和質(zhì)量標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于不合格物資，采購專員及時與供應商溝通，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。-付款申請：驗收合格后，采購專員整理采購發(fā)票、驗收報告、采購合同等相關憑證，填寫《付款申請表》，提交給財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照公司財務制度安排付款。五、權利與義務1.員工權利與義務-權利-員工有權獲取與采購工作相關的政策、制度、流程等信息，以便更好地履行職責。-員工對采購過程中發(fā)現(xiàn)的問題或不合理現(xiàn)象，有權向上級領導提出意見和建議。-員工在完成采購任務且績效優(yōu)秀時，有權獲得相應的獎勵和表彰。-義務-員工應遵守國家法律法規(guī)和公司采購管理制度，嚴格按照采購流程開展工作。-員工有義務保守公司采購信息秘密，不得泄露采購價格、供應商信息等商業(yè)機密。-員工應積極參與供應商開發(fā)、評估、管理等工作，為公司尋找優(yōu)質(zhì)供應商資源。-員工應不斷學習采購業(yè)務知識，提高自身業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。2.供應商權利與義務-權利-供應商有權獲取公司采購需求信息，參與公司采購項目的競爭。-供應商在符合合同要求的情況下，有權按照合同約定收取貨款。-供應商對公司提出的不合理要求或不公平待遇，有權提出申訴。-義務-供應商應遵守國家法律法規(guī)和公司采購相關規(guī)定，誠信經(jīng)營。-供應商有義務按照合同約定的質(zhì)量標準、交貨期、價格等條款提供物資和服務。-供應商應積極配合公司的驗收工作，對不合格產(chǎn)品及時進行處理。-供應商有義務接受公司的監(jiān)督和考核，不斷改進自身產(chǎn)品和服務質(zhì)量。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購工作進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-供應商監(jiān)督：鼓勵供應商對公司采購人員的行為進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購人員存在違規(guī)違紀行為，可向公司舉報。公司對舉報信息進行核實處理，并對舉報人予以保密和保護。-員工監(jiān)督：公司全體員工有權對采購工作進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題可向采購部門或上級領導反映。采購部門應及時處理員工反映的問題，并將處理結果反饋給員工。2.考核機制-采購人員考核：建立采購人員績效考核體系，考核指標包括采購任務完成率、采購成本控制、供應商管理、合同執(zhí)行情況等。根據(jù)績效考核結果，對采購人員進行獎懲，激勵采購人員提高工作績效。-供應商考核：定期對供應商進行考核，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、售后服務等。根據(jù)考核結果，對供應商進行分類管理，對優(yōu)秀供應商給予更多合作機會，對不合格供應商進行淘汰。-需求部門考核：對需求部門的采購需求提出準確性、及時性等方面進行考核，促使需求部門提高采購需求的合理性和準確性，避免因需求變更等原因導致采購成本增加或采購工作延誤。七、附則1.解釋權：本規(guī)章由公司采購部門負責解釋。如有未盡事宜，由采購部門提出修訂意見，報公司管理層批準后實施。2.生效日期：本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施。公司全