建筑材料集采平臺使用操作手冊1.前言1.1手冊目的本手冊旨在指導建筑材料集采平臺（以下簡稱“平臺”）用戶（采購方、供應商、管理員）快速掌握平臺核心功能的操作流程，規(guī)范使用行為，提升集采效率。手冊內容基于平臺實際功能設計，涵蓋從注冊入駐到結算收尾的全流程，為用戶提供專業(yè)、實用的操作指引。1.2適用范圍本手冊適用于：采購方：建筑施工企業(yè)、房地產開發(fā)企業(yè)等需采購建筑材料的單位；供應商：建筑材料生產企業(yè)、經銷商、代理商等提供材料的單位；平臺管理員：負責平臺運營、用戶管理、流程監(jiān)控的工作人員。2.系統(tǒng)概述2.1平臺定位與核心價值平臺是連接建筑材料采購方與供應商的B2B集中采購服務平臺，核心價值在于：降本增效：通過集中需求整合，降低采購成本；透明規(guī)范：全程線上化操作，避免暗箱操作；資源整合：匯聚優(yōu)質供應商資源，擴大采購選擇范圍；數(shù)據(jù)驅動：提供采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，支持決策優(yōu)化。2.2角色劃分與職責說明角色職責描述采購方發(fā)布采購需求、篩選供應商、參與競價/談判、簽訂合同、執(zhí)行訂單、驗收結算。供應商入駐注冊、完善資質、上傳產品、響應需求、參與競價、履約訂單、配送結算。管理員用戶資質審核、流程監(jiān)控、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、糾紛調解、系統(tǒng)維護。3.操作流程總覽3.1采購方操作流程注冊登錄→完善企業(yè)信息→發(fā)布采購需求→篩選供應商→發(fā)起競價/談判→簽訂電子合同→生成訂單→跟蹤物流→收貨驗收→發(fā)起付款→完成結算3.2供應商操作流程入駐注冊→提交資質審核→上傳產品信息→響應采購需求→參與競價/談判→簽訂電子合同→確認訂單→安排配送→更新物流→接收驗收→確認收款→完成結算3.3管理員操作流程（簡化）用戶資質審核→需求/訂單流程監(jiān)控→數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析→糾紛調解→系統(tǒng)維護4.功能模塊詳細說明4.1采購方功能4.1.1注冊與登錄操作步驟：1.打開平臺官網，點擊首頁“注冊”按鈕；2.選擇“采購方”角色，填寫企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、登錄密碼；3.上傳營業(yè)執(zhí)照掃描件（清晰、未過期）；4.點擊“提交注冊”，等待平臺審核（1-2個工作日）；5.審核通過后，使用注冊手機號及密碼登錄平臺。注意事項：企業(yè)名稱與統(tǒng)一社會信用代碼需與營業(yè)執(zhí)照完全一致；聯(lián)系方式需填寫有效手機號，用于接收驗證碼及通知。4.1.2企業(yè)信息完善操作步驟：1.登錄后，進入“個人中心→企業(yè)信息”；2.補充企業(yè)地址、法定代表人、聯(lián)系郵箱、經營范圍等信息；3.上傳企業(yè)資質證書（如施工總承包資質、安全生產許可證等，可選）；4.點擊“保存”，完成信息完善。注意事項：資質證書需真實有效，平臺將定期復核；信息變更后需及時更新，避免影響后續(xù)操作。4.1.3采購需求發(fā)布操作步驟：1.進入“采購管理→發(fā)布需求”；2.選擇需求類別（如鋼筋、水泥、砂石、門窗等）；3.填寫需求名稱（例：“XX項目一期鋼筋采購需求”）；4.填寫規(guī)格參數(shù)（例：鋼筋直徑φ16mm、材質HRB400、強度等級C30）；5.填寫采購數(shù)量（例：XX噸）、預算（例：XX元/噸）、交付時間（例：XX年XX月XX日前）；6.上傳附件（如設計圖紙、技術要求、驗收標準，格式為PDF/JPG）；7.點擊“提交需求”，等待平臺審核（1個工作日內）；8.審核通過后，需求將在平臺“需求大廳”展示。注意事項：需求描述需清晰、具體，避免模糊詞匯（如“大概”“左右”）；預算需參考市場價格，過高或過低可能影響供應商響應率；附件需與需求強相關，便于供應商理解需求。4.1.4供應商篩選操作步驟：1.需求發(fā)布后，進入“供應商管理→篩選供應商”；2.設置篩選條件（如地域、資質等級、合作歷史、產品類別）；3.點擊“查詢”，獲取符合條件的供應商列表；4.點擊供應商名稱，查看企業(yè)簡介、資質證書、產品案例、用戶評價等信息；5.選擇合適的供應商，點擊“邀請參與”，發(fā)送需求邀請。注意事項：地域條件可優(yōu)先選擇本地供應商，降低物流成本；資質等級需與需求匹配（如采購特種材料需選擇具備相應資質的供應商）；合作歷史可參考平臺過往交易記錄，優(yōu)先選擇信譽良好的供應商。4.1.5競價管理操作步驟（采購方）：1.進入“競價管理→創(chuàng)建競價”；2.選擇需競價的采購需求，設置競價規(guī)則（起始價、加價幅度、競價時間）；3.點擊“發(fā)布競價”，供應商將收到競價邀請；4.競價期間，實時查看供應商報價及排名；5.競價結束后，選擇中標供應商（通常為最低報價或最優(yōu)條件）；6.點擊“確認中標”，向供應商發(fā)送中標通知。操作步驟（供應商）：1.登錄后，進入“競價中心→待參與競價”；2.查看邀請的競價需求，點擊“參與競價”；3.輸入報價（需低于采購方預算），點擊“提交報價”；4.實時查看自己的排名，可在競價結束前修改報價（需高于前一次報價）；5.競價結束后，等待中標通知。注意事項：采購方需合理設置起始價與加價幅度（例：起始價為預算的90%，加價幅度為10元/噸）；供應商報價需真實有效，惡意低價可能導致取消中標資格；競價時間結束后，無法修改報價，采購方需在24小時內確認中標結果。4.1.6電子合同簽訂操作步驟：1.中標后，進入“合同管理→創(chuàng)建合同”；2.選擇中標需求與供應商，填寫合同條款（標的、數(shù)量、價格、交付時間、違約責任、爭議解決方式）；3.上傳合同模板（可使用平臺提供的標準模板或自定義模板）；4.點擊“發(fā)送給供應商”，供應商將收到合同待簽通知；5.供應商確認條款無誤后，使用平臺認可的數(shù)字證書進行電子簽章；6.采購方收到供應商簽章后的合同，進行電子簽章；注意事項：合同條款需符合《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)；電子簽章需使用平臺合作的CA機構頒發(fā)的數(shù)字證書，確保合法性；仔細核對合同中的標的、數(shù)量、價格等關鍵信息，避免錯誤。4.1.7訂單執(zhí)行與跟蹤操作步驟：1.合同簽訂后，進入“訂單管理→生成訂單”；2.填寫訂單信息（合同編號、標的、數(shù)量、交付時間、收貨地址）；3.點擊“發(fā)送給供應商”，供應商將收到訂單待確認通知；4.供應商確認訂單后，訂單狀態(tài)變?yōu)椤按l(fā)貨”；5.供應商發(fā)貨后，上傳物流單號（如順豐、京東物流），訂單狀態(tài)變?yōu)椤耙寻l(fā)貨”；6.采購方可實時查看物流進度（配送時間、當前位置）。注意事項：訂單信息需與合同完全一致，避免變更；物流信息需及時更新，采購方需在發(fā)貨后24小時內查看物流狀態(tài)；若供應商延遲發(fā)貨，需提前聯(lián)系采購方，協(xié)商調整交付時間。4.1.8收貨驗收操作步驟：1.收到貨物后，進入“驗收管理→待驗收訂單”；2.核對貨物數(shù)量（與訂單一致）、規(guī)格（與合同一致）、質量（如外觀、檢測報告）；3.填寫驗收信息（合格/不合格、數(shù)量、質量描述）；4.上傳驗收證據(jù)（如貨物照片、第三方檢測報告）；5.點擊“確認驗收”：若驗收合格，訂單狀態(tài)變?yōu)椤耙羊炇铡?，進入結算環(huán)節(jié)；若驗收不合格，點擊“提出異議”，填寫異議原因（如數(shù)量短缺、質量不符合要求），上傳證據(jù)，通知供應商。注意事項：驗收需在收到貨物后3個工作日內完成，逾期視為合格；驗收證據(jù)需真實、清晰，便于后續(xù)糾紛處理；異議需明確具體（例：“收到鋼筋19.5噸，短缺0.5噸”），避免模糊描述。4.1.9結算付款操作步驟：1.驗收合格后，進入“結算管理→發(fā)起付款申請”；2.填寫付款信息（合同編號、訂單編號、付款金額、發(fā)票號碼）；3.上傳發(fā)票（增值稅專用發(fā)票，抬頭與采購方名稱一致）；4.點擊“提交申請”，等待平臺審核（1-2個工作日）；5.審核通過后，平臺將安排付款（根據(jù)合同約定的付款方式，如銀行轉賬、電子支付）；6.付款完成后，訂單狀態(tài)變?yōu)椤耙呀Y算”，供應商將收到收款通知。注意事項：發(fā)票需符合稅務規(guī)定，內容與合同一致；付款申請需及時提交，避免延遲；若付款延遲，需聯(lián)系平臺客服查詢原因（如發(fā)票審核未通過、賬戶余額不足）。4.2供應商功能4.2.1入駐注冊操作步驟：1.打開平臺官網，點擊首頁“注冊”按鈕；2.選擇“供應商”角色，填寫企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、登錄密碼；3.上傳營業(yè)執(zhí)照掃描件（清晰、未過期）；4.點擊“提交注冊”，等待平臺審核（1-2個工作日）；5.審核通過后，使用注冊手機號及密碼登錄平臺。注意事項：企業(yè)名稱與統(tǒng)一社會信用代碼需與營業(yè)執(zhí)照完全一致；聯(lián)系方式需填寫有效手機號，用于接收驗證碼及通知。4.2.2資質審核操作步驟：1.登錄后，進入“個人中心→資質管理”；2.上傳企業(yè)資質證書（如生產許可證、產品認證證書、ISO9001質量體系認證等）；3.填寫資質信息（證書名稱、頒發(fā)機構、有效期）；4.點擊“提交審核”，等待平臺審核（1-2個工作日）；5.審核通過后，資質信息將在供應商主頁展示。注意事項：資質證書需真實有效，平臺將定期復核；資質等級越高，越容易獲得采購方的信任與邀請。4.2.3產品管理操作步驟：1.進入“產品管理→上傳產品”；2.選擇產品類別（如鋼筋、水泥、砂石、門窗等）；3.填寫產品信息（名稱、規(guī)格、參數(shù)、價格、庫存）；4.上傳產品圖片（高清、多角度，如產品外觀、包裝、檢測報告）；5.填寫產品描述（特點、優(yōu)勢、適用場景）；6.點擊“保存”，產品將在平臺“產品大廳”展示。注意事項：產品參數(shù)需準確（例：水泥強度等級C30、初凝時間45分鐘）；價格需包含稅費及運費（或明確說明“不含運費”）；庫存信息需實時更新，避免超賣。4.2.4需求響應與競價操作步驟：1.進入“需求中心→待響應需求”；2.查看采購方發(fā)布的需求，點擊“響應需求”；3.填寫響應信息（產品報價、交付時間、服務承諾）；4.點擊“提交響應”，采購方將收到響應通知；5.若采購方發(fā)起競價，進入“競價中心→待參與競價”，參與競價（詳見4.1.5競價管理）。注意事項：響應信息需與需求匹配（例：采購方需求為φ16mm鋼筋，響應時需提供對應規(guī)格）；報價需合理，過高可能導致不被選中，過低可能影響利潤；服務承諾可提升競爭力（例：“免費送貨上門”“質量問題24小時內響應”）。4.2.5合同簽訂（同4.1.6電子合同簽訂）4.2.6訂單履約（同4.1.7訂單執(zhí)行與跟蹤）4.2.7物流配送（同4.1.7訂單執(zhí)行與跟蹤）4.2.8結算收款（同4.1.9結算付款）4.3管理員功能（簡化）4.3.1用戶管理查看用戶列表（采購方、供應商）；審核用戶注冊信息（營業(yè)執(zhí)照、資質證書）；凍結/解凍用戶賬號（如用戶違反平臺規(guī)則）。4.3.2資質審核管理查看供應商資質審核申請；審核資質證書（真實性、有效性）；反饋審核意見（通過/不通過，不通過需說明原因）。4.3.3流程監(jiān)控監(jiān)控采購需求發(fā)布、競價、合同簽訂、訂單執(zhí)行等流程；及時處理流程中的異常情況（如需求審核未通過、合同條款爭議）。4.3.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析生成采購數(shù)據(jù)報表（如采購金額、供應商分布、需求類別占比）；分析供應商績效（如響應率、履約率、用戶評價）；為采購方提供決策支持（如價格趨勢分析、供應商推薦）。5.常見問題解答（FAQ）Q1：注冊時提示“統(tǒng)一社會信用代碼無效”怎么辦？A1：請檢查統(tǒng)一社會信用代碼是否與營業(yè)執(zhí)照一致，是否有輸入錯誤（如字母大小寫、數(shù)字遺漏）。若確認無誤仍提示無效，請聯(lián)系平臺客服核實。Q2：需求發(fā)布后沒有供應商響應怎么辦？A2：可能因需求描述模糊或預算不合理。建議優(yōu)化需求描述（增加規(guī)格、數(shù)量、交付時間等具體信息），調整預算（參考市場價格），或邀請更多供應商參與。Q3：競價時報價無法提交怎么辦？A3：請檢查網絡連接是否正常，瀏覽器是否兼容（建議使用Chrome、Firefox等主流瀏覽器）。若仍無法提交，可能是競價時間已結束，請確認競價時間設置。Q4：合同簽訂后需要修改條款怎么辦？A4：若合同未生效（雙方未簽章），可聯(lián)系供應商協(xié)商修改，重新發(fā)送合同；若合同已生效，需修改條款的，雙方需簽訂補充協(xié)議，上傳至平臺。Q5：訂單延遲發(fā)貨怎么辦？A5：聯(lián)系供應商了解延遲原因，協(xié)商解決辦法（如調整交付時間、賠償損失）。若供應商無法解決，可申請平臺介入調解。6.附錄6.1術語解釋集采：集中采購，指