演講人：日期:公文函格式規(guī)范要點(diǎn)CATALOGUE目錄01基本構(gòu)成要素02格式框架規(guī)范03排版技術(shù)要求04語言表達(dá)要求05審核簽發(fā)流程06歸檔管理要求01基本構(gòu)成要素公文函標(biāo)準(zhǔn)定義公文函通常用于正式、莊重的場(chǎng)合，具有法律效力。公文函的撰寫需遵循嚴(yán)格的格式規(guī)范和行文規(guī)則。公文函的語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)潔。公文函是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間正式往來和溝通的法定文書。法定文種分類主要用于告知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)或要求對(duì)方執(zhí)行。通知函邀請(qǐng)對(duì)方參加會(huì)議、活動(dòng)或洽談業(yè)務(wù)。邀請(qǐng)函用于向?qū)Ψ皆儐栍嘘P(guān)問題或事項(xiàng)。詢問函針對(duì)對(duì)方的詢問或請(qǐng)求給予答復(fù)。答復(fù)函核心應(yīng)用場(chǎng)景政府機(jī)關(guān)之間的正式往來團(tuán)體組織內(nèi)部的正式溝通企事業(yè)單位之間的業(yè)務(wù)合作對(duì)外交流中的重要文件如通知、請(qǐng)示、批復(fù)等。如邀請(qǐng)函、詢問函等。如決定、通知等。如邀請(qǐng)函、答復(fù)函等。02格式框架規(guī)范標(biāo)題構(gòu)成規(guī)則應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主旨，簡(jiǎn)明扼要，并包含公文種類。標(biāo)題中可使用“關(guān)于”、“對(duì)”等介詞短語，但不可使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題字體與字號(hào)副標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)使用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。如有副標(biāo)題，應(yīng)在標(biāo)題下方用破折號(hào)連接，使用二號(hào)仿宋字體，不加粗。正文層級(jí)結(jié)構(gòu)正文層次公文正文通常包括引言、主體、結(jié)尾三個(gè)部分。主體部分應(yīng)根據(jù)內(nèi)容需要?jiǎng)澐秩舾蓪哟危褂眯蛱?hào)進(jìn)行標(biāo)注。01字體與字號(hào)正文應(yīng)使用三號(hào)仿宋字體，段首空兩格，行距一般為固定值30磅。02序號(hào)使用第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1）”，應(yīng)避免出現(xiàn)序號(hào)混亂。03段落對(duì)齊公文正文應(yīng)保持段落對(duì)齊，不得出現(xiàn)左右兩端不對(duì)齊的情況。04落款位置落款應(yīng)位于正文右下角，與正文最后一行保持適當(dāng)距離。如需加蓋公章，應(yīng)確保公章與落款文字不重疊、不壓蓋。落款位置標(biāo)準(zhǔn)字體與字號(hào)落款應(yīng)使用三號(hào)或四號(hào)仿宋字體，根據(jù)正文大小進(jìn)行調(diào)整，確保與正文整體協(xié)調(diào)。落款內(nèi)容落款應(yīng)寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，成文日期應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字，不得使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如有需要，可加括號(hào)注明發(fā)文地點(diǎn)。03排版技術(shù)要求頁面設(shè)置參數(shù)版心尺寸156mmx225mm，每頁排22行，每行排28個(gè)字。03上白邊為37mm±1mm，下白邊為35mm±1mm，左白邊為28mm±1mm，右白邊為26mm±1mm。02頁邊距公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品尺寸為297mmx210mm。01字體字號(hào)規(guī)定標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文附件說明2號(hào)小標(biāo)宋體字，置于紅色反線之下，空兩行分布。3號(hào)仿宋字體，居標(biāo)題下一行位置，頂格書寫。3號(hào)仿宋字體，從主送機(jī)關(guān)下一行開始書寫，每段落首行空兩格，回行頂格。3號(hào)仿宋字體，位于正文下空一行，與正文首字對(duì)齊。裝訂預(yù)留規(guī)范公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁。兩枚訂書針分別位于上下約四分之一處，各距邊界約5mm。裝訂位置訂書針距紙邊距離為3-5mm，確保訂牢且不影響翻閱。訂書針與紙邊距離成品公文需保證四邊整齊，無多余白邊或傾斜現(xiàn)象。裁切要求04語言表達(dá)要求公文用語正式性用詞規(guī)范公文函應(yīng)使用正式、莊重的語言，避免使用口語化表達(dá)或過于隨意的用詞。01語氣莊重公文函的語氣應(yīng)保持莊重、客觀，以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。02禮貌用語在公文函中應(yīng)適當(dāng)使用禮貌用語，如敬稱、謙稱等，以彰顯尊重和謙虛。03專業(yè)術(shù)語使用原則避免濫用不要濫用專業(yè)術(shù)語，以免使讀者產(chǎn)生困惑或影響公文的可讀性。03對(duì)于可能引起歧義或不易理解的專業(yè)術(shù)語，應(yīng)在適當(dāng)位置進(jìn)行解釋或說明。02解釋說明準(zhǔn)確使用公文函中涉及的專業(yè)術(shù)語應(yīng)準(zhǔn)確使用，確保讀者能夠正確理解。01內(nèi)容簡(jiǎn)潔性把控公文函應(yīng)突出重點(diǎn)內(nèi)容，避免冗長啰嗦，確保讀者能夠快速把握主旨。突出重點(diǎn)精簡(jiǎn)表述邏輯清晰盡量用簡(jiǎn)潔的語言表達(dá)意思，避免使用復(fù)雜的句式和詞匯。公文函的表述應(yīng)有條理，邏輯清晰，使讀者能夠輕松理解。05審核簽發(fā)流程核對(duì)公文中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、事實(shí)，確保準(zhǔn)確無誤。信息準(zhǔn)確無誤遵循公文格式規(guī)范，統(tǒng)一字體、字號(hào)、排版等。格式規(guī)范統(tǒng)一01020304確保公文內(nèi)容符合國家法律法規(guī)和上級(jí)單位的相關(guān)規(guī)定。內(nèi)容符合法規(guī)使用簡(jiǎn)練、明確的語言表達(dá)，避免冗長和模糊。語言精煉簡(jiǎn)潔擬稿自查要點(diǎn)部門復(fù)核程序復(fù)核公文內(nèi)容再次核對(duì)公文內(nèi)容，確保無誤。01審查格式規(guī)范檢查公文格式是否符合規(guī)范，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件等。02核查密級(jí)標(biāo)識(shí)對(duì)涉及秘密事項(xiàng)的公文，復(fù)核密級(jí)標(biāo)識(shí)是否準(zhǔn)確。03簽注復(fù)核意見在公文上簽注復(fù)核意見，并簽名確認(rèn)。04蓋章規(guī)范按照規(guī)定的程序和要求蓋章，確保公章的合法性和有效性。01分發(fā)準(zhǔn)確根據(jù)公文的密級(jí)和內(nèi)容，準(zhǔn)確分發(fā)到相關(guān)部門和人員手中。02留存?zhèn)洳閷⒐脑舸鎮(zhèn)洳?，確保公文的可追溯性。03保密管理對(duì)涉及秘密事項(xiàng)的公文，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止泄密。04蓋章分發(fā)標(biāo)準(zhǔn)06歸檔管理要求文件編號(hào)規(guī)則采用統(tǒng)一的編號(hào)格式，便于文件的統(tǒng)一管理和查找。統(tǒng)一編號(hào)格式編號(hào)應(yīng)能夠反映出文件的類型、內(nèi)容、緊急程度等特征。反映文件特征確保每份文件都有唯一的編號(hào)，避免重復(fù)編號(hào)和混淆。避免重復(fù)編號(hào)存檔時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件的重要性和緊急程度，確定合理的存檔時(shí)間，確保文件的及時(shí)性和有效性。按時(shí)存檔定期整理長期保存定期對(duì)存檔的文件進(jìn)行整理和分類，便于查找和使用。對(duì)于重要文件，應(yīng)采取物理或電子形式的長期保存措施，以防文件丟失或損壞。對(duì)于重要文件，應(yīng)制作電子版?zhèn)浞莶⒋鎯?chǔ)在不同的設(shè)備