企事業(yè)單位檔案管理制度建設指南一、引言檔案是企事業(yè)單位歷史活動的原始記錄，是維護單位權益、支撐決策、傳承文化的重要資產。隨著數(shù)字化轉型加速和合規(guī)要求提升，構建科學、規(guī)范、可操作的檔案管理制度，成為企事業(yè)單位提升檔案管理效能、防范風險的核心抓手。本指南結合《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《機關檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，從制度設計邏輯、核心內容框架、實施優(yōu)化路徑三個維度，提供系統(tǒng)性建設指引。二、制度建設的前期準備制度建設需立足單位實際，避免“照搬模板”。前期準備的核心是摸清現(xiàn)狀、明確需求、合規(guī)對齊。（一）現(xiàn)狀評估：診斷現(xiàn)有管理短板1.檔案管理現(xiàn)狀調研梳理現(xiàn)有檔案管理制度及執(zhí)行情況（如是否有《歸檔范圍及保管期限表》《檔案借閱管理辦法》等）；檢查檔案收集、整理、保管、利用各環(huán)節(jié)的痛點（如收集不及時、分類混亂、查找困難）；評估檔案信息化水平（如是否有電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案與紙質檔案是否同步管理）。2.業(yè)務需求分析訪談各業(yè)務部門（如財務、人事、項目、行政），了解其檔案生成特點（如財務檔案按年度生成、項目檔案按階段生成）、利用需求（如人事檔案用于干部任免、項目檔案用于成果申報）；識別關鍵業(yè)務場景（如合同簽訂、項目驗收、審計檢查），明確檔案在場景中的作用（如合同檔案是糾紛解決的依據(jù)、項目檔案是驗收的必備材料）。3.合規(guī)性檢查對照《檔案法》要求，確認是否覆蓋“檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀”全流程；參考行業(yè)規(guī)范（如國企需符合《國有企業(yè)檔案管理工作規(guī)范》，醫(yī)院需符合《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》），調整制度框架；關注最新政策（如《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對電子檔案單套制管理的要求），預留制度彈性。三、制度框架設計檔案管理制度需形成“總則-分則-附則”的層級結構，兼顧原則性與操作性。（一）總則1.目的與依據(jù)：明確制度制定的目的（如“加強檔案管理，保護單位檔案資產，提高檔案利用效率”），列出依據(jù)的法律法規(guī)（如《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》）。2.適用范圍：界定制度覆蓋的單位范圍（如“本制度適用于XX公司及所屬全資子公司”）、檔案類型（如“包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等”）。3.基本原則：提煉核心管理原則（如“統(tǒng)一領導、分級管理”“完整準確、安全保密”“便捷利用、動態(tài)更新”）。（二）分則：核心業(yè)務模塊設計分則是制度的核心，需覆蓋檔案管理全流程，重點明確責任主體、操作標準、流程節(jié)點。1.檔案分類與歸檔范圍分類標準：根據(jù)單位性質選擇分類方法（如企業(yè)可采用“年度-機構-項目”分類法，機關可采用“年度-問題-機構”分類法）；示例：某制造企業(yè)檔案分類表（見表1）。一級類目二級類目三級類目行政類公文檔案請示、報告、通知業(yè)務類項目檔案項目立項、設計、驗收財務類會計檔案憑證、賬簿、報表檔案類型歸檔內容保管期限人事檔案干部任免審批表、勞動合同永久會議檔案黨組會議記錄、紀要30年設備檔案采購合同、驗收報告10年歸檔范圍：明確需歸檔的文件材料（如“本單位形成的決議、合同、會議記錄、財務報表”）和無需歸檔的文件材料（如“重復文件、臨時性通知、個人物品”）；需結合業(yè)務需求制定《歸檔范圍及保管期限表》（示例：某事業(yè)單位歸檔范圍表，見表2）。2.檔案收集與整理收集責任：明確業(yè)務部門為“檔案生成責任主體”，需在業(yè)務完成后10個工作日內將檔案移交檔案室；檔案室負責驗收（如檢查文件完整性、簽字蓋章情況）。整理規(guī)范：紙質檔案：采用“件”或“卷”為單位整理（如公文檔案以“件”為單位，項目檔案以“卷”為單位）；裝訂要求（如左側裝訂、無金屬物）；編號規(guī)則（如“全宗號-年度-機構-件號”）。電子檔案：遵循《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T____），要求“元數(shù)據(jù)完整（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改記錄）、格式規(guī)范（如PDF/A、DOCX）、存儲安全（如加密存儲）”；需與紙質檔案同步歸檔（即“雙軌制”），逐步向“單套制”過渡。3.檔案保管與保護保管條件：檔案室需符合“防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲”要求（如溫度14-24℃，濕度45-60%）；電子檔案存儲需采用“本地+異地”備份策略（如本地服務器存儲、云服務異地備份）。保管責任：檔案室負責檔案的日常保管（如定期檢查檔案狀況、修復破損檔案）；明確檔案管理人員職責（如“不得私自借閱、涂改檔案”）。檔案統(tǒng)計：建立《檔案保管臺賬》，記錄檔案的收進、移出、銷毀情況（如“2023年接收行政檔案120件，移出項目檔案30件”）。4.檔案利用與共享利用范圍：明確檔案利用的主體（如本單位員工、外部單位（需出具證明））、利用方式（如查閱、復制、借閱）。利用流程：內部員工：填寫《檔案借閱申請表》（注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限）→部門負責人審批→檔案室登記→借閱（期限不超過10個工作日）→歸還（檔案室檢查檔案完整性）。外部單位：出具單位介紹信、身份證→分管領導審批→檔案室登記→查閱（僅限指定檔案，不得復制）。保密要求：涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，需嚴格按照《保密法》要求管理（如“秘密級檔案需經部門負責人審批方可查閱”）。5.檔案鑒定與銷毀鑒定組織：成立檔案鑒定委員會（由分管領導、檔案室負責人、業(yè)務部門代表組成），負責檔案保管期限的審核、到期檔案的鑒定。鑒定流程：1.檔案室定期（每5年）提出到期檔案清單；2.鑒定委員會審核（如確認“某批會計檔案已超過保管期限且無保存價值”）；3.形成《檔案鑒定意見書》（注明鑒定結論、鑒定人員簽字）；4.分管領導審批。銷毀流程：1.檔案室根據(jù)審批意見，編制《檔案銷毀清冊》（注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因）；2.銷毀時需有2名以上監(jiān)銷人（如檔案室負責人、紀檢人員）；3.監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊》上簽字，注明銷毀時間、方式（如碎紙機銷毀、焚燒）。6.檔案信息化管理系統(tǒng)建設：電子檔案管理系統(tǒng)需具備“收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計”功能（如自動歸檔、全文檢索、權限管理）；需與單位OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)對接（如合同管理系統(tǒng)生成的電子合同自動同步至檔案系統(tǒng)）。電子檔案歸檔：電子檔案需符合“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”要求（如電子合同需有電子簽名、電子印章）；需存儲為“不可修改”格式（如PDF/A）。安全管理：電子檔案系統(tǒng)需設置權限分級（如管理員、部門負責人、普通員工）；定期進行安全檢測（如防病毒、防黑客攻擊）；建立災備機制（如定期備份至異地服務器）。（三）附則1.解釋權：明確制度的解釋部門（如“本制度由辦公室負責解釋”）。2.生效日期：規(guī)定制度的生效時間（如“本制度自2023年10月1日起施行”）。3.修訂程序：說明制度修訂的流程（如“如需修訂，由檔案室提出修改意見→征求業(yè)務部門意見→分管領導審批→發(fā)布實施”）。四、制度實施與優(yōu)化制度建設的關鍵是落地執(zhí)行，需通過“宣貫、監(jiān)督、改進”形成閉環(huán)。（一）制度宣貫1.培訓：針對不同群體開展培訓（如檔案管理人員培訓“檔案整理規(guī)范”，業(yè)務部門培訓“檔案收集流程”，領導干部培訓“檔案責任意識”）；培訓方式可采用“線下講座+線上課程”（如錄制《檔案管理流程》視頻教程）。2.宣傳：通過單位內部網(wǎng)站、公眾號、公告欄宣傳制度（如發(fā)布《檔案管理10問10答》），提高員工的檔案意識。（二）執(zhí)行監(jiān)督1.定期檢查：檔案室每季度檢查業(yè)務部門的檔案收集情況（如“是否按時移交檔案”“檔案整理是否規(guī)范”）；每年開展一次檔案管理專項檢查（如“檔案保管條件是否符合要求”“電子檔案備份是否到位”）。2.考核機制：將檔案管理工作納入部門績效考核（如“檔案收集及時率”“檔案整理規(guī)范率”）；對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵（如“年度檔案管理先進部門”），對違反制度的行為進行處罰（如“未按時移交檔案的部門扣減績效考核分”）。（三）持續(xù)改進1.反饋機制：建立檔案管理意見箱（線上+線下），收集員工對制度的意見和建議（如“借閱流程過于繁瑣”“電子檔案檢索功能不完善”）。2.動態(tài)調整：根據(jù)反饋意見和新的政策要求，及時修訂制度（如“因《電子簽名法》修訂，調整電子檔案歸檔要求”“因業(yè)務擴展，增加新的檔案類目”）。五、結語企事業(yè)單位檔案管理制度建設是一項系統(tǒng)性、長期性工作，需堅持“合規(guī)性與實用性相結合、傳統(tǒng)管理與信息化相結合”的原則。通過科學的制度設計、有效的實施監(jiān)督和持續(xù)的優(yōu)化改進，才能充分