制造公司打印機(jī)維護(hù)管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)公司打印機(jī)的管理，確保打印機(jī)正常運(yùn)行，提高辦公效率，降低運(yùn)營成本，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.指導(dǎo)思想秉持公司“高效、創(chuàng)新、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化，以提升經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益為目標(biāo)，遵循扁平化管理理念，在打印機(jī)管理中做到資源合理分配、流程規(guī)范透明，實(shí)現(xiàn)打印機(jī)管理與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合。二、適用范圍本規(guī)定適用于制造公司全體員工及因業(yè)務(wù)往來涉及使用公司打印機(jī)的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)公司打印機(jī)的統(tǒng)籌規(guī)劃與采購工作，根據(jù)各部門需求及公司發(fā)展?fàn)顩r，合理配置打印機(jī)資源。-制定和完善打印機(jī)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-協(xié)調(diào)打印機(jī)的日常維護(hù)、維修及報(bào)廢處理等工作。2.各使用部門-負(fù)責(zé)本部門打印機(jī)的日常使用與管理，指定專人作為部門打印機(jī)管理員，負(fù)責(zé)與行政部門對接相關(guān)事宜。-按照規(guī)定提出打印機(jī)采購、維修等申請，合理安排使用打印機(jī)，確保本部門工作的正常開展。-教育和督促本部門員工遵守打印機(jī)使用規(guī)定，愛護(hù)打印機(jī)設(shè)備。3.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核打印機(jī)采購、維修等費(fèi)用預(yù)算，并對相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算與控制。-定期對打印機(jī)資產(chǎn)進(jìn)行清查，確保資產(chǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。四、管理內(nèi)容與流程1.采購管理-需求申報(bào)：各部門根據(jù)工作需要，填寫《打印機(jī)采購申請表》，詳細(xì)說明所需打印機(jī)的型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，提交至行政部門。-需求評(píng)估：行政部門對各部門提交的采購申請進(jìn)行匯總評(píng)估，結(jié)合公司現(xiàn)有打印機(jī)資源情況，綜合考慮業(yè)務(wù)發(fā)展、成本效益等因素，確定是否需要采購以及采購的具體型號(hào)和數(shù)量。-采購實(shí)施：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門按照公司采購流程，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，要確保所采購的打印機(jī)符合公司質(zhì)量要求，價(jià)格合理，并獲取正規(guī)發(fā)票和相關(guān)售后服務(wù)承諾。2.使用管理-設(shè)備分配：行政部門將新采購的打印機(jī)分配至相應(yīng)使用部門，并辦理設(shè)備交接手續(xù)。交接內(nèi)容包括打印機(jī)型號(hào)、序列號(hào)、配件清單等信息。-日常使用：-員工在使用打印機(jī)前，應(yīng)接受相應(yīng)的操作培訓(xùn)，熟悉打印機(jī)的基本功能和操作方法。-嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用打印機(jī)，不得隨意更改打印機(jī)設(shè)置。如需調(diào)整，應(yīng)先向部門打印機(jī)管理員咨詢。-打印文件時(shí)，應(yīng)盡量雙面打印，以節(jié)約紙張。對于非重要文件，優(yōu)先選擇草稿模式打印，以節(jié)省墨水或碳粉。-禁止使用打印機(jī)打印與工作無關(guān)的內(nèi)容，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。-共享設(shè)置：對于共享打印機(jī)，各部門應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)連接正常，不得擅自更改共享設(shè)置。如遇共享故障，及時(shí)聯(lián)系行政部門進(jìn)行處理。3.維護(hù)管理-日常維護(hù)：-部門打印機(jī)管理員負(fù)責(zé)本部門打印機(jī)的日常清潔工作，定期清理打印機(jī)外部灰塵和內(nèi)部紙屑等雜物。-按照打印機(jī)使用說明書的要求，定期對打印機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)，如更換硒鼓、墨盒等耗材，確保打印機(jī)處于良好的工作狀態(tài)。-故障報(bào)修：當(dāng)打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，部門打印機(jī)管理員應(yīng)及時(shí)填寫《打印機(jī)維修申請表》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象，提交至行政部門。行政部門根據(jù)故障情況，聯(lián)系打印機(jī)供應(yīng)商的售后服務(wù)人員或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。-維修跟蹤：行政部門負(fù)責(zé)跟蹤打印機(jī)的維修進(jìn)度，確保維修工作及時(shí)完成。維修完成后，對維修情況進(jìn)行驗(yàn)收，檢查打印機(jī)是否恢復(fù)正常使用功能，并做好維修記錄。4.耗材管理-耗材采購：行政部門根據(jù)打印機(jī)的使用情況和耗材庫存，定期制定耗材采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)充分考慮各部門的實(shí)際需求，避免耗材積壓或缺貨。-耗材領(lǐng)?。焊鞑块T根據(jù)工作需要，填寫《耗材領(lǐng)取申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)取耗材。行政部門按照申請表發(fā)放耗材，并做好發(fā)放記錄。-耗材使用監(jiān)督：行政部門定期對各部門耗材的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，對于耗材使用異常的部門，及時(shí)了解原因并采取相應(yīng)措施，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。5.報(bào)廢管理-報(bào)廢鑒定：對于無法修復(fù)或維修成本過高的打印機(jī)，由行政部門組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。鑒定內(nèi)容包括打印機(jī)的損壞程度、技術(shù)性能、使用年限等因素。-報(bào)廢申請：經(jīng)鑒定確需報(bào)廢的打印機(jī)，由行政部門填寫《打印機(jī)報(bào)廢申請表》，說明報(bào)廢原因、打印機(jī)型號(hào)、購買時(shí)間等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-報(bào)廢處理：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門按照公司固定資產(chǎn)報(bào)廢流程，對報(bào)廢打印機(jī)進(jìn)行處理。對于有回收價(jià)值的打印機(jī)，可聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理；對于無回收價(jià)值的打印機(jī)，按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：-員工有權(quán)按照規(guī)定使用公司配備的打印機(jī)，以滿足工作需要。-對于打印機(jī)使用過程中遇到的問題，員工有權(quán)向部門打印機(jī)管理員或行政部門咨詢并尋求幫助。-義務(wù)：-員工應(yīng)遵守本規(guī)定，愛護(hù)打印機(jī)設(shè)備，不得故意損壞或違規(guī)使用。-積極配合公司的打印機(jī)管理工作，如接受操作培訓(xùn)、提供使用反饋等。-發(fā)現(xiàn)打印機(jī)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向部門打印機(jī)管理員報(bào)告。2.部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：-各部門有權(quán)根據(jù)工作需要申請配備合適的打印機(jī)，并獲得行政部門的支持與協(xié)助。-在打印機(jī)使用過程中，部門有權(quán)對行政部門的管理工作提出意見和建議。-義務(wù)：-各部門應(yīng)按照本規(guī)定對本部門打印機(jī)進(jìn)行有效管理，確保打印機(jī)正常運(yùn)行，提高使用效率。-配合行政部門做好打印機(jī)的采購、維護(hù)、報(bào)廢等管理工作，如實(shí)提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。3.行政部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：-行政部門有權(quán)制定和調(diào)整打印機(jī)管理制度，對公司打印機(jī)資源進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配。-對各部門打印機(jī)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違規(guī)行為進(jìn)行制止和處理。-義務(wù)：-為各部門提供及時(shí)、有效的打印機(jī)管理服務(wù)，包括設(shè)備采購、維護(hù)維修、耗材供應(yīng)等。-定期對打印機(jī)管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化管理流程，提高管理水平。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對各部門打印機(jī)的使用、維護(hù)、耗材使用等情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括打印機(jī)設(shè)備狀態(tài)、使用記錄、耗材庫存等。-設(shè)立投訴渠道，鼓勵(lì)員工對違規(guī)使用打印機(jī)或管理不善的行為進(jìn)行舉報(bào)。行政部門對舉報(bào)信息進(jìn)行核實(shí)處理，并對舉報(bào)人進(jìn)行保密。2.考核機(jī)制-將打印機(jī)管理工作納入部門績效考核體系，考核指標(biāo)包括打印機(jī)設(shè)備完好率、耗材使用率、維修費(fèi)用控制等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：-打印機(jī)設(shè)備完好率：以每月實(shí)際正常使用的打印機(jī)數(shù)量與應(yīng)正常使用的打印機(jī)數(shù)量之比計(jì)算。設(shè)備完好率達(dá)到95%及以上的部門，給予一定的績效加分；低于90%的部門，給予相應(yīng)的績效扣分。-耗材使用率：統(tǒng)計(jì)各部門每月實(shí)際使用的耗材數(shù)量與預(yù)算耗材數(shù)量的比例。耗材使用率在預(yù)算范圍內(nèi)且同比有所下降的部門，給予績效加分；超出預(yù)算10%以上的部門，給予績效扣分。-維修費(fèi)用控制：對比各部門實(shí)際發(fā)生的打印機(jī)維修費(fèi)用與預(yù)算維修費(fèi)用。維修費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)且同比降低的部門，給予績效加分；超出預(yù)算15%以上的部門，給予績效扣分。-對于在打印機(jī)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于違反本規(guī)定，造成打印機(jī)設(shè)備損壞或資源浪費(fèi)的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教